Politika správy a archivácie dokumentov

Politika správy dokumentov

Cieľom politiky Komisie v oblasti správy dokumentov – známej pod skratkou e-Domec (elektronická archivácia a správa dokumentov v Európskej komisii) – je zabezpečiť konzistentnosť správy dokumentov vo všetkých útvaroch Komisie. Štandardné a jednotné pravidlá umožňujú Komisii kedykoľvek poskytovať informácie o záležitostiach, za ktoré je zodpovedná. Tieto pravidlá sa vykonávajú prostredníctvom IT systému Ares/NomCom.

Uchovávanie spisov

Spisy je potrebné uchovávať z administratívneho a právneho hľadiska v záujme riadneho fungovania Komisie ako verejnej služby.

Uchovávanie spisov takisto zabezpečuje ich transparentnosť a právo na prístup k nim. Vďaka tomu je možné aj sprístupniť historické archívy verejnosti po uplynutí 30 rokov.

Nie všetky spisy sa však musia uchovávať navždy. Niektoré sa uchovávajú natrvalo a niektoré len na určité časové obdobie.

Právny základ

• Rozhodnutie Komisie o správe záznamov a archívoch
• Vykonávacie pravidlá Komisie týkajúce sa správy záznamov a archívov
• Tretia revízia spoločného zoznamu Európskej komisie pre uchovávanie spisov na úrovni Komisie
• Vyhlásenie o ochrane osobných údajov týkajúce sa správy a (krátkodobého a strednodobého) uchovávania dokumentov Komisie
• Vyhlásenie o ochrane osobných údajov týkajúce sa správy a dlhodobého uchovávania archívnych materiálov Európskej komisie

Politika Komisie v oblasti archivácie

Politika Komisie v oblasti archivácie zahŕňa vnútorné postupy a stratégie týkajúce sa archívnych materiálov, ako aj spoluprácu a koordináciu s inými inštitúciami a stranami.

Ako koná Komisia interne

Komisia stanovuje právny rámec, stratégie a postupy na správu svojich archívnych materiálov, ktoré po 30 rokoch sprístupňuje verejnosti.

V spoločnom zozname Európskej komisie pre uchovávanie spisov sa stanovujú podmienky a obdobia uchovávania každého typu spisov Komisie. Keď sa spisy považujú za uzavreté, na základe tohto zoznamu sa určí, či sa majú naďalej uchovávať alebo zničiť. V priebehu času (maximálne 15 rokov) musí Komisia uskutočniť výber archívnych materiálov, ktoré chce uchovávať ako historické archívy.

Ako koná Komisia navonok

Komisia podporuje spoluprácu v oblasti archívnych materiálov s krajinami EÚ, s inými inštitúciami EÚ a s medzinárodnými archivačnými orgánmi. Na ten účel:

• spolupredsedá Skupine európskych archívov, ktorá sa skladá z expertov na vysokej úrovni zo všetkých krajín EÚ, a zabezpečuje služby sekretariátu pre túto skupinu,
• udržiava úzke vzťahy s fórom DLM,
• spolupracuje s ostatnými inštitúciami EÚ v medziinštitucionálnej pracovnej skupine pre archívy.