Τα περισσότερα έργα που χρηματοδοτούνται από την ΕΕ είναι έργα που υλοποιούνται σε συνεργασία με οργανισμούς από διαφορετικές χώρες της ΕΕ ή συνδεδεμένες χώρες που οργανώνονται σε μορφή κοινοπραξίας υπό τη διαχείριση ενός συντονιστή έργου. Εάν η επιχορήγηση χορηγηθεί, υπογράφεται σύμβαση, που ονομάζεται «συμφωνία επιχορήγησης» και μπορεί να ξεκινήσει η υλοποίηση του έργου. Δυνατότητα καθοδήγησης υπάρχει σε κάθε βήμα, με τη μορφή υποδειγμάτων υποβολής εκθέσεων και προθεσμιών που πρέπει να τηρηθούν καθ’ όλη τη διάρκεια του έργου. Βρείτε πληροφορίες σχετικά με τα διάφορα βήματα της διαχείρισης έργου.
Υπογραφή συμφωνίας επιχορήγησης
Μόλις η πρόταση περάσει στο στάδιο της αξιολόγησης, οι αιτούντες ενημερώνονται για το αποτέλεσμα. Αν η επιχορήγηση χορηγηθεί, θα κληθείτε να υπογράψετε λεπτομερή σύμβαση, τη λεγόμενη «συμφωνία επιχορήγησης». Ως αιτών, ενδέχεται στο στάδιο αυτό να πρέπει να προβείτε σε ορισμένες ενέργειες:
- να αναφέρετε τυχόν νομικές και διοικητικές λεπτομέρειες που δεν περιλαμβάνονταν στην πρόταση
- να τροποποιήσετε την πρότασή σας σύμφωνα με την έκθεση αξιολόγησης, εφόσον κριθεί σκόπιμο
Απαιτήσεις υποβολής εκθέσεων, παραδοτέων και προβολής
Για να βεβαιωθείτε ότι το έργο σας υλοποιείται σύμφωνα με τα συμφωνημένα πρότυπα και προθεσμίες, υπάρχουν ορισμένα βήματα που πρέπει να λάβετε υπόψη:
- υποβολή εκθέσεων —πρέπει να υποβάλετε τακτικές τεχνικές και οικονομικές εκθέσεις στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή ή στην αναθέτουσα αρχή
- παραδοτέα —ανάλογα με το έργο, μπορεί να υποχρεούστε να υποβάλετε συγκεκριμένα παραδοτέα, όπως γενικές πληροφορίες, ειδική έκθεση, φυλλάδιο με τεχνικό διάγραμμα, καταλόγους, λογισμικό, ορόσημα κ.λπ.), που προσδιορίζονται στη συμφωνία επιχορήγησης
- επικοινωνία σχετικά με τα αποτελέσματα του έργου σας —η αποτελεσματική επικοινωνία αποτελεί επίσης βασική συνιστώσα των επιτυχών έργων και προγραμμάτων συνεργασίας που χρηματοδοτούνται από την ΕΕ. Πρέπει να προγραμματίσετε δραστηριότητες επικοινωνίας από την αρχή των δράσεών σας που χρηματοδοτούνται από την ΕΕ —υπάρχουν ορισμένες απαιτήσεις προβολής και επικοινωνίας που πρέπει να τηρείτε ανάλογα με το πρόγραμμα ή το έργο σας.
Παρακολούθηση, έλεγχοι, λογιστικοί έλεγχοι και αξιολογήσεις
Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή παρακολουθεί την εφαρμογή του έργου σας (κατά τη διάρκεια υλοποίησής του και μετά), καθώς και τη συμμόρφωσή του με τη συμφωνία επιχορήγησης. Η συμφωνία επιχορήγησης καθορίζει ποιες δραστηριότητες θα αναληφθούν, τη διάρκεια του έργου, τον συνολικό προϋπολογισμό, τις τιμές και το κόστος, τη συνεισφορά του προϋπολογισμού της ΕΕ, όλα τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις και πολλά άλλα.
