Πολιτική διαχείρισης και αρχειοθέτησης εγγράφων

Πολιτική διαχείρισης εγγράφων

Η πολιτική διαχείρισης εγγράφων της Επιτροπής —γνωστή με το ακρωνύμιο e-Domec (ηλεκτρονική αρχειοθέτηση και διαχείριση εγγράφων στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή) — αποσκοπεί στη διασφάλιση της συνοχής ως προς τη διαχείριση εγγράφων σε όλες τις υπηρεσίες της Επιτροπής. Χάρη στην ύπαρξη τυποποιημένων και ενιαίων κανόνων, η Επιτροπή μπορεί να παρέχει ανά πάσα στιγμή πληροφορίες σχετικά με τα θέματα για τα οποία είναι υπεύθυνη. Οι κανόνες αυτοί εφαρμόζονται μέσω του συστήματος ΤΠ Ares/NomCom.

Διατήρηση αρχείων

Για να μπορεί η Επιτροπή να λειτουργεί σωστά ως δημόσια υπηρεσία από διοικητική και νομική άποψη, χρειάζεται να τηρούνται αρχεία.

Η διατήρηση των αρχείων διασφαλίζει επίσης τη διαφάνεια και το δικαίωμα πρόσβασης και επιτρέπει το άνοιγμα των ιστορικών αρχείων στο κοινό μετά την παρέλευση 30 ετών.

Ωστόσο, δεν χρειάζεται να τηρούνται όλα τα αρχεία για πάντα. Κάποια τηρούνται επί μόνιμης βάσης και κάποια για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.

Νομική βάση

Η πολιτική αρχειοθέτησης της Επιτροπής

Η πολιτική αρχειοθέτησης της Επιτροπής περιλαμβάνει τόσο εσωτερικές διαδικασίες και στρατηγικές όσον αφορά τα αρχεία, όσο και συνεργασία και συντονισμό με άλλα θεσμικά όργανα και μέρη.

Τι κάνει η Επιτροπή σε εσωτερικό επίπεδο

Η Επιτροπή θέτει σε εφαρμογή το νομικό πλαίσιο, τις στρατηγικές και τις διαδικασίες για τη διαχείριση των αρχείων της και τα ανοίγει στο κοινό μετά από 30 χρόνια.

Ο κοινός κατάλογος διατήρησης της Επιτροπής καθορίζει τις προϋποθέσεις και τις περιόδους διατήρησης για κάθε είδος αρχείων της Επιτροπής. Μόλις τα αρχεία θεωρηθούν ότι έχουν κλείσει, ο κατάλογος ορίζει αν πρέπει να διατηρηθούν ή να καταστραφούν. Μετά από κάποιο χρονικό διάστημα (15 χρόνια κατ’ ανώτατο όριο), η Επιτροπή πρέπει να επιλέξει τα αρχεία που επιθυμεί να διατηρήσει ως ιστορικά.

Τι κάνει η Επιτροπή σε εξωτερικό επίπεδο

Η Επιτροπή προωθεί τη συνεργασία στον τομέα των αρχείων με τις χώρες της ΕΕ καθώς και με άλλα θεσμικά όργανα της ΕΕ και διεθνείς φορείς αρχειοθέτησης με τους εξής τρόπους:

συμπροεδρεύει και παρέχει γραμματειακή υποστήριξη στην Ευρωπαϊκή Ομάδα Αρχείων, η οποία αποτελείται από εμπειρογνώμονες υψηλού επιπέδου από όλες τις χώρες της ΕΕ
διατηρεί στενές σχέσεις με το Φόρουμ DLM
συνεργάζεται με τα άλλα θεσμικά όργανα της ΕΕ στο πλαίσιο της διοργανικής ομάδας εργασίας για τα αρχεία.

Ιστορικά αρχεία της Επιτροπής

Τα αρχεία ανοίγονται από την Υπηρεσία Ιστορικών Αρχείων και κατατίθενται στα Ιστορικά Αρχεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης στη Φλωρεντία της Ιταλίας.