Politika upravljanja in arhiviranja dokumentov

Politika upravljanja dokumentov

Cilj politike Komisije na področju upravljanja dokumentov, znane pod angleško kratico e-Domec (za elektronsko arhiviranje in upravljanje dokumentov v Evropski komisiji), je zagotoviti doslednost upravljanja dokumentov v vseh službah Komisije. Standardna in enotna pravila Komisiji omogočajo, da kadar koli zagotovi informacije o zadevah, za katere je odgovorna. Ta pravila se izvajajo prek informacijskega sistema Ares/NomCom.

Hramba spisov

Spise je treba hraniti za pravilno delovanje Komisije kot javne službe z upravnega in pravnega vidika.

Poleg tega hramba spisov zagotavlja preglednost in pravico do dostopa ter omogoča odprtje arhivov za javnost po 30 letih.

Vendar vseh spisov ni treba hraniti nedoločen čas. Nekateri se hranijo nedoločen čas, nekateri pa določeno obdobje.

Pravna podlaga

• Sklep Komisije o upravljanju zapisov in arhivih
• Izvedbena pravila Komisije o upravljanju zapisov in arhivih
• Tretja revizija skupnega seznama hrambe spisov Evropske komisije
• Izjava o varstvu osebnih podatkov v zvezi z upravljanjem in (kratko- in srednjeročno) hrambo dokumentov Komisije
• Izjava o varstvu osebnih podatkov v zvezi z upravljanjem in dolgoročno hrambo arhivskega gradiva Evropske komisije

Politika arhiviranja Komisije

Politika arhiviranja Komisije zajema notranje postopke in strategije na področju arhiviranja ter sodelovanje in usklajevanje z drugimi institucijami in deležniki.

Delo Komisije na notranji ravni

Komisija določi pravni okvir, strategije in postopke za upravljanje svojih arhivov ter za njihovo odprtje javnosti po 30 letih.

V skupnem seznamu hrambe so določeni pogoji in obdobja hrambe za vse vrste spisov Komisije. Ko nek spis velja za zaprtega, se na podlagi tega seznama določi, ali ga je treba shraniti ali uničiti. Komisija mora v največ 15 letih izbrati arhivsko gradivo, ki ga želi shraniti v zgodovinskem arhivu.

Delo Komisije na zunanji ravni

Komisija spodbuja sodelovanje na področju arhiviranja z državami EU ter drugimi institucijami EU in mednarodnimi arhivskimi organizacijami, tako da:

• sopredseduje Skupini evropskih arhivistov, ki jo sestavljajo strokovnjaki iz vseh držav EU, in ji zagotavlja storitve sekretariata,
• vzdržuje tesne stike s forumom DLM,
• sodeluje z drugimi institucijami EU v medinstitucionalni delovni skupini za arhiviranje.