Projekti juhtimine toetuslepingu alusel

Enamik ELi rahastatud projekte on koostööprojektid, kus ELi või assotsieerunud riikide organisatsioonid moodustavad projekti koordinaatori juhitava konsortsiumi. Kui toetust otsustatakse anda, allkirjastatakse leping, mida nimetatakse toetuslepinguks, ja projekti rakendamine võib alata. Selleks oleme koostanud mitmesuguseid juhendeid, mis abistavaid teid projekti igas aspektis aruandlusvormide täitmisest kuni tähtaegadest kinnipidamiseni. Otsige teavet projekti juhtimise eri etappide kohta.

Toetuslepingu allkirjastamine

Kui toetusetaotlus on hindamisetapi läbinud, teatatakse taotlejatele hindamise tulemused. Kui teile otsustatakse anda toetust, palutakse teil allkirjastada üksikasjalik toetusleping. Võib juhtuda, et peate taotlejana nüüd läbima mitu etappi:

• esitama kõik õiguslikud ja halduslikud üksikasjad, mida toetusetaotlus ei hõlma;
• olema valmis tegema toetusetaotlusse muudatusi, mis on märgitud hindamisaruandes (kui on asjakohane).

Aruandluse, projekti edenemise ja nähtavusega seotud nõuded

Et tagada teie projekti elluviimine kokkulepitud nõuete ja tähtaegade kohaselt, tuleb esitada teatavat teavet:

• aruanded – komisjonile või avaliku sektori hankijale tuleb ELi rahastamis- ja hankeportaali kaudu esitada korrapäraselt tehnilisi ja finantsaruandeid;
• projekti edenemine – sõltuvalt projektist peate esitama teatavat teavet projekti edenemise kohta (nt üldteave, eriaruanne, brošüür tehniliste diagrammidega, nimekirjad, tarkvaraarenduse vaheetappe näitlikustav teave vms), mis on toetuslepingus kindlaks määratud;
• projekti tulemustest teavitamine – tõhus teavitamine on ELi rahastatavate edukate projektide ja programmide põhikomponent. Teavitamistegevus tuleb kavandada juba ELi rahastatavate meetmete algusest peale – sõltuvalt programmist või projektist tuleb järgida teatavaid nähtavuse ja teavitamisega seotud nõudeid.

Teavitamise nõuded

Järelevalve, kontroll, auditid ja läbivaatamine

Komisjon jälgib projekti rakendamist (kas selle kestel või hiljem), et tagada selle vastavus toetuslepingule. Toetuslepingus määratakse kindlaks võetavad meetmed, projekti kestus, kogueelarve, määrad ja kulud, panus ELi eelarvest, kõik õigused ja kohustused jms.

Kontrollid, auditid ja läbivaatamine sõltuvad toetusest ja projektist ning nende käigus võidakse:

• kontrollida, kas projekti on rakendatud nõuetekohaselt ja kooskõlas toetuslepinguga, ning hinnata tulemuste ja aruannete vastavust kirjeldusele ja tööplaanile;
• teha finantsaudit toetusesaaja raamatupidamisdokumentidele, et kontrollida, kas projektis nimetatud kulusid tõesti tehti.

Toetuslepingu muutmine

Mõnikord tuleb toetuslepingut muuta. Muudatuste tegemise põhjused võivad olla väga erinevad. Muudatusi võib olla vaja selleks, et kohandada lepingut meetme/tööprogrammi rakendamise muutuvate tingimustega (nt muuta algselt kavandatud eelarvet, pikendada meetme rakendamisperioodi jne). Need võivad hõlmata ka toetusesaaja endaga seotud muudatusi (nt toetusesaaja õigusliku seisundi, aadressi, pangakonto, seadusliku esindaja muutumine).

Toetuslepinguid võib muuta üksnes kirjalikult. Muudatused jõustuvad kuupäeval, mil viimane pool neile alla kirjutab, või muutmistaotluse heakskiitmise kuupäeval. Muudatused jõustuvad seejärel poolte vahel kokkulepitud kuupäeval.

Õiguskindluse ja võrdse kohtlemise huvides ei tohiks muuta toetuslepingu või toetuse andmise otsuse üldtingimusi. Need tingimused avaldatakse tavaliselt koos taotlusvoorus osalemise kutsega.

Tulemuste omandiõigus

Toetuslepingute kohaselt jäävad projekti tulemused toetusesaajate omandisse, kui ei ole sätestatud teisiti. Euroopa Komisjonile antakse siiski õigus kasutada projektide tulemusi ja väljundeid – kõik kasutamise ja taaskasutamise tingimused on toetuslepingus kindlaks määratud.

Tulemus on määratletud kui tegevuse materiaalne või immateriaalne tulemus, näiteks andmed, oskusteave või teave olenemata selle vormist või laadist, selle kaitsmise võimalikkusest või võimatusest, samuti sellega kaasnevad õigused, sealhulgas intellektuaalomandiõigused.

Dokumentide säilitamine

Kindlasti tuleks alles hoida kõik dokumendid, mis tõendavad, et projekti on hallatud ja rakendatud nõuetekohaselt. Säilitada tuleb ka abikõlblike kulude tegemist tõendavad dokumendid ja nendega seotud arved.

Toetuse maksmine

Toetused makstakse tavaliselt välja mitme osamaksena projekti kestuse ajal. Pärast toetuslepingu allkirjastamist tehakse eelmakse, millele võib järgneda üks või mitu vahemakset. Pärast projekti lõpuleviimist tehakse lõppmakse.

Vahe- ja lõppmaksed tehakse projekti raames tehtud edusammude alusel. Oluline on pidada kinni toetuslepingus esitatud aruandluskalendrist.