Policy för dokumenthantering och arkivering

Policy för dokumenthantering

Kommissionens policy för elektronisk arkivering och dokumenthantering – som internt kallas e-Domec – ska se till att alla avdelningar i kommissionen hanterar dokument på samma sätt. Med enhetliga standardregler kan kommissionen alltid tillhandahålla information om de frågor man ansvarar för. Reglerna genomförs med hjälp av it-systemet Ares/NomCom.

Bevarande av handlingar

Handlingar måste bevaras för att kommissionen, som är en offentlig myndighet, ska fungera korrekt ur administrativ och juridisk synvinkel.

Att bevara kommissionshandlingar säkerställer också insyn och rätten till tillgång till handlingar och ser till att det historiska arkivet kan öppnas för allmänheten efter 30 år.

Men alla handlingar behöver inte bevaras för evigheten. Några sparas för alltid och andra bara för en viss tid.

Rättslig grund

• Kommissionens beslut om registerhantering och arkiv
• Kommissionens genomförandebestämmelser för registerhantering och arkiv
• Tredje översynen av arkiveringstiderna för olika kommissionshandlingar
• Meddelande om skydd av personuppgifter avseende hantering och lagring på kort och medellång sikt av kommissionens handlingar
• Meddelande om skydd av personuppgifter avseende förvaltning av kommissionens arkiv som även innehåller ett digitalt arkiv

Arkiveringspolicy

Kommissionens arkiveringspolicy omfattar både interna förfaranden och rutiner för arkivering och samarbeten och samordning med andra institutioner och parter.

Vad gör kommissionen internt?

Kommissionen har ett regelverk och rutiner och förfaranden för att förvalta sina arkiv och öppna dem för allmänheten efter 30 år.

Kommissionen har bland annat en tabell över villkoren och arkiveringstiden för olika typer av kommissionshandlingar. När ett ärende anses vara avslutat avgörs det med hjälp av tabellen om handlingarna ska sparas eller förstöras. Med tiden (högst 15 år) måste kommissionen välja vilka handlingar man vill bevara i det historiska arkivet.

Vad gör kommissionen externt?

Kommissionen samarbetar i arkivfrågor med EU-länderna och med andra EU-institutioner och internationella arkiveringsorgan genom att

• dela ordförandeskapet i och stå för sekretariatet för Europeiska arkivgruppen som består av framstående experter från alla EU-länder
• ha nära kontakter med DLM-forumet
• arbeta tillsammans med de andra EU-institutionerna inom den interinstitutionella arbetsgruppen för arkiv.