Dauguma ES finansuojamų projektų yra bendradarbiavimo projektai su įvairių ES šalių arba asocijuotųjų šalių organizacijomis, vykdomi konsorciumo, kuriam vadovauja projekto koordinatorius, forma. Skyrus dotaciją, pasirašoma sutartis – dotacijos susitarimas, ir tuomet galima pradėti įgyvendinti projektą. Kiekvienam etapui parengta gairių – ataskaitų šablonų ir terminų, kurių reikia laikytis visu projekto vykdymo laikotarpiu. Toliau pateikiame informacijos apie įvairius projekto valdymo etapus.
Dotacijos susitarimo pasirašymas
Įvertinus paraiškas, jų teikėjai informuojami apie vertinimo rezultatus. Jei dotacija bus skiriama, būsite pakviesti pasirašyti išsamią sutartį – dotacijos susitarimą. Paraiškos teikėjams šiuo etapu gali reikėti:
- pateikti kitus teisinius ir administracinius duomenis, kurie neįtraukti į pasiūlymą,
- pasiūlymą pataisyti, atsižvelgiant į vertinimo ataskaitą.
Ataskaitų teikimo, rezultatų ir matomumo reikalavimai
Siekiant užtikrinti, kad projektas būtų vykdomas laikantis sutartų standartų ir terminų, reikia atsižvelgti į keletą dalykų:
- ataskaitų teikimas – Komisijai arba perkančiajai organizacijai reikia teikti reguliarias technines ir finansines ataskaitas,
- rezultatai – priklausomai nuo projekto, gali reikėti pateikti konkrečius rezultatus, pavyzdžiui, bendrą informaciją, specialią ataskaitą, techninių diagramų knygelę, sąrašus, programinės įrangos kūrimo orientyrus ir t. t., kurie nurodyti dotacijos susitarime,
- informavimas apie projekto rezultatus – veiksmingas informavimas taip pat yra labai svarbi sėkmingų ES finansuojamų bendradarbiavimo projektų ir programų dalis. Informavimo veiklą reikia planuoti nuo pat ES finansuojamų veiksmų pradžios. Priklausomai nuo programos ar projekto, reikia laikytis tam tikrų matomumo ir informavimo reikalavimų.
Priežiūra, patikros, auditas ir kontrolė
Komisija tikrins, kaip projektas vykdomas arba įvykdytas, siekdama užtikrinti, kad jis atitiktų dotacijos susitarimo sąlygas. Dotacijos susitarime apibrėžiama vykdoma veikla, projekto trukmė, bendras biudžetas, įkainiai ir sąnaudos, ES biudžeto įnašas, visos teisės, pareigos ir kt.
Patikrų, audito ir kontrolės procedūros priklauso nuo dotacijos ir projekto. Gali būti:
- tikrinama, ar veiksmai įgyvendinti laikantis susitarimo dėl dotacijos sąlygų, taip pat vertinama, ar veiklos rezultatai ir ataskaitos atitinka aprašą ir darbo planą,
- atliekamas dotacijos gavėjo apskaitos finansinis auditas, tikrinant patirtų išlaidų atitiktį.
Dotacijos susitarimų pakeitimai
Dotacijos susitarimą kartais gali tekti šiek tiek pakeisti. To gali prireikti dėl labai įvairių priežasčių. Gali reikėti prisitaikyti prie pasikeitusių veiksmų ir (arba) darbo programos įgyvendinimo sąlygų (pvz., pataisyti iš pradžių numatytą biudžetą, pratęsti veiksmo įgyvendinimo laikotarpį ir kt.). Taip pat gali pasikeisti paties lėšų gavėjo duomenys (pvz., teisinis statusas, adresas, banko sąskaita, gavėjo teisinis atstovas).
Dotacijų susitarimai gali būti keičiami tik raštu. Pakeitimai įsigalioja tą dieną, kurią juos pasirašo paskutinė šalis, arba pakeitimo prašymo patvirtinimo dieną. Tuomet pakeitimai pradedami taikyti šalių sutartą dieną.
Teisinio tikrumo ir vienodų sąlygų užtikrinimo sumetimais, dotacijos susitarimo arba sprendimo dėl dotacijos bendrosios sąlygos turėtų likti nepakitusios. Šios sąlygos paprastai skelbiamos kartu su kvietimu teikti paraiškas.
Rezultatų nuosavybė
Pagal dotacijų susitarimus, jei nenurodoma kitaip, projekto rezultatai lieka lėšų gavėjų nuosavybė. Vis dėlto Europos Komisijai suteikiamos teisės naudotis projektų rezultatais – visos įvairiapusio naudojimo sąlygos nurodomos dotacijos susitarime.
Rezultatai – tai bet kokio pavidalo ar pobūdžio materialus ar nematerialus veiksmo padarinys, pavyzdžiui, duomenys, praktinės žinios ar informacija, kuriuos galima apsaugoti arba ne, taip pat visos su jais susijusios teisės, įskaitant intelektinės nuosavybės teises.
Dokumentų registravimas ir saugojimas
Svarbu rūpintis dokumentų saugojimu, registruoti visus patvirtinamuosius dokumentus, kad galėtumėte įrodyti, jog projektas buvo tinkamai valdomas ir įgyvendintas. Be kita ko, reikia registruoti reikalavimus atitinkančias išlaidas ir tvarkyti atitinkamą apskaitą.
Dotacijos mokėjimas
Paprastai dotacijos per projekto laikotarpį mokamos dalimis. Pasirašius dotacijos susitarimą, gaunamas išankstinio finansavimo mokėjimas, o vėliau gali būti išmokėtos viena arba daugiau tarpinių sumų. Galutinė išmoka gaunama baigus projektą.
Tarpiniai ir galutiniai mokėjimai atliekami atsižvelgiant į projekto rezultatus. Svarbu atsiskaityti už savo projekto pažangą laikantis dotacijos susitarime nustatyto ataskaitų teikimo tvarkaraščio.