De meeste door de EU gefinancierde projecten zijn samenwerkingsprojecten met organisaties uit verschillende EU-lidstaten of geassocieerde landen die zich hebben georganiseerd in een consortium dat wordt beheerd door een projectcoördinator. Als de subsidie wordt toegekend, wordt er een contract ondertekend, de zogenaamde “subsidieovereenkomst”, en kan de projectuitvoering van start gaan. Bij elke stap zijn hulpmiddelen beschikbaar in de vorm van rapportagesjablonen en tijdslimieten waaraan u zich gedurende het hele project dient te houden. Vind informatie over de verschillende stappen in het projectbeheer.
Ondertekening van een subsidieovereenkomst
Nadat een voorstel de evaluatiefase heeft doorlopen, wordt de aanvrager geïnformeerd over de uitkomst. Als de subsidie wordt toegekend, wordt u uitgenodigd om een gedetailleerd contract te ondertekenen, de zogeheten “subsidieovereenkomst”. Als aanvrager moet u in dit stadium mogelijk een aantal stappen volgen:
- alle juridische en administratieve gegevens meedelen die nog niet in het voorstel waren opgenomen
- indien nodig het voorstel wijzigen zoals aangegeven in het beoordelingsverslag
Rapportage, deliverables en zichtbaarheidsvereisten
Om ervoor te zorgen dat uw project wordt uitgevoerd volgens de overeengekomen normen en tijdslimieten, moeten de volgende stappen worden gezet:
- rapportage – u moet regelmatig technische en financiële verslagen indienen bij de Commissie of de aanbestedende dienst
- deliverables – afhankelijk van het project kan het zijn dat u specifieke resultaten moet produceren (algemene informatie, een speciaal verslag, een technische brochure met diagrammen, lijsten, softwaremijlpalen enz.), zoals vastgesteld in de subsidieovereenkomst
- communicatie over uw projectresultaten – effectieve communicatie is ook een essentieel onderdeel van succesvolle door de EU gefinancierde samenwerkingsprojecten en -programma’s. U dient communicatieactiviteiten in te plannen vanaf het begin van uw door de EU gefinancierde actie – daarbij moet u voldoen aan bepaalde zichtbaarheids- en communicatievereisten, afhankelijk van uw programma of project.
Monitoring, controles, audits en evaluaties
De Commissie zal toezicht houden op de uitvoering van uw project (tijdens de uitvoering of na afloop) om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de vereisten van de subsidieovereenkomst. In de subsidieovereenkomst worden de te ondernemen activiteiten, de duur van het project, de totale begroting, de tarieven en kosten, de bijdrage van de EU-begroting, de rechten en plichten van de partijen en nog andere elementen van het project vastgelegd.
Het proces van controles, audits en evaluaties is afhankelijk van uw subsidie en project en kan de volgende zaken met zich meebrengen:
- controleren of de actie is uitgevoerd in overeenstemming met de subsidieovereenkomst, waarbij wordt beoordeeld of deliverables en rapporten in overeenstemming zijn met de beschrijving en het werkplan
- de rekeningen en de boekhouding van de begunstigde te controleren
Wijzigingen in subsidieovereenkomsten
Soms kan het gebeuren dat uw subsidieovereenkomst moet worden gewijzigd. De redenen voor een wijziging kunnen sterk variëren. Een wijziging kan nodig zijn om de overeenkomst aan te passen aan de veranderende voorwaarden voor de uitvoering van de actie/het werkprogramma (bv. wijziging van de oorspronkelijk voorziene begroting, verlenging van de uitvoeringsperiode van de actie enz.). Ook kan een wijziging verband houden met veranderingen bij de begunstigde zelf (verandering van rechtspersoonlijkheid, adres, bankrekening, wettelijke vertegenwoordiger enz.).
Subsidieovereenkomsten kunnen alleen schriftelijk worden gewijzigd. Wijzigingen treden in werking op de datum waarop de laatste partij tekent of op de datum van goedkeuring van het wijzigingsverzoek. Vervolgens treden de wijzigingen in werking op een door partijen overeengekomen datum.
Om redenen van rechtszekerheid en gelijke behandeling moeten de algemene voorwaarden van de subsidieovereenkomst of het subsidiebesluit ongewijzigd blijven. Deze voorwaarden worden gewoonlijk gepubliceerd bij de oproep tot het indienen van voorstellen.
Eigendom van resultaten
Bij subsidieovereenkomsten blijven de resultaten van het project eigendom van de begunstigden, tenzij anders wordt bepaald. De Europese Commissie krijgt echter het recht om de deliverables en andere resultaten van projecten te gebruiken – alle gebruiks- en hergebruiksvoorwaarden worden gespecificeerd in de subsidieovereenkomst.
“Resultaten” zijn in dit verband alle tastbare of immateriële effecten van de actie, zoals gegevens, knowhow of informatie, ongeacht de vorm of aard ervan en ongeacht of ze al dan niet kunnen worden beschermd, alsmede alle daaraan verbonden rechten, met inbegrip van intellectuele-eigendomsrechten.
Bijhouden van gegevens
Het is belangrijk om gegevens en andere ondersteunende documentatie bij te houden, zodat u kunt aantonen dat uw project goed is beheerd en uitgevoerd. Dit omvat het registreren van kosten die in aanmerking komen voor subsidie en het opstellen van de bijbehorende rekeningen.
Betaling van de subsidie
Subsidies worden meestal in verschillende tranches uitbetaald gedurende de looptijd van het project. Na ondertekening van de subsidieovereenkomst krijgt u een voorschot, eventueel gevolgd door één of meer tussentijdse betalingen. De laatste betaling ontvangt u na de voltooiing van het project.
Tussentijdse en eindbetalingen zijn afhankelijk van de projectresultaten. Het is belangrijk dat u over de voortgang van uw project rapporteert volgens de termijnen voor verslaglegging in de subsidieovereenkomst.