A maioria dos projetos financiados pela UE são projetos em colaboração com organizações de diferentes países da UE ou países associados, organizados sob a forma de um consórcio gerido por um coordenador de projeto. Se a subvenção for atribuída, é assinado um contrato, designado por «convenção de subvenção», e a execução do projeto pode ter início. Em cada etapa do processo, estão disponíveis orientações sob a forma de modelos de relatórios e de prazos a respeitar ao longo de todo o projeto. Informe-se sobre as diferentes etapas da gestão do projeto.
Assinatura da convenção de subvenção
Após a fase de avaliação da proposta, os candidatos são informados dos resultados. Se a subvenção for concedida, será convidado a assinar um contrato pormenorizado denominado «convenção de subvenção». Nesta fase, poderá ter de cumprir algumas formalidades para poder receber a subvenção a que se candidatou:
- fornecer outras informações jurídicas e administrativas para além das mencionadas na proposta
- se for caso disso, alterar a proposta de acordo com o indicado no relatório de avaliação
Requisitos em matéria de relatórios, elementos a apresentar e visibilidade
A fim de garantir que o seu projeto é executado de acordo com as normas e os prazos acordados, há algumas etapas a ter em conta:
- relatórios – deve apresentar periodicamente relatórios técnicos e financeiros à Comissão ou à entidade adjudicante
- elementos a apresentar — consoante o projeto, poderá ter de apresentar elementos específicos identificados na convenção de subvenção, tais como informações gerais, um relatório especial, uma brochura com diagramas técnicos, listas, objetivos em matéria de software, etc.)
- comunicação sobre os resultados do seu projeto — uma comunicação eficaz é também uma componente essencial dos projetos e programas de cooperação financiados pela UE coroados de êxito. Deve planear atividades de comunicação desde o início das suas ações financiadas pela UE — há determinados requisitos de visibilidade e comunicação a cumprir em função do seu programa ou projeto.
Exigências em matéria de comunicação
Acompanhamento, controlos, auditorias e avaliações
A Comissão acompanhará a execução do seu projeto (enquanto este decorre ou após a sua conclusão) para assegurar a conformidade do mesmo com a convenção de subvenção. A convenção de subvenção define as atividades a realizar, a duração do projeto, o orçamento global, as taxas e os custos, a contribuição do orçamento da UE, todos os direitos e obrigações, etc.
O processo de verificação, auditoria e avaliação depende da sua subvenção e projeto e pode envolver:
- a verificação da correta execução da ação nos termos da convenção de subvenção, nomeadamente da conformidade dos elementos a apresentar e dos relatórios com a descrição e o plano de trabalho
- auditorias financeiras das suas contas enquanto beneficiário, a fim de verificar os custos elegíveis incorridos
Alterações às convenções de subvenção
A sua convenção de subvenção poderá, por vezes, ter de ser alterada. As razões para a introdução de uma alteração podem variar consideravelmente. Podem refletir a necessidade de adaptação à evolução das condições de execução da ação/programa de trabalho (por exemplo, alterar o orçamento inicialmente previsto, prolongar o período de execução da ação, etc.). Podem também incluir alterações relacionadas com o próprio beneficiário (por exemplo, alterações no estatuto jurídico, endereço, conta bancária, representante legal do beneficiário).
As convenções de subvenção só podem ser alteradas por escrito. As alterações entram em vigor na data da assinatura pela última parte ou na data da aprovação do pedido de alteração. As alterações produzem efeitos a partir de uma data acordada pelas partes.
Por razões de segurança jurídica e de igualdade de tratamento, as condições gerais da convenção ou decisão de subvenção devem permanecer inalteradas. Estas condições são geralmente publicadas juntamente com o convite à apresentação de propostas.
Propriedade dos resultados
No âmbito de convenções de subvenção, salvo indicação em contrário, os resultados do projeto continuam a ser propriedade dos beneficiários. No entanto, são concedidos à Comissão Europeia direitos de utilização dos resultados e elementos a apresentar relativos aos projetos — todas as condições de utilização e reutilização são especificadas na convenção de subvenção.
Por «resultados» entende-se qualquer efeito – tangível ou intangível – da ação, tais como dados, conhecimentos específicos ou informações, independentemente da sua forma ou natureza, quer sejam ou não passíveis de proteção, bem como quaisquer direitos a eles associados, incluindo os direitos de propriedade intelectual.
Manutenção de registos
É importante manter registos e outros documentos comprovativos que provem que o seu projeto foi corretamente gerido e executado. Tal inclui a manutenção de registos dos custos elegíveis e das contas correspondentes.
Pagamento da subvenção
Geralmente, as subvenções não são pagas de uma só vez, mas em várias prestações ao longo da duração do projeto. Depois de assinar a convenção de subvenção, receberá um montante a título de pré-financiamento, que pode ser seguido de um ou vários pagamentos intermédios. Receberá o último pagamento depois da conclusão do projeto.
Os pagamento intermédios e final estão dependentes da apresentação de determinados elementos relativos ao projeto. É importante respeitar os prazos para a apresentação de relatórios fixados na convenção de subvenção.