Useimmat EU:n rahoittamat hankkeet ovat yhteistyöhankkeita, joissa eri EU-maiden tai assosioituneiden maiden organisaatiot muodostavat hankekoordinaattorin hallinnoiman yhteenliittymän. Jos avustus myönnetään, allekirjoitetaan avustussopimus ja hankkeen toteuttaminen voidaan aloittaa. Saatavilla on hankkeen kaikkia vaiheita koskevaa apua, kuten raportointilomakkeita ja tietoa hankkeen toteutuksen aikana noudatettavista määräajoista. Seuraavassa on tietoa hankkeiden hallinnoinnin eri vaiheista.
Avustussopimuksen allekirjoittaminen
Kun ehdotus on käynyt läpi arviointivaiheen, hakijalle tiedotetaan arvioinnin tuloksesta. Jos avustus myönnetään, komissio ja tuensaaja allekirjoittavat avustussopimuksen. Avustussopimuksen allekirjoittamisen jälkeen tuensaajan on noudatettava sopimuksen mukaisia menettelyjä:
- tuensaajan on toimitettava oikeudelliset ja hallinnolliset tiedot, jotka eivät sisältyneet ehdotukseen
- tuensaajaa voidaan pyytää muuttamaan ehdotusta arviointiraportin mukaisesti.
Raportointia, tuloksia ja näkyvyyttä koskevat vaatimukset
Jotta voidaan varmistaa, että hanke toteutetaan sovittujen standardien ja määräaikojen mukaisesti, on otettava huomioon seuraavat vaiheet:
- Raportointi – Komissiolle tai hankintaviranomaiselle on toimitettava säännöllisesti teknisiä ja taloudellisia raportteja.
- Hankkeen tulokset – Hankkeen mukaan rahoituksen saaja voi joutua esittämään avustussopimuksessa mainittuja erityisiä hankkeen tuloksia, kuten erityisraportteja, esitteitä, luetteloita, ohjelmiston osia tai muuta aineistoa.
- Tiedottaminen hankkeen tuloksista – Tehokas viestintä on myös olennainen osa menestyksekkäitä EU:n rahoittamia yhteistyöhankkeita ja -ohjelmia. Viestintätoimia on suunniteltava EU:n rahoittamien toimien alusta alkaen. Ohjelman tai hankkeen mukaan on noudatettava tiettyjä näkyvyys- ja tiedonantovaatimuksia.
Seuranta, valvonta, tarkastukset ja arvioinnit
Komissio seuraa hankkeen toteuttamista (sen aikana ja/tai sen jälkeen) varmistaakseen avustussopimuksen noudattamisen. Avustussopimuksessa määritellään toteutettavat toimet, hankkeen kesto, kokonaisbudjetti, maksut ja kustannukset, EU:n talousarviosta maksettava rahoitusosuus, kaikki oikeudet ja velvollisuudet ja paljon muuta.
Valvonta-, tarkastus- ja arviointiprosessi riippuu avustuksesta ja hankkeesta, ja siihen voi sisältyä
- hankkeen asianmukaisen toteutuksen ja avustussopimuksen noudattamisen tarkastaminen, jossa komissio tarkastaa esimerkiksi tulosten ja raporttien yhdenmukaisuuden hankkeen kuvauksen ja työsuunnitelman kanssa
- avustuksen saajan tilien tarkastus, jolla varmistetaan kustannusten tukikelpoisuus.
Avustussopimusten muutokset
Avustussopimusta voidaan joskus joutua muuttamaan. Muutosten syyt voivat vaihdella suuresti. Ne voivat liittyä tarpeeseen mukautua muuttuviin toiminta-/työohjelman täytäntöönpanon edellytyksiin (esim. muuttaa alun perin suunniteltua talousarviota tai pidentää toimen toteutusaikaa). Niihin voi sisältyä myös avustuksen saajaan liittyviä muutoksia (esim. oikeudellisen aseman, osoitteen, pankkitilin tai avustuksen saajan laillisen edustajan muutokset).
Avustussopimuksia voidaan muuttaa ainoastaan kirjallisesti. Muutos tulee voimaan päivänä, jona muutoksen jälkimmäisenä allekirjoittava sopimuspuoli on allekirjoittanut sen, tai muutospyynnön hyväksymispäivänä. Muutoksia sovelletaan osapuolten sopimasta päivästä lähtien.
Oikeusvarmuuden ja yhdenvertaisen kohtelun vuoksi avustussopimuksen tai -päätöksen yleisten ehtojen olisi pysyttävä muuttamattomina. Nämä ehdot julkaistaan yleensä ehdotuspyynnön yhteydessä.
Tulosten omistus
Avustussopimuksella rahoitetun hankkeen tulokset pysyvät avustuksen saajien omaisuutena, jollei toisin ilmoiteta. Euroopan komissiolla on kuitenkin oikeus käyttää hankkeiden tuloksia ja suoritteita – kaikki käyttöä ja uudelleenkäyttöä koskevat ehdot on määritelty avustussopimuksessa.
’Tuloksilla’ tarkoitetaan kaikkia toimen aineellisia tai aineettomia vaikutuksia, kuten toimessa tuotettavaa dataa, taitotietoa tai tietoa, riippumatta niiden muodosta tai luonteesta tai siitä, voidaanko ne suojata, sekä niihin liittyviä oikeuksia, muun muassa teollis- ja tekijänoikeuksia.
Kirjanpito
Hankkeen kirjanpidosta ja muista asiakirjoista huolehtiminen on tärkeää hankkeen asianmukaisen hallinnoinnin ja toteuttamisen todistamiseksi. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että pidetään kirjaa tukikelpoisista kustannuksista ja niihin liittyvistä tileistä.
Avustuksen maksaminen
Avustukset maksetaan yleensä useassa maksuerässä hankkeen keston aikana. Avustussopimuksen allekirjoittamisen jälkeen tuensaajille maksetaan ennakkomaksu, jota seuraa yksi tai useampi välimaksu. Loppumaksu suoritetaan, kun hanke on saatu päätökseen.
Väli- ja loppumaksujen ehtona on hankkeen todennettu edistyminen. On tärkeää, että avustuksen saaja raportoi hankkeen etenemisestä avustussopimuksessa määriteltyjen määräaikojen mukaisesti.