Η διαδικασία των ελέγχων, των λογιστικών ελέγχων και των αξιολογήσεων εξαρτάται από την επιχορήγηση που έχετε λάβει και το έργο σας, και μπορεί να περιλαμβάνει:
- έλεγχο της ορθής υλοποίησης της δράσης σύμφωνα με τη συμφωνία επιχορήγησης, π.χ. κατά πόσο τα παραδοτέα και οι εκθέσεις συμφωνούν με την περιγραφή και το πρόγραμμα εργασιών
- οικονομικούς ελέγχους των λογαριασμών του δικαιούχου για να επαληθευτούν οι επιλέξιμες δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν
Τροποποιήσεις των συμφωνιών επιχορήγησης
Η συμφωνία επιχορήγησής σας μπορεί ενίοτε να χρειάζεται τροποποίηση. Οι λόγοι τροποποίησης μπορεί να ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό. Μπορεί να αντικατοπτρίζουν την ανάγκη προσαρμογής στις μεταβαλλόμενες συνθήκες για την υλοποίηση του προγράμματος δράσης/εργασιών (π.χ. τροποποίηση του αρχικά προβλεπόμενου προϋπολογισμού, παράταση της περιόδου υλοποίησης της δράσης κ.λπ.). Θα μπορούσαν επίσης να περιλαμβάνουν αλλαγές που σχετίζονται με τον ίδιο τον δικαιούχο (π.χ. αλλαγές στη νομική κατάσταση, τη διεύθυνση, τον τραπεζικό λογαριασμό, τον νόμιμο εκπρόσωπο του δικαιούχου).
Οι συμφωνίες επιχορήγησης μπορούν να τροποποιηθούν μόνο γραπτώς. Οι τροποποιήσεις αρχίζουν να ισχύουν την ημερομηνία κατά την οποία υπογράφονται από το τελευταίο συμβαλλόμενο μέρος ή από την ημερομηνία έγκρισης της αίτησης τροποποίησης. Στη συνέχεια, οι τροποποιήσεις παράγουν αποτελέσματα από την ημερομηνία που έχει συμφωνηθεί από τα συμβαλλόμενα μέρη.
Για λόγους ασφάλειας δικαίου και ίσης μεταχείρισης, οι γενικοί όροι της συμφωνίας επιχορήγησης ή της απόφασης επιχορήγησης δεν θα πρέπει να τροποποιούνται. Οι όροι αυτοί δημοσιεύονται συνήθως με την πρόσκληση υποβολής προτάσεων.
Κυριότητα αποτελεσμάτων
Στο πλαίσιο των συμφωνιών επιχορήγησης, εάν δεν ορίζεται διαφορετικά, τα αποτελέσματα του έργου παραμένουν στην κυριότητα των δικαιούχων. Ωστόσο, στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή παραχωρείται το δικαίωμα χρήσης των αποτελεσμάτων και των παραδοτέων των έργων —όλοι οι όροι χρήσης και επαναχρησιμοποίησης καθορίζονται στη συμφωνία επιχορήγησης.
Ως «αποτελέσματα» νοούνται υλικά ή άυλα προϊόντα της δράσης, για παράδειγμα δεδομένα, τεχνογνωσία ή πληροφορίες, ανεξαρτήτως μορφής ή φύσης, είτε μπορούν να προστατευτούν είτε όχι, καθώς και κάθε συνδεδεμένο με αυτά δικαίωμα, συμπεριλαμβανομένων των δικαιωμάτων διανοητικής ιδιοκτησίας.
Τήρηση αρχείων
Είναι σημαντικό να τηρούνται αρχεία και άλλα συμπληρωματικά έγγραφα, ώστε να αποδεικνύεται η ορθή διαχείριση και υλοποίηση των έργων. Αυτό σημαίνει, μεταξύ άλλων, τήρηση αρχείων σχετικά με τις επιλέξιμες δαπάνες και τους αντίστοιχους λογαριασμούς.
Καταβολή της επιχορήγησης
Οι επιχορηγήσεις καταβάλλονται συνήθως σε πολλές δόσεις κατά τη διάρκεια του έργου. Μόλις υπογράψετε τη σύμβαση επιχορήγησης, θα λάβετε μια πληρωμή προχρηματοδότησης, η οποία μπορεί να ακολουθείται από μία ή περισσότερες ενδιάμεσες πληρωμές. Όταν ολοκληρωθεί το έργο, θα λάβετε την τελική πληρωμή.
Οι ενδιάμεσες και τελικές πληρωμές καταβάλλονται υπό τον όρο ότι θα έχουν υποβληθεί τα παραδοτέα του έργου. Είναι σημαντικό να υποβάλλετε εκθέσεις σχετικά με την πρόοδο του έργου σας, σύμφωνα με το σχετικό χρονοδιάγραμμα που ορίζεται στη συμφωνία επιχορήγησης.