La maggior parte dei progetti finanziati dall'UE sono progetti collaborativi con organizzazioni di diversi paesi dell'UE o paesi associati organizzati sotto forma di consorzio gestito da un coordinatore del progetto. Se la sovvenzione è concessa, viene firmato un contratto, denominato "convenzione di sovvenzione", e l'attuazione del progetto può iniziare. In ogni fase del processo è possibile ottenere assistenza sotto forma di modelli di relazioni e scadenze da rispettare per tutta la durata del progetto. Trova informazioni sulle diverse fasi della gestione del progetto.
Firma della convenzione di sovvenzione
Una volta che la proposta ha superato con successo la fase di valutazione, i richiedenti sono informati dell'esito. Se la sovvenzione viene concessa, i beneficiari saranno invitati a firmare un contratto denominato "convenzione di sovvenzione". In questa fase, un richiedente può dover seguire una serie di passi:
- fornire ulteriori informazioni giuridiche e amministrative non incluse nella proposta
- se del caso, essere pronto a modificare la proposta sulla base della relazione di valutazione.
Obblighi in materia di relazioni, elementi da fornire e visibilità
Per garantire che il progetto sia realizzato secondo le norme e le scadenze concordate, vi sono alcune fasi di cui tenere conto:
- relazione - occorre inviare periodicamente relazioni tecniche e finanziarie alla Commissione
- elementi da fornire - a seconda del progetto, potrebbe essere necessario presentare elementi specifici, come informazioni, una relazione specifica, un opuscolo tecnico con un diagramma, un elenco, un software per lo stato di avanzamento dei lavori ecc., indicati nella convenzione di sovvenzione
- comunicare i risultati del progetto - una comunicazione efficace è a sua volta una componente essenziale dei progetti e dei programmi di cooperazione finanziati con successo dall'UE. Occorre pianificare le attività di comunicazione sin dall'inizio delle azioni finanziate dall'UE, vi sono determinati requisiti di visibilità e comunicazione da rispettare a seconda del programma o del progetto.
Requisiti in materia di comunicazione
Monitoraggio, controlli, audit e verifiche
La Commissione monitora l’attuazione del progetto (durante il suo svolgimento o successivamente), al fine di garantirne la conformità con la convenzione di sovvenzione. La convenzione di sovvenzione definisce le attività da intraprendere, la durata del progetto, il bilancio complessivo, i tassi e i costi, il contributo del bilancio dell'UE, tutti i diritti e gli obblighi e altro ancora.
Il processo di controlli, audit e verifiche dipende dalla sovvenzione e dal progetto e può comprendere:
- la verifica della corretta attuazione dell’azione in conformità della convenzione di sovvenzione, compresa la valutazione della coerenza degli elementi da fornire e delle relazioni con la descrizione e il piano di lavoro
- audit finanziari sui tuoi conti in quanto beneficiario per verificare i costi ammissibili sostenuti.
Modifiche della convenzione di sovvenzione
Talvolta la convenzione di sovvenzione deve essere modificata. Le ragioni di una modifica possono variare notevolmente. Possono riflettere la necessità di adeguarsi alle mutevoli condizioni di attuazione dell'azione/del programma di lavoro (ad esempio, modificare il bilancio inizialmente previsto, prorogare il periodo di attuazione dell'azione, ecc.). Potrebbero anche includere modifiche relative al beneficiario stesso (ad esempio, modifiche dello status giuridico, dell'indirizzo, del conto bancario, del rappresentante legale del beneficiario).
Le convenzioni di sovvenzione possono essere modificate soltanto per iscritto. Le modifiche entrano in vigore alla data della firma dell'ultima parte o alla data di approvazione della richiesta di modifica. Le modifiche diventano quindi applicabili a decorrere da una data concordata dalle parti.
Per motivi di certezza del diritto e di parità di trattamento, le condizioni generali della convenzione o decisione di sovvenzione dovrebbero rimanere invariate. Tali condizioni sono generalmente pubblicate con l'invito a presentare proposte.
Proprietà dei risultati
In base alle convenzioni di sovvenzione, se non diversamente specificato, i risultati del progetto rimangono di proprietà dei beneficiari. Tuttavia, alla Commissione europea sono concessi i diritti di utilizzare i risultati e gli elementi dei progetti, tutte le condizioni di utilizzo e riutilizzo sono specificate nella convenzione di sovvenzione.
Per "risultati" si intende qualsiasi effetto tangibile o intangibile dell'azione, ad esempio dati, conoscenze o informazioni, indipendentemente dalla loro forma o natura, che possano o no essere protetti, nonché qualsiasi diritto ad essi collegato, ivi compresi i diritti di proprietà intellettuale.
Tenuta dei registri
È importante tenere registri e altra documentazione giustificativa che attestino adeguatamente la corretta gestione ed esecuzione del progetto. Ciò comprende la registrazione delle spese ammissibili e dei conti corrispondenti.
Pagamento della sovvenzione
Le sovvenzioni vengono generalmente erogate in più rate nell'arco della durata del progetto. Dopo la firma della convenzione di sovvenzione, i beneficiari ricevono un pagamento di prefinanziamento che può essere seguito da uno o più pagamenti intermedi. Il pagamento finale sarà erogato una volta completato il progetto.
I pagamenti intermedi e quello finale sono erogati in funzione degli elementi da fornire del progetto. È importante rendere conto dello stato di avanzamento del progetto rispettando il calendario di stesura delle relazioni stabilito nella convenzione di sovvenzione.