Politika ta’ ġestjoni tad-dokumenti
Il-politika ta’ ġestjoni tad-dokumenti tal-Kummissjoni – magħrufa mill-akronimu e-Domec (l-arkivjar elettroniku u l-ġestjoni tad-dokumenti fil-Kummissjoni Ewropea) – għandha l-għan li tiżgura l-konsistenza tal-ġestjoni tad-dokumenti fid-dipartimenti kollha tal-Kummissjoni. Regoli standard u uniformi jippermettu lill-Kummissjoni tipprovdi informazzjoni dwar il-kwistjonijiet li għalihom hi responsabbli, fi kwalunkwe ħin. Dawn ir-regoli huma implimentati permezz tas-sistema tal-IT Ares/NomCom.
Preservazzjoni tal-files
Il-fajls jeħtieġ li jinżammu għall-funzjonament tajjeb tal-Kummissjoni bħala servizz pubbliku minn perspettiva amministrattiva u legali.
Il-preservazzjoni tal-fajls tiżgura wkoll it-trasparenza u d-dritt ta’ aċċess u tippermetti l-ftuħ għall-pubbliku tal-arkivji storiċi wara 30 sena.
Iżda mhux il-fajls kollha jridu jinżammu għal dejjem. Xi wħud jinżammu b’mod permanenti u xi wħud għal ċertu perjodu ta’ żmien.
Bażi legali
- Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni dwar il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji
- Ir-Regoli ta’ Implimentazzjoni tal-Kummissjoni dwar il-ġestjoni tar-rekords u l-arkivji
- Ir-raba’ reviżjoni tal-lista ta’ żamma fil-livell tal-Kummissjoni Komuni għall-fajls tal-Kummissjoni Ewropea
- L-istqarrija ta’ privatezza dwar il-ġestjoni u l-preservazzjoni (fuq terminu qasir u medju) tad-dokumenti tal-Kummissjoni
- L-istqarrija ta’ privatezza dwar il-ġestjoni u l-preservazzjoni fit-tul tal-arkivji tal-Kummissjoni Ewropea
Politika tal-arkivji tal-Kummissjoni
Il-politika tal-arkivji tal-Kummissjoni tinkludi kemm proċeduri interni kif ukoll strateġiji fir-rigward tal-arkivji kif ukoll kooperazzjoni u koordinazzjoni ma’ istituzzjonijiet u partijiet oħrajn.
X’tagħmel il-Kummissjoni internament
Il-Kummissjoni tistabbilixxi l-qafas legali, l-istrateġiji u l-proċeduri biex timmaniġġja l-arkivji tagħha u tiftaħhom għall-pubbliku wara 30 sena.
Il-Lista Komuni ta’ Żamma (CRL) tal-Kummissjoni tistabbilixxi l-kundizzjonijiet u l-perjodi ta’ żamma għal kull tip ta’ fajl tal-Kummissjoni. Ladarba l-fajls jitqiesu magħluqa, il-lista tiddetermina jekk għandhomx jiġu ppreservati jew meqruda. Maż-żmien (massimu ta’ 15-il snin) il-Kummissjoni trid tagħmel għażla tal-arkivji li tixtieq iżżomm bħala arkivji storiċi.
X’tagħmel il-Kummissjoni esternalment
Il-Kummissjoni tippromwovi l-kooperazzjoni dwar l-arkivji mal-pajjiżi tal-UE u ma’ istituzzjonijiet oħrajn tal-UE u korpi internazzjonali tal-arkivji permezz ta’:
- kopresidenza u forniment tas-segretarjat tal-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji li hu magħmul minn esperti ta’ livell għoli mill-pajjiżi kollha tal-UE
- żamma ta’ relazzjonijiet mill-qrib mal-Forum tad-DLM
- ħidma flimkien mal-istituzzjonijiet l-oħrajn tal-UE fil-Grupp ta’ Ħidma Interistituzzjonali dwar l-Arkivji.
L-arkivji jinfetħu mis-Servizz tal-Arkivji Storiċi u jiġu ddepożitati fl-Arkivji Storiċi tal-Unjoni Ewropea f’Firenze, l-Italja.