La mayoría de los proyectos financiados por la UE son proyectos colaborativos que se llevan a cabo con organizaciones de diferentes países de la UE o países asociados organizados en forma de consorcio gestionado por un coordinador de proyecto. Si se concede la subvención, se firma un contrato denominado acuerdo de subvención y puede empezarse a ejecutar el proyecto. Dispone de orientaciones en cada fase del proceso, como los modelos de informes y los plazos que deben respetarse a lo largo de todo el proyecto. Encontrar información sobre las distintas etapas de la gestión del proyecto.
Firma de un convenio de subvención
Cuando una propuesta supera la fase de evaluación, se informa a los solicitantes sobre los resultados. Si se concede la subvención, se le invitará a suscribir un contrato detallado: el acuerdo de subvención. Llegado a esta fase, como solicitante, quizá tenga que seguir una serie de pasos:
- facilitar toda la información jurídica y administrativa no incluida en la propuesta
- en su caso, mostrar su disposición a introducir en la propuesta los cambios indicados en el informe de evaluación
Requisitos sobre informes, resultados y visibilidad
Para asegurarse de que su proyecto se lleve a cabo según las normas y plazos acordados, hay algunas medidas que deben tenerse en cuenta:
- informes: periódicamente deberá presentar informes técnicos y financieros a la Comisión o al órgano de contratación.
- resultados: según el proyecto, puede tener que presentar resultados concretos contemplados en el acuerdo de subvención, tales como información general, un informe especial, un folleto esquemático técnico, listas, aplicaciones, hitos, etc.
- comunicar los resultados del proyecto: comunicar con eficacia también es parte fundamental del éxito de los proyectos y programas de cooperación financiados por la UE. Debe planificar las actividades de comunicación desde el momento en que empiecen las actividades financiadas por la UE: hay ciertos requisitos de visibilidad y comunicación que deben seguirse en función de su programa o proyecto.
Seguimiento, controles, auditorías y revisiones
La Comisión supervisará la ejecución de su proyecto (mientras se lleva a cabo o después) para garantizar su conformidad con el acuerdo de subvención. El acuerdo de subvención define las actividades que se llevarán a cabo, la duración del proyecto, el presupuesto general, las tarifas y costes, la contribución del presupuesto de la UE, todos los derechos y obligaciones, etc.
El proceso de controles, auditorías y revisiones depende de la subvención que reciba y de su proyecto, y puede implicar:
- la comprobación de la correcta ejecución del proyecto según lo dispuesto en el acuerdo de subvención, incluida la verificación de que los resultados tangibles y los informes sean coherentes con la descripción y el plan de trabajo
- auditorías financieras de las cuentas del beneficiario para verificar los gastos elegibles contraídos.
Modificaciones de los acuerdos de subvención
A veces puede ser preciso modificar su acuerdo de subvención. Los motivos para introducir modificaciones pueden ser muy diversos. Pueden reflejar la necesidad de adaptarse a cambios de circunstancias a la hora de ejecutar la actividad o programa de trabajo (por ejemplo, modificar el presupuesto inicialmente previsto, prolongar el período de ejecución de la actividad, etc.). También puede tratarse de cambios relacionados con el propio beneficiario (por ejemplo, personalidad jurídica, dirección, cuenta bancaria, representante legal, etc.).
Los convenios de subvenciones solo podrán ser modificados por escrito. Las modificaciones entrarán en vigor el día que lo firme la Parte que lo haga en último lugar o en la fecha de aprobación de la solicitud de modificación. Las modificaciones entran en vigor en la fecha acordada por las partes.
Por motivos de seguridad jurídica e igualdad de trato, no deben modificarse las condiciones generales del convenio o decisión de subvención. Estas condiciones suelen publicarse junto con la convocatoria de propuestas.
Propiedad de los resultados
En virtud de los acuerdos de subvención, y si no se especifica lo contrario, los resultados del proyecto siguen siendo propiedad de los beneficiarios. No obstante, la Comisión Europea tiene derecho a utilizar los resultados de los proyectos; todas las condiciones de uso y reutilización se especifican en el acuerdo de subvención.
Por «resultado» se entiende el efecto, tangible o intangible, de la acción, tales como datos, conocimientos técnicos o información, sea cual sea su forma o naturaleza, y tanto si puede protegerse como si no, así como todo derecho derivado, incluidos los derechos de propiedad intelectual.
Mantenimiento de registros
Es importante llevar registros y conservar los documentos justificativos para demostrar que el proyecto se ha gestionado y ejecutado correctamente. Esto incluye llevar registros sobre los gastos elegibles y la contabilidad correspondiente.
Pago de la subvención
Por lo general, el pago se fracciona a lo largo del proyecto. Una vez firmado el acuerdo de subvención, recibirá un primer pago de prefinanciación, que podrá ir seguido de uno o más pagos intermedios. Recibirá el pago final una vez completado el proyecto.
Los pagos intermedios y el pago final dependen de los resultados del proyecto. Es importante informar del avance del proyecto siguiendo el calendario incluido en el acuerdo de subvención.