Lielākā daļa ES finansēto projektu ir projekti, kuru pamatā ir sadarbība ar organizācijām no dažādām ES valstīm vai asociētajām valstīm un kurus organizē kā konsorciju, ko pārvalda projekta koordinators. Ja dotācija tiek piešķirta, tiek parakstīts līgums, ko sauc par “dotācijas nolīgumu”, un līdz ar to var sākties projekta īstenošana. Katrā procesa posmā ir pieejamas instrukcijas ziņojumu veidņu un visā projekta īstenošanas laikā ievērojamo termiņu formā. Skatiet informāciju par dažādiem projekta vadības posmiem.
Dotācijas nolīgumu parakstīšana
Pēc novērtēšanas posma pieteikuma iesniedzējus informē par rezultātu. Ja dotācija ir piešķirta, jūs aicinās parakstīt sīki izstrādātu līgumu, sauktu par “dotācijas nolīgumu”. Kā pieteikuma iesniedzējam jums šajā posmā, iespējams, būs jāveic šādas darbības:
- jāsniedz papildu juridiskā un administratīvā informācija, kas nav iekļauta priekšlikumā;
- attiecīgā gadījumā jābūt gatavam grozīt savu priekšlikumu, kā norādīts novērtējuma ziņojumā.
Ziņošana, nodrošināmie elementi un prasības redzamības jomā
Lai nodrošinātu projekta īstenojumu atbilstīgi saskaņotiem standartiem un termiņiem, ir jāievēro dažas prasības:
- ziņošana – jums regulāri jāiesniedz Komisijai vai līgumslēdzējai iestādei tehniskie un finanšu ziņojumi;
- nodrošināmie elementi — atkarībā no projekta veida jums, iespējams, būs jāiesniedz dotācijas nolīgumā paredzētie elementi (piemēram, vispārīga informācija, īpašais ziņojums, brošūra, kas satur tehniskās shēmas, saraksti, programmatūras etapi u. c.);
- projekta rezultātu paziņošana — arī efektīva komunikācija ir izšķirīgi svarīga ES finansētu sadarbības projektu un programmu sekmīgā norisē. Komunikācijas pasākumi ir jāplāno jau no ES finansēto darbību sākuma. Atsevišķas prasības redzamības un komunikācijas jomā ir atkarīgas no programmas vai projekta veida.
Prasības attiecībā uz komunikāciju
Uzraudzība, kontrole, revīzijas un pārskatīšana
Komisija uzrauga projekta īstenojumu (tā laikā un pēc tā), lai gādātu par tā atbilstību dotācijas nolīgumam. Dotācijas nolīgums precizē veicamās darbības, projekta ilgumu, kopējo budžetu, likmes un izmaksas, ES budžeta ieguldījumu, kā arī visas tiesības un pienākumus.
Pārbaužu, revīziju un pārskatīšanas process ir atkarīgs no dotācijas un projekta veida, un tas var ietvert:
- pārbaudi, vai attiecīgā darbība ir pienācīgi īstenota saskaņā ar dotācijas nolīgumu, tostarp novērtējot, vai nodrošināmie elementi un ziņojumi saskan ar aprakstu un darba plānu;
- saņēmēja kontu finanšu revīzijas, lai pārbaudītu attiecināmās izmaksas, kas radušās projekta īstenošanas laikā.
Dotācijas nolīguma grozījumi
Var būt tā, ka dotācijas nolīgums dažkārt ir jāgroza. Tādas grozīšanas iemesli var būt ļoti atšķirīgi. Tie var atspoguļot vajadzību pielāgoties mainīgajiem darbības/darba programmas īstenošanas nosacījumiem (piem., vajadzību grozīt sākotnēji paredzēto budžetu, pagarināt darbības īstenošanas period u. c.), kā arī izmaiņas saistībā ar pašu saņēmēju (ja mainās tā juridiskais statuss, adrese, bankas konta numurs vai juridiskā pārstāvība).
Dotāciju nolīgumus var grozīt tikai rakstiski. Grozījumi stājas spēkā dienā, kad tos paraksta pēdējā puse, vai grozījumu pieprasījuma apstiprināšanas dienā. Tos sāk piemērot no datuma, par kuru puses ir vienojušās.
Juridiskās noteiktības un vienlīdzīgas attieksmes labad dotācijas nolīguma vai dotācijas lēmuma vispārīgajiem nosacījumiem būtu jāpaliek negrozītiem. Tos parasti publicē kopā ar uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus.
Īpašumtiesības uz rezultātiem
Saskaņā ar dotācijas nolīgumu un ja nav norādīts citādi, projekta rezultāti paliek to saņēmēju īpašums. Tomēr Eiropas Komisijai ir tiesības izmantot projekta rezultātus un nodrošināmos elementus – visi izmantojuma un atkārtota izmantojuma nosacījumi ir noteikti dotācijas nolīgumā.
“Rezultāti” ir darbības jebkurš materiāls vai nemateriāls iznākums, kā dati, zinātība vai informācija neatkarīgi no to veida vai rakstura un no tā, vai tos var aizsargāt vai nevar, kā arī visas ar to saistītās tiesības, ieskaitot intelektuālā īpašuma tiesības.
Uzskaite
Ir svarīgi veikt uzskaiti un saglabāt visus apliecinošos dokumentus, lai varētu pierādīt, ka jūsu projekts īstenots pienācīgi. Ir jāreģistrē attiecināmās izmaksas un jāveido attiecīgi pārskati.
Dotācijas maksājums
Dotācijas parasti izmaksā vairākās daļās visā projekta darbības laikā. Kad būsiet parakstījis dotācijas nolīgumu, jūs saņemsiet priekšfinansējuma maksājumu, kam, iespējams, sekos viens vai vairāki starpposma maksājumi. Jūs saņemsiet galīgo maksājumu pēc projekta pabeigšanas.
Starpposma un galīgos maksājumus veic atkarībā no projekta rezultātiem. Ir svarīgi ziņot par jūsu projekta virzību saskaņā ar grafiku, kas paredzētas dotācijas nolīgumā.