Il-ġestjoni tal-proġett tiegħek skont ftehim ta’ għotja

Il-biċċa l-kbira tal-proġetti ffinanzjati mill-UE huma proġetti kollaborattivi ma’ organizzazzjonijiet minn pajjiżi differenti tal-UE jew pajjiżi assoċjati organizzati f’forma ta’ konsorzju ġestit minn koordinatur tal-proġett. Jekk l-għotja tingħata, jiġi ffirmat kuntratt, imsejjaħ “ftehim ta’ għotja”, u l-implimentazzjoni tal-proġett tkun tista’ tibda. Hemm gwida disponibbli f’kull stadju tal-proċess, fil-forma ta’ templates ta’ rappurtar u skadenzi li jinżammu matul il-proġett. Sib informazzjoni dwar il-passi differenti fil-ġestjoni tal-proġetti.

Iffirmar tal-ftehim ta’ għotja

Meta proposta tgħaddi l-istadju ta’ evalwazzjoni, l-applikanti jiġu infurmati dwar l-eżitu. Jekk l-għotja tingħata, se tkun mistieden tiffirma kuntratt dettaljat imsejjaħ “ftehim ta’ għotja”. Bħala applikant għandu mnejn ikun jeħtieġlek li ssegwi numru ta’ passi f’dan l-istadju:

• tipprovdi aktar dettalji legali u amministrattivi mhux inklużi fil-proposta
• tkun lest li temenda l-proposta tiegħek kif indikat fir-rapport ta’ evalwazzjoni, jekk applikabbli

Rappurtar, riżultati tanġibbli u rekwiżiti ta’ viżibbiltà

Biex tiżgura li l-proġett tiegħek jitwettaq skont l-istandards u l-iskadenzi miftiehma, hemm ftit passi li għandhom jitqiesu:

• rapportar – għandek tissottometti r-rapporti tekniċi u finanzjarji b’mod regolari lill-Kummissjoni jew lill-awtorità kontraenti
• riżultati tanġibbli – skont il-proġett, jista’ jkollok tissottometti riżultati tanġibbli speċifiċi bħal informazzjoni ġenerali, rapport speċjali, fuljett tad-dijagramma teknika, listi, stadji importanti tas-software, eċċ.), li ġew identifikati fil-ftehim tal-għotja
• komunikazzjoni dwar ir-riżultati tal-proġett tiegħek – komunikazzjoni effettiva hija wkoll komponent essenzjali ta’ proġetti u programmi ta’ kooperazzjoni ffinanzjati mill-UE. Trid tippjana attivitajiet ta’ komunikazzjoni mill-bidu tal-azzjonijiet tiegħek iffinanzjati mill-UE – hemm ċerti rekwiżiti ta’ viżibbiltà u komunikazzjoni li trid issegwi skont il-programm jew il-proġett tiegħek.

Rekwiżiti ta’ komunikazzjoni

Monitoraġġ, kontrolli, awditi u rieżamijiet

Il-Kummissjoni se tissorvelja l-implimentazzjoni tal-proġett tiegħek (matul jew wara) sabiex tiġi żgurata l-konformità tiegħu mal-ftehim ta’ għotja. Il-ftehim ta’ għotja jiddefinixxi liema attivitajiet se jitwettqu, it-tul ta’ żmien tal-proġett, il-baġit globali, ir-rati u l-ispejjeż, il-kontribuzzjoni tal-baġit tal-UE, id-drittijiet u l-obbligi kollha u aktar.

Il-proċess tal-kontrolli, l-awditi u r-rieżamijiet jiddependi mill-għotja u l-proġett tiegħek u jista’ jinvolvi:

• kontrolli li l-azzjoni ġiet implimentata b’mod korrett skont il-ftehim ta’ għoti, inkluża l-valutazzjoni dwar jekk ir-riżultati tanġibbli u r-rapporti humiex konsistenti mad-deskrizzjoni u l-pjan ta’ ħidma
• awditi finanzjarji dwar il-kontijiet tal-benefiċjarju, biex jivverifikaw l-ispejjeż eliġibbli mġarrba

Emendi għall-ftehimiet ta' għotja

Jista’ jkun li l-ftehim tal-għotja tiegħek xi kultant ikollu bżonn jiġi emendat. Ir-raġunijiet għalfejn issir emenda jistgħu jvarjaw ħafna. Dawn jistgħu jirriflettu l-ħtieġa ta’ adattament għall-kundizzjonijiet li qed jinbidlu għall-implimentazzjoni tal-azzjoni/programm ta’ ħidma (eż. modifika tal-baġit previst inizjalment, itawlu l-perjodu ta’ implimentazzjoni tal-azzjoni, eċċ.). Dawn jistgħu jinkludu wkoll bidliet relatati mal-benefiċjarju nnifsu (eż. bidliet fl-istatus legali, l-indirizz, il-kont bankarju, ir-rappreżentant legali tal-benefiċjarju).

Il-ftehimiet ta’ għotja jistgħu jiġu emendati biss bil-miktub. L-emendi jidħlu fis-seħħ fid-data li fiha tiffirma l-aħħar parti jew fid-data tal-approvazzjoni tat-talba għall-emenda. L-emendi mbagħad jibdew japplikaw f’data miftiehma mill-partijiet.

Għal raġunijiet ta’ ċertezza legali u trattament ugwali, il-kundizzjonijiet ġenerali tal-ftehim ta’ għotja jew id-deċiżjoni ta’ għotja għandhom jibqgħu mhux modifikati. Dawk il-kundizzjonijiet normalment jiġu ppubblikati mas-sejħa għall-proposti.

Sjieda tar-riżultati

Skont il-ftehimiet ta’ għotja, jekk ma jkunx speċifikat mod ieħor, ir-riżultati tal-proġett jibqgħu l-proprjetà tal-benefiċjarji. Madankollu, il-Kummissjoni Ewropea tingħata d-drittijiet li tuża r-riżultati tal-proġetti u r-riżultati tanġibbli – il-kundizzjonijiet kollha tal-użu u l-użu mill-ġdid huma speċifikati fil-ftehim tal-għotja.

“Riżultati” tfisser kwalunkwe effett tanġibbli jew intanġibbli tal-azzjoni, bħal data, għarfien espert jew informazzjoni, tkun xi tkun il-forma jew in-natura tagħhom, kemm jekk jistgħu jiġu protetti u kemm jekk le, kif ukoll kwalunkwe drittijiet marbuta magħhom, inkluż drittijiet ta’ proprjetà intellettwali.

Żamma ta’ rekords

Huwa importanti li jinżammu rekords u dokumentazzjoni oħra ta’ appoġġ sabiex jagħtu prova li l-proġett tiegħek ġie ġestit u implimentat b’mod xieraq. Dan jinkludi ż-żamma ta’ rekords dwar l-ispejjeż eliġibbli u kontijiet korrispondenti.

Ħlas tal-għotja

L-għotjiet huma normalment imħallsin f’diversi pagamenti matul iż-żmien tal-proġett. Wara li tkun iffirmajt il-ftehim ta' għotja, se tirċievi pagament ta’ prefinanzjament li jista’ jkun segwit minn pagament interim wieħed jew aktar. Se tirċievi pagament finali malli jitlesta l-proġett.

Il-pagamenti interim u finali huma soġġetti għar-riżultati tanġibbli tal-proġett. Hu importanti li tirrapporta dwar il-progress tal-proġett tiegħek skont il-kalendarju ta’ rapportar stabbilit mill-ftehim ta’ għotja.