Διαχείριση του έργου σας στο πλαίσιο συμφωνίας επιχορήγησης

Τα περισσότερα έργα που χρηματοδοτούνται από την ΕΕ είναι έργα που στηρίζονται στη συνεργασία με οργανισμούς από διάφορες χώρες της ΕΕ ή συνδεδεμένες χώρες, τα οποία αποκτούν τη μορφή κοινοπραξίας υπό τη διαχείριση συντονιστή έργου. Εάν χορηγηθεί η επιχορήγηση, υπογράφεται σύμβαση, η οποία ονομάζεται «συμφωνία επιχορήγησης», και μπορεί να ξεκινήσει η υλοποίηση του έργου. Διατίθεται καθοδήγηση σε κάθε βήμα, με τη μορφή υποδειγμάτων υποβολής εκθέσεων και προθεσμιών που πρέπει να τηρηθούν καθ’ όλη τη διάρκεια του σχεδίου. Βρείτε πληροφορίες σχετικά με τα διάφορα στάδια της διαχείρισης του έργου.

Υπογραφή συμφωνίας επιχορήγησης

Αφού η πρόταση περάσει από το στάδιο της αξιολόγησης, οι αιτούντες ενημερώνονται για το αποτέλεσμα. Αν χορηγηθεί η επιχορήγηση, θα κληθείτε να υπογράψετε μια λεπτομερή σύμβαση, τη λεγόμενη «συμφωνία επιχορήγησης». Ως αιτών, στο στάδιο αυτό ενδέχεται να χρειαστεί να προβείτε σε ορισμένες ενέργειες:

• να αναφέρετε τυχόν νομικές και διοικητικές λεπτομέρειες που δεν περιλαμβάνονταν στην πρόταση
• να τροποποιήσετε την πρότασή σας σύμφωνα με την έκθεση αξιολόγησης, εφόσον κριθεί σκόπιμο.

Υποβολή εκθέσεων, παραδοτέα και απαιτήσεις προβολής

Για να διασφαλιστεί ότι το έργο σας εκτελείται σύμφωνα με τα συμφωνηθέντα πρότυπα και προθεσμίες, υπάρχουν ορισμένα βήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη:

• υποβολή εκθέσεων — πρέπει να υποβάλλετε τακτικές τεχνικές και οικονομικές εκθέσεις στην Επιτροπή ή στην αναθέτουσα αρχή μέσω της δικτυακής πύλης χρηματοδότησης και διαγωνισμών της ΕΕ (EU Funding & Tenders Portal)
• παραδοτέα — ανάλογα με το έργο, μπορεί να χρειαστεί να υποβάλετε συγκεκριμένα παραδοτέα, όπως γενικές πληροφορίες, ειδική έκθεση, φυλλάδιο με τεχνικό διάγραμμα, καταλόγους, ορόσημα λογισμικού κ.λπ.), τα οποία έχουν προσδιοριστεί στη συμφωνία επιχορήγησης
• επικοινωνία σχετικά με τα αποτελέσματα του έργου σας — η αποτελεσματική επικοινωνία αποτελεί επίσης ουσιαστική συνιστώσα των επιτυχημένων έργων και προγραμμάτων συνεργασίας που χρηματοδοτούνται από την ΕΕ. Πρέπει να προγραμματίσετε δραστηριότητες επικοινωνίας από την έναρξη των χρηματοδοτούμενων από την ΕΕ δράσεών σας — υπάρχουν ορισμένες απαιτήσεις προβολής και επικοινωνίας που πρέπει να τηρούνται ανάλογα με το πρόγραμμα ή το έργο σας.

Απαιτήσεις κοινοποίησης

Έλεγχοι, λογιστικοί έλεγχοι, αξιολογήσεις

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή παρακολουθεί την εφαρμογή του έργου σας (κατά τη διάρκεια υλοποίησής του και μετά), καθώς και τη συμμόρφωσή του με όσα προέβλεπε η συμφωνία επιχορήγησης. Η συμφωνία επιχορήγησης καθορίζει τις δραστηριότητες που θα αναληφθούν, τη διάρκεια του έργου, τον συνολικό προϋπολογισμό, τα ποσοστά και τις δαπάνες, τη συνεισφορά του προϋπολογισμού της ΕΕ, όλα τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις και άλλα.

Η διαδικασία ελέγχων, λογιστικών ελέγχων και αξιολογήσεων εξαρτάται από την επιχορήγηση, και το έργο σας και μπορεί να περιλαμβάνει:

• έλεγχο της ορθής εφαρμογής των δράσεων σύμφωνα με τη συμφωνία επιχορήγησης, π.χ. κατά πόσο τα παραδοτέα και οι εκθέσεις αναφοράς συμφωνούν με την περιγραφή και το πρόγραμμα εργασιών του έργου
• οικονομικούς ελέγχους των λογαριασμών του δικαιούχου για να επαληθευτούν οι επιλέξιμες δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν.

Τροποποιήσεις των συμφωνιών επιχορήγησης

Η συμφωνία επιχορήγησης ενδέχεται ορισμένες φορές να πρέπει να τροποποιηθεί. Οι λόγοι για την τροποποίηση μπορεί να διαφέρουν σε μεγάλο βαθμό. Μπορεί να αντικατοπτρίζουν την ανάγκη προσαρμογής στις μεταβαλλόμενες συνθήκες υλοποίησης της δράσης / του προγράμματος εργασίας (π.χ. τροποποίηση του αρχικά προβλεπόμενου προϋπολογισμού, παράταση της περιόδου υλοποίησης της δράσης κ.λπ.). Θα μπορούσαν επίσης να περιλαμβάνουν αλλαγές που σχετίζονται με τον ίδιο τον δικαιούχο (π.χ. αλλαγές στο νομικό καθεστώς, τη διεύθυνση, τον τραπεζικό λογαριασμό, τον νόμιμο εκπρόσωπο του δικαιούχου).

Οι συμφωνίες επιχορήγησης μπορούν να τροποποιηθούν μόνο γραπτώς. Οι τροποποιήσεις αρχίζουν να ισχύουν την ημερομηνία κατά την οποία υπογράφονται από το τελευταίο συμβαλλόμενο μέρος ή από την ημερομηνία έγκρισης του αιτήματος τροποποίησης. Στη συνέχεια, οι τροποποιήσεις παράγουν τα αποτελέσματά τους σε ημερομηνία που συμφωνείται από τα μέρη.

Για λόγους ασφάλειας δικαίου και ίσης μεταχείρισης, οι γενικοί όροι της συμφωνίας επιχορήγησης ή της απόφασης επιχορήγησης θα πρέπει να παραμένουν αμετάβλητοι. Οι όροι αυτοί δημοσιεύονται κατά κανόνα μαζί με την πρόσκληση υποβολής προτάσεων.

Κυριότητα αποτελεσμάτων

Στο πλαίσιο των συμφωνιών επιχορήγησης, εάν δεν ορίζεται διαφορετικά, τα αποτελέσματα του έργου παραμένουν στην κυριότητα των δικαιούχων. Ωστόσο, χορηγούνται στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή τα δικαιώματα χρήσης των αποτελεσμάτων και των παραδοτέων των έργων — όλοι οι όροι χρήσης και περαιτέρω χρήσης καθορίζονται στη συμφωνία επιχορήγησης.

Ως «αποτελέσματα» νοούνται υλικά ή άυλα προϊόντα της δράσης, για παράδειγμα δεδομένα, τεχνογνωσία ή πληροφορίες, ανεξαρτήτως μορφής ή φύσης, είτε μπορούν να προστατευτούν είτε όχι, καθώς και κάθε συνδεδεμένο με αυτά δικαίωμα, συμπεριλαμβανομένων των δικαιωμάτων διανοητικής ιδιοκτησίας.

Τήρηση αρχείων

Είναι σημαντικό να τηρούνται αρχεία και άλλα συμπληρωματικά έγγραφα ώστε να αποδεικνύεται η ορθή διαχείριση και υλοποίηση εφαρμογή του έργου. Αυτό σημαίνει, μεταξύ άλλων, τήρηση αρχείων σχετικά με τις επιλέξιμες δαπάνες και τους αντίστοιχους λογαριασμούς.

Καταβολή της επιχορήγησης

Οι επιχορηγήσεις καταβάλλονται συνήθως σε πολλές δόσεις κατά τη διάρκεια του έργου. Μόλις υπογράψετε τη συμφωνία επιχορήγησης, θα λάβετε προχρηματοδότηση, την οποία ενδέχεται να ακολουθήσουν μία ή περισσότερες ενδιάμεσες πληρωμές. Όταν ολοκληρωθεί το έργο, θα λάβετε την τελική πληρωμή.

Οι ενδιάμεσες και τελικές πληρωμές καταβάλλονται υπό τον όρο ότι έχουν υποβληθεί τα παραδοτέα του έργου. Είναι σημαντικό να υποβάλλετε εκθέσεις σχετικά με την πρόοδο του έργου σας, σύμφωνα με το σχετικό χρονοδιάγραμμα που ορίζεται στη συμφωνία επιχορήγησης.