Projekta pārvaldība saskaņā ar dotācijas nolīgumu

Lielākā daļa ES finansēto projektu ir sadarbības projekti, kuros piedalās dažādu ES valstu vai asociēto valstu organizācijas un kurus organizē kā konsorciju, ko pārvalda projekta koordinators. Pēc dotācijas piešķiršanas tiek parakstīts īpašs līgums, ko sauc par dotācijas nolīgumu, un projekta īstenošana var sākties. Katrā procesa posmā ir pieejami norādījumi ziņojumu veidņu un projekta īstenošanas gaitā ievērojamo termiņu formā. Zemāk sniegta informācija par dažādiem projekta pārvaldības posmiem.

Dotācijas nolīguma parakstīšana

Pēc pieteikumu novērtēšanas posma pieteikuma iesniedzējus informē par rezultātiem. Ja dotācija ir piešķirta, jūs aicinās parakstīt sīki izstrādātu līgumu, ko dēvē par dotācijas nolīgumu. Kā pieteikuma iesniedzējam jums šajā posmā, iespējams, būs jāveic šādas darbības:

• jāsniedz papildu juridiskā un administratīvā informācija, kas nav iekļauta priekšlikumā;
• attiecīgā gadījumā jābūt gatavam grozīt savu priekšlikumu, kā norādīts novērtējuma ziņojumā.

Ziņošana, nodevumi un redzamības prasības

Lai nodrošinātu, ka projekts tiek īstenots atbilstīgi saskaņotiem standartiem un termiņiem, ir jāievēro dažas prasības:

• ziņošana – jums regulāri jāiesniedz tehniskie un finanšu ziņojumi Komisijai vai līgumslēdzējai iestādei, izmantojot ES Finansējuma un iepirkumu portālu;
• nodevumi – atkarībā no projekta veida jums, iespējams, būs jāiesniedz dotācijas nolīgumā paredzētie nodevumi (piemēram, vispārīga informācija, īpašais ziņojums, tehnisko diagrammu brošūra, saraksti, programmatūras starpposma rādītāji u. c.);
• projekta rezultātu paziņošana – lai garantētu ES finansētu sadarbības projektu un programmu sekmīgu norisi, būtiska nozīme ir arī efektīvai komunikācijai. Komunikācijas pasākumi ir jāplāno jau no ES finansēto darbību sākuma. Atkarībā no programmas vai projekta veida ir jāizpilda noteiktas redzamības un komunikācijas prasības.

Prasības attiecībā uz komunikāciju

Uzraudzība, pārbaudes, revīzijas un pārskatīšana

Komisija uzraudzīs jūsu projekta īstenošanu, lai nodrošinātu tā atbilstību dotācijas nolīgumam. Dotācijas nolīgums precizē veicamās darbības, projekta ilgumu, kopējo budžetu, likmes un izmaksas, ES budžeta ieguldījumu, kā arī visas tiesības un pienākumus.

Pārbaužu, revīziju un pārskatīšanas process ir atkarīgs no dotācijas un projekta veida, un tas var ietvert:

• pārbaudi, vai attiecīgā darbība ir pienācīgi īstenota saskaņā ar dotācijas nolīgumu, tostarp novērtējot, vai nodevumi un ziņojumi saskan ar aprakstu un darba plānu;
• saņēmēja kontu finanšu revīzijas, lai pārbaudītu attiecināmās izmaksas, kas radušās projekta īstenošanas laikā.

Dotācijas nolīgumu grozījumi

Dažkārt dotācijas nolīgumu var nākties grozīt. Tādas grozīšanas iemesli var būt ļoti atšķirīgi. Tie var atspoguļot vajadzību pielāgoties mainīgajiem darbības/darba programmas īstenošanas nosacījumiem (piem., grozīt sākotnēji paredzēto budžetu, pagarināt darbības īstenošanas periodu u. c.), kā arī izmaiņas saistībā ar saņēmēju (ja mainās tā juridiskais statuss, adrese, bankas konta numurs vai juridiskā pārstāvība).

Dotāciju nolīgumus var grozīt tikai rakstiski. Grozījumi stājas spēkā dienā, kad tos paraksta pēdējā puse, vai grozījumu pieprasījuma apstiprināšanas dienā. Tie stājas spēkā dienā, par kuru puses ir vienojušās.

Juridiskās noteiktības un vienlīdzīgas attieksmes labad dotācijas nolīguma vai dotācijas lēmuma vispārīgajiem nosacījumiem būtu jāpaliek negrozītiem. Tos parasti publicē kopā ar uzaicinājumu iesniegt priekšlikumus.

Īpašumtiesības uz rezultātiem

Saskaņā ar dotācijas nolīgumu un ja nav norādīts citādi, projekta rezultāti paliek to saņēmēju īpašums. Tomēr Eiropas Komisijai ir tiesības izmantot projekta rezultātus un nodevumus – visi izmantošanas un atkārtotas izmantošanas nosacījumi ir noteikti dotācijas nolīgumā.

“Rezultāti” ir visi darbības materiālie un nemateriālie iznākumi, kā dati, zinātība vai informācija neatkarīgi no to veida vai rakstura un no tā, vai tos var aizsargāt vai nevar, kā arī visas ar to saistītās tiesības, arī intelektuālā īpašuma tiesības.

Uzskaite

Ir svarīgi veikt uzskaiti un saglabāt visus apliecinošos dokumentus, lai varētu pierādīt, ka jūsu projekta pārvaldība un īstenošana ir veikta pienācīgi. Tas nozīmē, ka ir jāreģistrē attiecināmās izmaksas un jāveido attiecīgi pārskati.

Dotācijas maksājums

Dotācijas parasti izmaksā vairākās daļās visā projekta darbības laikā. Kad būsiet parakstījis dotācijas nolīgumu, saņemsiet priekšfinansējuma maksājumu, kuram var sekot viens vai vairāki starpposma maksājumi. Galīgo maksājumu saņemsiet pēc projekta pabeigšanas.

Starpposma un galīgos maksājumus veic, pamatojoties uz projekta nodevumiem. Ir svarīgi ziņot par jūsu projekta virzību saskaņā ar grafiku, kas paredzēts dotācijas nolīgumā.