Управление на вашия проект по споразумение за отпускане на безвъзмездни средства

Повечето финансирани от ЕС проекти са съвместни проекти на организации от различни държави от Съюза или асоциирани държави, които формират консорциум, управляван от координатор на проекта. Ако бъде взето решение за отпускане на безвъзмездни средства, се подписва договор, наречен „споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“, и изпълнението на проекта може да започне. На всеки етап от изпълнението на проекта са налични насоки, включващи образци за докладване и крайни срокове. Вижте информация за различните етапи от управлението на проекта.

Подписване на споразумение за безвъзмездни средства

След като предложението премине етапа на оценка, кандидатите се информират за резултата. Ако бъде взето решение за отпускане на безвъзмездни средства, ще ви поканят да подпишете подробен договор, наречен „споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“. На този етап може да се наложи да следвате определени стъпки в качеството си на кандидат:

• да предоставите правни и административни данни, които не са включени в предложението
• да имате готовност да измените предложението си, както е посочено в доклада за оценка, ако е приложимо.

Изисквания за докладване, резултати и видимост

За да сте сигурни, че вашият проект се изпълнява в съответствие с договорените стандарти и срокове, има няколко елемента, които трябва да вземете под внимание:

• докладване — трябва редовно да изпращате технически и финансови отчети на Комисията или на възлагащия орган
• резултати — в зависимост от проекта може да трябва да представите конкретни резултати, като например обща информация, специален доклад, брошура с технически диаграми, списъци, данни за етапи на разработване на софтуер и т.н.), които са определени в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства
• съобщаване на резултатите от проекта — ефективната комуникация също е важен елемент на успешните проекти и програми за сътрудничество, финансирани от ЕС. Трябва да планирате комуникационни дейности от началото на вашите финансирани от ЕС действия — в зависимост от съответната програма или проект съществуват определени изисквания за видимост и комуникация.

Изисквания за комуникация

Мониторинг, проверки, одити и прегледи

Комисията ще следи изпълнението на вашия проект (по време на самия процес или след приключването му), за да се гарантира спазването на условията за предоставяне на безвъзмездните средства. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се определят дейностите, които ще бъдат извършени, продължителността на проекта, общият бюджет, ставките и разходите, приноса на бюджета на ЕС, всички права и задължения и други.

Процесът на проверки, одити и прегледи зависи от безвъзмездните средства и проекта и може да включва:

• проверки на правилното изпълнение на действието в съответствие със споразумението за предоставяне на безвъзмездни средства, включително оценка на това дали резултатите и докладите съответстват на описанието и работния план
• финансови одити на сметките на получателя на средствата, за да се проверят направените допустими разходи

Изменения на споразумения за отпускане на безвъзмездни средства

Понякога може да се наложи вашето споразумение за отпускане на безвъзмездни средства да бъде изменено. Причините за това могат да са най-различни. Те могат да отразяват необходимостта от адаптиране към променящите се условия за изпълнение на дейността/работната програма (напр. промяна на първоначално предвидения бюджет, удължаване на срока за изпълнение на действието и др.). Също така те могат да включват промени, свързани с бенефициера (напр. промени в правния статут, адреса, банковата сметка, законния представител на бенефициера).

Споразуменията за безвъзмездни средства се изменят само в писмена форма. Измененията влизат в сила на датата на подписване от последната страна или на датата на одобряване на искането за изменение. След това измененията пораждат действие на договорена от страните дата.

От съображения за правна сигурност и равнопоставеност общите условия на споразумението и решението за отпускане на безвъзмездни средства трябва да останат непроменени. Тези условия обикновено се публикуват заедно с поканата за представяне на предложения.

Собственост върху резултатите

В рамките на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства резултатите от проекта остават собственост на бенефициерите, освен ако не е посочено друго. Европейската комисия обаче има право да използва резултатите от проектите — всички условия за използване и повторна употреба се посочват в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.

„Резултати“ означава всеки материален или нематериален ефект от дейността, като данни, ноу-хау или информация, независимо от тяхната форма или естество и независимо дали могат да бъдат обект на закрила, както и всички права, свързани с тях, включително правата върху интелектуална собственост.

Водене на документация

Важно е да водите документация и да съхранявате придружаващите документи, за да докажете добросъвестно управление и изпълнение на вашия проект. Това включва документация за допустимите разходи и съответните сметки.

Плащане на безвъзмездните средства

Безвъзмездните средства обикновено се изплащат на няколко транша, докато продължава изпълнението на проекта. След като подпишете споразумението за отпускане на безвъзмездните средства, ще получите плащане по предварителното финансиране, което може да бъде последвано от едно или повече междинни плащания. Последното плащане ще бъде извършено след приключването на проекта.

Междинните плащания и последното плащане зависят от резултатите от проекта. Важно е да докладвате за напредъка на вашия проект в съответствие с графика за докладване, включен в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства.