Dokumendihaldus ja arhiveerimispoliitika

Dokumendihalduse põhimõtted

Komisjoni dokumendihaldus– mida tuntakse lühendi e-Domec (elektrooniline arhiveerimine ja dokumendihaldus Euroopa Komisjonis) all – eesmärk on tagada dokumendihalduse järjepidevus kõigis komisjoni talitustes. Standardsed ja ühtsed eeskirjad võimaldavad komisjonil igal ajal anda teavet küsimuste kohta, mille eest ta vastutab. Neid eeskirju rakendatakse IT-süsteemi Ares/NomCom kaudu.

Toimikute säilitamine

Toimikuid tuleb säilitada, et tagada komisjoni kui avaliku teenistuse nõuetekohane toimimine halduslikust ja õiguslikust seisukohast.

Toimikute säilitamine tagab ka läbipaistvuse ja juurdepääsuõiguse ning see võimaldab ka teha ajalooarhiivid üldsusele kättesaadavaks 30 aasta pärast.

Kuid mitte kõiki faile ei pea nii kaua säilitama. Mõnda neist säilitatakse alaliselt ja mõnda teatava aja jooksul.

Õiguslik alus

• Komisjoni otsus dokumendihalduse ja arhiivide kohta
• Komisjoni rakenduseeskirjad dokumendihalduse ja arhiivide kohta
• Euroopa Komisjoni toimikute ühtse komisjoniülese säilitamistähtaegade loetelu neljas läbivaatamine
• Isikuandmete kaitse põhimõtted seoses komisjoni dokumentide haldamise ja (lühiajalise ja keskmise tähtajaga) säilitamisega
• Isikuandmete kaitse põhimõtted seoses Euroopa Komisjoni arhiivide haldamise ja pikaajalise säilitamisega

Komisjoni arhiveerimispoliitika

Komisjoni arhiveerimispoliitika hõlmab nii arhiividega seotud sisemenetlusi ja -strateegiaid kui ka koostööd ja koordineerimist teiste institutsioonide ja osapooltega.

Mida teeb komisjon institutsioonisiseselt?

Komisjon kehtestab oma arhiivide haldamiseks õigusraamistiku, strateegiad ja menetlused ning avab arhiivid 30 aasta pärast üldsusele.

Komisjoni ühtses säilitustähtaegade loetelus on sätestatud tingimused ja säilitamistähtajad iga komisjoni toimiku liigi jaoks. Kui toimikud loetakse suletuks, määratakse loeteluga kindlaks, kas need tuleks säilitada või hävitada. Aja (kuni 15 aasta) jooksul peab komisjon valima arhiivid, mida ta soovib säilitada ajalooarhiivina.

Mida teeb komisjon institutsiooniväliselt?

Komisjon edendab arhiivialast koostööd ELi riikide ning teiste ELi institutsioonide ja rahvusvaheliste arhiiviasutustega järgmiselt:

• komisjon on kõigi ELi riikide kõrgetasemelistest ekspertidest koosneva Euroopa arhiivirühma kaasjuht ja osutab sekretariaaditeenuseid;
• komisjon säilitab tihedaid suhteid DLMi foorumiga;
• komisjon teeb koostööd teiste ELi institutsioonidega arhiividega seotud institutsioonidevahelise töörühma raames.