Dokumentu pārvaldība un arhivēšana

Dokumentu pārvaldības politika

Ar Komisijas dokumentu pārvaldības politiku, sauktu par “e-Domec” (dokumentu elektroniska arhivēšana un pārvaldība Eiropas Komisijā), tiek nodrošināta dokumentu pārvaldības konsekvence visos Komisijas dienestos. Pateicoties šiem vienotajiem noteikumiem, Komisija jebkurā laikā spēj sniegt informāciju par tās pārziņā esošajiem jautājumiem. Šie noteikumi tiek ieviesti, izmantojot IT sistēmu Ares/NomCom.

Dokumentu glabāšana

Dokumenti ir jāglabā, lai nodrošinātu Komisijas kā publiska dienesta administratīvi un juridiski pareizu darbību.

Dokumentu glabāšana ļauj arī respektēt pārredzamības un piekļuves tiesību principus, kā arī atvērt plašai sabiedrībai vēstures arhīvus pēc 30 gadiem.

Tajā pašā laikā ne visi dokumenti ir jāglabā neierobežoti ilgu laiku. Daži no tiem ir beztermiņa glabāšanā, bet daži tiek glabāti noteiktu laiku.

Juridiskais pamats

• Komisijas Lēmums par reģistru pārvaldību un arhīviem
• Komisijas īstenošanas noteikumi par reģistru pārvaldību un arhīviem
• Kopējā Komisijas līmenī glabājamo Eiropas Komisijas dokumentu saraksta trešā pārskatīšana
• Paziņojums par privātumu attiecībā uz Komisijas dokumentu pārvaldību un īstermiņa un vidēja termiņa glabāšanu
• Paziņojums par privātumu attiecībā uz Eiropas Komisijas arhīvu pārvaldību un ilgtermiņa glabāšanu

Komisijas arhivēšanas politika

Komisijas arhivēšanas politika ietver kā iekšējās procedūras un stratēģijas attiecībā uz arhīviem, tā sadarbību un koordināciju ar citām iestādēm un pusēm.

Iekšējie pasākumi

Komisija ievieš tiesisko regulējumu, stratēģijas un procedūras, kas vajadzīgas, lai pārvaldītu tās arhīvus un tos atvērtu atklātībai pēc 30 gadiem.

Kopējais Komisijas līmenī glabājamo Eiropas Komisijas dokumentu saraksts paredz glabāšanas nosacījumus un termiņus visu veidu Komisijas dokumentiem. Kad dokumenti tiek uzskatīti par slēgtiem, saskaņā ar šo sarakstu tiek pieņemts lēmums par to, vai tie ir jāglabā vai jāiznīcina. Ilgtermiņā (ilgākais 15 gadu laikā) Komisijai ir jāizvēlas arhīvi, kurus tā vēlas saglabāt kā vēstures arhīvus.

Ārējie pasākumi

Komisija veicina sadarbību arhīvu jomā ar ES valstīm, citām ES iestādēm un starptautiskajām arhīvu iestādēm:

• kopīgi īstenojot vadību un nodrošinot sekretariātu Eiropas Arhīvu grupā, kuras sastāvā ir augsta līmeņa eksperti no visām ES valstīm;
• uzturot ciešas attiecības ar Dokumenta dzīvesilguma pārvaldības forumu;
• strādājot kopā ar citām ES iestādēm iestāžu arhīvu darba grupā.