Gestionarea documentelor și politica de arhivare

Politica de gestionare a documentelor

Politica Comisiei de gestionare a documentelor – cunoscută sub acronimul e-Domec (arhivare electronică și gestionarea documentelor în cadrul Comisiei Europene) – urmărește să asigure coerența gestionării documentelor în toate departamentele Comisiei. Normele standard și uniforme îi permit Comisiei să furnizeze în orice moment informații cu privire la aspectele de care răspunde. Aceste norme sunt puse în aplicare prin intermediul sistemului informatic Ares/NomCom.

Păstrarea dosarelor

Dosarele trebuie păstrate pentru buna funcționare a Comisiei ca serviciu public din punct de vedere administrativ și juridic.

Păstrarea dosarelor asigură, de asemenea, transparența și dreptul de acces și permite deschiderea către public a arhivelor istorice după 30 de ani.

Nu toate fișierele trebuie păstrate pentru totdeauna. Unele sunt păstrate permanent, iar altele pentru o anumită perioadă de timp.

Temei juridic

• Decizia Comisiei privind gestionarea evidențelor și arhivele
• Normele de punere în aplicare ale Comisiei privind gestionarea evidențelor și arhivele
• A patra revizuire a listei comune de păstrare la nivelul Comisiei a dosarelor Comisiei Europene
• Declarație de confidențialitate privind gestionarea și păstrarea (pe termen scurt și mediu) a documentelor Comisiei
• Declarație de confidențialitate privind gestionarea și păstrarea pe termen lung a arhivelor Comisiei Europene

Politica de arhivare a Comisiei

Politica de arhivare a Comisiei include atât proceduri și strategii interne cu privire la arhive, cât și cooperarea și coordonarea cu alte instituții și părți.

Ce face Comisia pe plan intern

Comisia instituie cadrul juridic, strategiile și procedurile pentru gestionarea arhivelor sale și le deschide publicului după 30 ani.

Lista comună de păstrare a dosarelor la nivelul Comisiei stabilește condițiile și perioadele de păstrare pentru fiecare tip de dosar al Comisiei. Odată ce dosarele sunt considerate închise, pe baza listei se stabilește dacă acestea ar trebui păstrate sau distruse. De-a lungul timpului (maximum 15 ani), Comisia trebuie să facă o selecție a arhivelor pe care dorește să le păstreze ca arhive istorice.

Ce face Comisia pe plan extern

Comisia promovează cooperarea în materie de arhive cu țările UE și cu alte instituții ale UE și organisme internaționale de arhivare prin:

• coprezidarea și asigurarea secretariatului Grupului arhivelor europene, care este alcătuit din experți la nivel înalt din toate țările UE
• menținerea unor relații strânse cu Forumul DLM
• colaborarea cu celelalte instituții ale UE în cadrul Grupului interinstituțional de lucru pentru arhive.