Dokumentumkezelési és archiválási politika

Dokumentumkezelési politika

A Bizottság e-Domec („electronic archiving and document management in the European Commission” – elektronikus archiválás és dokumentumkezelés az Európai Bizottságban) néven is ismert dokumentumkezelési politikájának célja, hogy biztosítsa a dokumentumok következetes kezelését a Bizottság valamennyi szervezeti egységében. Az egységes szabályok lehetővé teszik a Bizottság számára, hogy bármikor tájékoztatást nyújthasson a felelősségi körébe tartozó ügyekről. Ezeknek a szabályoknak a végrehajtása az Ares/NomCom informatikai rendszeren keresztül történik.

Az iratok megőrzése

Ahhoz, hogy a Bizottság a közszolgálati feladatainak ellátása során közigazgatási és jogi szempontból megfelelően működhessen, az aktákat meg kell őrizni.

Az iratok megőrzése biztosítja továbbá az átláthatóságot és a hozzáférési jogot, valamint lehetővé teszi, hogy a levéltárban tárolt anyagokat 30 év elteltével megnyissák a nyilvánosság számára.

De nem minden iratot kell korlátlan ideig megőrizni: egyes iratokat tartósan, másokat viszont csak egy bizonyos ideig kell tárolni.

Jogalap

• A Bizottság határozata az iratkezelésről és az irattárról
• A Bizottság végrehajtási szabályai az iratkezelésről és az irattárról
• Az Európai Bizottság aktáinak közös megőrzési listája – harmadik felülvizsgálat
• Adatvédelmi nyilatkozat a bizottsági dokumentumok kezeléséről, valamint (rövid és középtávú) megőrzéséről
• Adatvédelmi nyilatkozat az Európai Bizottság irattárának kezeléséről és hosszú távú megőrzéséről

A Bizottság archiválási politikája

A Bizottság archiválási politikája magában foglalja az irattárra vonatkozó belső eljárásokat és stratégiákat éppúgy, mint a más intézményekkel és felekkel való együttműködést és koordinációt.

Melyek a Bizottság belső eljárásai?

A Bizottság jogi keretet, stratégiákat és eljárásokat vezet be az irattár kezelésére és a nyilvánosság számára 30 év elteltével történő megnyitására.

A Bizottság közös megőrzési listája meghatározza a bizottsági akták egyes típusaira vonatkozó feltételeket és megőrzési időszakokat. A lezártnak tekintett aktákat illetően a lista meghatározza, hogy azokat meg kell-e őrizni vagy meg kell semmisíteni. Bizonyos idő (legfeljebb 15 év) elteltével a Bizottságnak ki kell választania azokat az iratokat, amelyeket levéltárában meg kíván őrizni.

Melyek a Bizottság külső tevékenységei?

A Bizottság előmozdítja a levéltári együttműködést az uniós országokkal, valamint más uniós intézményekkel és nemzetközi levéltári szervekkel az alábbiak révén:

• ellátja a valamennyi uniós ország magas szintű szakértőiből álló európai levéltári munkacsoport társelnöki tisztét és biztosítja annak titkárságát;
• szoros kapcsolatokat ápol a DLM-fórummal;
• együttműködik a többi uniós intézménnyel a levéltárakkal foglalkozó intézményközi munkacsoportban.