Dokumentų tvarkymo ir archyvų politika

Dokumentų tvarkymo politika

Komisijos dokumentų tvarkymo politika, kurios santrumpa – „e-Domec“ (elektroninis archyvavimas ir dokumentų tvarkymas Europos Komisijoje), siekiama užtikrinti dokumentų tvarkymo visuose Komisijos padaliniuose nuoseklumą. Standartinės ir vienodos taisyklės suteikia Komisijai galimybę bet kuriuo metu pateikti informaciją klausimais, už kuriuos ji yra atsakinga. Tos taisyklės įgyvendinamos naudojantis IT sistema „Ares / NomCom“.

Bylų saugojimas

Bylos turi būti laikomos siekiant tinkamo Komisijos kaip viešosios tarnybos veikimo administraciniu ir teisiniu požiūriu.

Bylų saugojimu taip pat užtikrinamas skaidrumas ir teisė su jomis susipažinti bei suteikiama galimybė po 30 metų atverti istorinius archyvus visuomenei.

Tačiau ne visos bylos turi būti laikomos visą laiką. Kai kurios iš jų laikomos visą laiką, o kai kurios – tam tikrą laikotarpį.

Teisinis pagrindas

• Komisijos sprendimas dėl įrašų tvarkymo ir archyvų
• Su įrašų tvarkymu ir archyvais susijusios Komisijos įgyvendinimo taisyklės
• Ketvirtą kartą peržiūrėtas Bendrasis Komisijos lygmens Europos Komisijos bylų saugojimo terminų sąrašas
• Privatumo pareiškimas dėl Komisijos dokumentų tvarkymo ir (trumpalaikio ir vidutinės trukmės) saugojimo
• Privatumo pareiškimas dėl Europos Komisijos archyvų tvarkymo ir ilgalaikio dokumentų saugojimo

Komisijos archyvų politika

Komisijos archyvų politiką sudaro su archyvais susijusi vidaus tvarka ir strategijos bei bendradarbiavimas ir koordinavimas su kitomis institucijomis ir šalimis.

Komisijos vidaus veiksmai

Komisija nustato teisinę sistemą, strategijas ir tvarką, kad galėtų tvarkyti savo archyvus ir po 30 metų juos atvertų visuomenei.

Komisijos bendrajame bylų saugojimo terminų sąraše (angl. Commission's Common Retention List, CRL) nustatomos kiekvienos rūšies Komisijos bylų sąlygos ir saugojimo laikotarpiai. Kai bylos laikomos užbaigtomis, sąraše bus nustatyta, ar jos turėtų būti išsaugotos, ar sunaikintos. Laikui bėgant (ne vėliau kaip per 15 metų) Komisija turi atrinkti archyvus, kuriuos ji nori išsaugoti kaip istorinius archyvus.

Komisijos išorės veiksmai

Komisija skatina bendradarbiavimą archyvų srityje su ES šalimis ir kitomis ES institucijomis bei tarptautiniais archyvų organais:

• bendrai pirmininkauja Europos archyvų grupei, kurią sudaro aukšto lygio ekspertai iš visų ES šalių, ir jai teikia sekretoriato paslaugas;
• palaiko glaudžius ryšius su DLM forumu;
• bendradarbiauja su kitomis ES institucijomis Tarpinstitucinėje archyvų darbo grupėje.