Politica di gestione dei documenti
La politica di gestione dei documenti della Commissione, conosciuta con l'acronimo e-Domec (archiviazione elettronica e gestione dei documenti all'interno della Commissione europea), mira a garantire la coerenza della gestione dei documenti in tutti i servizi della Commissione. La Commissione è in grado di fornire in qualsiasi momento informazioni sulle questioni di cui è responsabile, grazie a regole standard e uniformi la cui applicazione è affidata al sistema informatico Ares/NomCom.
Conservazione dei fascicoli
È necessario conservare i fascicoli affinché la Commissione possa funzionare in modo adeguato come servizio pubblico dal punto di vista amministrativo e giuridico.
La conservazione dei fascicoli garantisce inoltre la trasparenza e il diritto di accesso consentendo l'apertura al pubblico degli archivi storici dopo 30 anni.
Non tutti i fascicoli, però, sono da conservare per sempre. Alcuni sono conservati in modo permanente, mentre altri solo per un certo periodo di tempo.
Base giuridica
- Decisione della Commissione riguardante la gestione degli atti e degli archivi
- Norme di attuazione della Commissione in materia di gestione degli atti e degli archivi
- Quarta revisione dell'elenco comune di conservazione della Commissione per i fascicoli della Commissione europea
- Informativa sulla privacy relativa alla gestione e alla conservazione (a breve e medio termine) dei documenti della Commissione
- Informativa sulla privacy relativa alla gestione e alla conservazione a lungo termine degli archivi della Commissione europea
La politica di archiviazione della Commissione
La politica di archiviazione della Commissione comprende procedure e strategie interne, nonché misure per la cooperazione e il coordinamento con altre istituzioni e parti interessate.
Misure interne
La Commissione definisce il quadro giuridico, le strategie e le procedure per gestire i propri archivi e aprirli al pubblico dopo 30 anni.
L'elenco comune di conservazione della Commissione stabilisce le condizioni e i periodi di conservazione per ciascun tipo di fascicolo della Commissione. Quando i fascicoli risultano chiusi, l'elenco determinerà se conservarli o eliminarli. La Commissione deve selezionare nel tempo (massimo 15 anni) gli archivi che intende conservare in qualità di archivi storici.
Misure esterne
La Commissione promuove la cooperazione in materia di archivi con i paesi dell'UE, le altre istituzioni dell'UE e gli organismi archivistici internazionali nei seguenti modi:
- co-presiede e assicura il segretariato del gruppo Archivi europei, composto da esperti di alto livello provenienti da tutti i paesi dell'UE
- mantiene strette relazioni con il DLM Forum
- collabora con le altre istituzioni dell'UE nell'ambito del gruppo di lavoro interistituzionale sugli archivi.
Gli archivi vengono resi accessibili al pubblico dal servizio Archivi storici e sono depositati negli archivi storici dell'Unione europea a Firenze.