Upravljanje vašega projekta na podlagi sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev

Večina projektov, ki jih financira EU, so skupni projekti z organizacijami iz različnih držav EU ali pridruženih držav, organiziranimi v obliki konzorcija, ki ga upravlja koordinator projekta. Če se nepovratna sredstva dodelijo, se podpiše pogodba, imenovana „sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev“, in projekt se lahko začne izvajati. Na vsakem koraku so na voljo smernice v obliki predlog za poročanje in rokov, ki jih je treba upoštevati skozi celoten projekt. Poiščite informacije o različnih korakih pri vodenju projektov.

Podpis sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev

Ko predlog preide fazo ocenjevanja, so prijavitelji obveščeni o izidu. Če bodo nepovratna sredstva dodeljena, boste povabljeni k podpisu podrobne pogodbe, imenovane „sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev“. Kot prijavitelj boste morda morali na tej stopnji izvesti več korakov:

• navesti dodatne pravne in upravne podrobnosti, ki niso vključene v predlog;
• bodite pripravljeni spremeniti svoj predlog, kot je navedeno v ocenjevalnem poročilu, če je primerno.

Zahteve glede poročanja, končnih rezultatov in prepoznavnosti

Za zagotovitev, da se vaš projekt izvaja v skladu z dogovorjenimi standardi in roki, je treba upoštevati nekaj korakov:

• poročanje – Komisiji ali naročniku morate predložiti redna tehnična in finančna poročila;
• končni rezultati – odvisno od projekta boste morda morali predložiti posebne rezultate, kot so splošne informacije, posebno poročilo, brošura s tehničnim diagramom, seznami, mejniki programske opreme itd., ki so bili opredeljeni v sporazumu o dodelitvi nepovratnih sredstev;
• obveščanje o rezultatih vašega projekta – tudi učinkovita komunikacija je bistvena sestavina uspešnih projektov in programov sodelovanja, ki jih financira EU. Komunikacijske dejavnosti morate načrtovati že od začetka ukrepov, ki jih financira EU – glede na vaš program ali projekt je treba upoštevati nekatere zahteve glede prepoznavnosti in obveščanja.

Zahteve glede obveščanja

Spremljanje, preverjanje, revizije in pregledi

Komisija bo spremljala izvajanje vašega projekta (med izvajanjem ali po njem), da bi zagotovila njegovo skladnost s sporazumom o dodelitvi nepovratnih sredstev. Sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev določa dejavnosti, ki se bodo izvajale, trajanje projekta, skupni proračun, tarife in stroške, prispevek proračuna EU, vse pravice in obveznosti ter drugo.

Postopek preverjanja, revizij in pregledov je odvisen od vaših nepovratnih sredstev in projekta ter lahko vključuje:

• preverjanje, ali je bil ukrep pravilno izveden v skladu s sporazumom o dodelitvi nepovratnih sredstev, vključno z oceno, ali so končni rezultati in poročila skladni z opisom in delovnim načrtom;
• finančne revizije vaših računovodskih izkazov kot upravičenca, da se preverijo upravičeni nastali stroški.

Spremembe sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev

Včasih bo morda treba spremeniti vaš sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev. Razlogi za spremembo so lahko zelo različni. Odražajo lahko potrebo po prilagoditvi spreminjajočim se pogojem za izvajanje ukrepa/delovnega programa (npr. sprememba prvotno predvidenega proračuna, podaljšanje obdobja izvajanja ukrepa itd.). Vključujejo lahko tudi spremembe v zvezi s samim upravičencem (npr. spremembe pravnega statusa, naslova, bančnega računa ali pravnega zastopnika upravičenca).

Sporazumi o dodelitvi nepovratnih sredstev se lahko spremenijo le v pisni obliki. Spremembe začnejo veljati na datum podpisa zadnje stranke ali na datum odobritve zahtevka za spremembo. Spremembe nato začnejo učinkovati na datum, o katerem se dogovorita stranki.

Zaradi pravne varnosti in enakega obravnavanja bi morali splošni pogoji sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev ostati nespremenjeni. Ti pogoji se običajno objavijo skupaj z razpisom za zbiranje predlogov.

Lastništvo rezultatov

V skladu s sporazumi o dodelitvi nepovratnih sredstev rezultati projekta ostanejo v lasti upravičencev, če ni določeno drugače. Vendar pa ima Evropska komisija pravico do uporabe rezultatov projektov, tudi končnih – vsi pogoji uporabe in ponovne uporabe so določeni v sporazumu o dodelitvi nepovratnih sredstev.

„Rezultati“ pomeni materialne ali nematerialne učinke ukrepa, kot so podatki, tehnično znanje in izkušnje ali informacije, ne glede na njihovo obliko ali vrsto in ne glede na to, ali jih je mogoče zaščititi ali ne, ter vse z njimi povezane pravice, vključno s pravicami intelektualne lastnine.

Vodenje evidenc

Pomembno je, da vodite evidence in hranite drugo dokazno dokumentacijo, ki dokazuje, da je bil vaš projekt pravilno voden in izvajan. To vključuje vodenje evidenc o upravičenih stroških in ustreznih računovodskih izkazih.

Plačilo nepovratnih sredstev

Nepovratna sredstva se običajno izplačajo v več obrokih med trajanjem projekta. Ko boste podpisali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev, boste prejeli plačilo predhodnega financiranja, ki mu lahko sledi eno ali več vmesnih plačil. Končno plačilo boste prejeli ob zaključku projekta.

Vmesna in končna plačila so odvisna od končnih rezultatov projekta. Pomembno je, da o napredku svojega projekta poročate v skladu s koledarjem poročanja iz sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev.