Så driver du ditt projekt enligt ett bidragsavtal

De flesta EU-finansierade projekt är samarbeten mellan organisationer från olika EU-länder eller associerade länder i form av konsortier och under ledning av en projektsamordnare. Om bidraget beviljas undertecknar man ett så kallat bidragsavtal och projektet kan sjösättas. Det finns vägledning att få för varje steg i projektet i form av mallar för rapporteringen och olika tidsfrister under projektets gång. Här kan du läsa om projektförvaltningens olika steg.

Underteckna ett bidragsavtal

Efter avslutad utvärdering informeras de sökande om resultatet. Om bidraget beviljas ingår du ett bidragsavtal. På det här stadiet kan du behöva

• lämna in alla begärda juridiska och administrativa uppgifter som inte fanns med i ditt förslag
• vara beredd att ändra förslaget i enlighet med en utvärderingsrapport.

Rapportering, resultat och synlighet

För att verkligen vara säker på att ditt projekt genomförs i enlighet med de överenskomna standarderna och tidsfristerna måste du tänka på följande:

• Rapportering – du måste regelbundet lämna in tekniska och ekonomiska rapporter till EU-kommissionen eller den ansvariga myndigheten via EU:s portal för bidrag och upphandling.
• Resultat – beroende på projektet måste du lämna in specifika resultat enligt vad som anges i bidragsavtalet. Det kan t.ex. vara allmän information, särskilda rapporter, broschyrer med tekniska diagram, förteckningar eller datorprogram i mellanversioner.
• Kommunikation om dina projektresultat – effektiv kommunikation är också viktig för att EU-finansierade samarbetsprojekt och samarbetsprogram ska lyckas. Du måste planera din kommunikationsverksamhet från starten – det finns vissa synlighets- och kommunikationskrav som måste vara uppfyllda beroende på ditt program eller projekt.

Kommunikationskrav

Övervakning, kontroll, revision och översyn

Kommissionen övervakar hur ditt projekt genomförs (både under och efter projektet) för att försäkra sig om att det följer bidragsavtalet. Av bidragsavtalet framgår bland annat projektets aktiviteter, löptid, totala budget, räntor och kostnader, bidrag från EU:s budget samt alla rättigheter och skyldigheter.

Tillsynen kan gå ut på följande beroende på typ av projekt och bidrag:

• Kontroll av om projektet genomförs i enlighet med bidragsavtalet, bl.a. genom att man granskar om resultaten och rapporterna stämmer överens med beskrivningen och arbetsplanen.
• Finansiell revision av dina räkenskaper för att verifiera de stödberättigande kostnaderna.

Ändring av bidragsavtal

Ibland kan bidragsavtalet behöva ändras av olika skäl. Eventuellt behöver avtalet anpassas till ändrade villkor för hur åtgärden/arbetsprogrammet ska genomföras (t.ex. ändring av den ursprungliga budgeten eller förlängning av genomförandeperioden). Ändringarna kan också gälla dig som bidragsmottagare (t.ex. ändring av rättslig status, adress, bankkonto eller ombud).

Bidragsavtal får bara ändras skriftligen. Ändringarna träder i kraft den dag den sista parten undertecknar ändringen eller den dag begäran om ändring godkänns. Ändringarna får sedan verkan den dag parterna bestämt.

Av rättssäkerhets- och likabehandlingsskäl bör emellertid bidragsavtalets eller bidragsbeslutets allmänna villkor inte ändras. Villkoren publiceras normalt tillsammans med ansökningsomgången.

Äganderätt till resultaten

Om inget annat anges i bidragsavtalet förblir projektets resultat bidragsmottagarens egendom. Kommission har dock rätt att använda projektresultaten. Alla villkor för användning och vidareutnyttjande framgår av bidragsavtalet.

Med resultat menas alla materiella eller immateriella utfall av åtgärden, t.ex. data, sakkunskap eller information, oberoende av form eller typ och oavsett om de kan skyddas eller inte, samt alla tillhörande rättigheter, bland annat immateriella rättigheter.

Dokumentera projektet

Det är viktigt att dokumentera projektet och spara styrkande handlingar så att du kan visa att det har skötts och genomförts korrekt. Du bör spara redovisningen av stödberättigande kostnader och motsvarande räkenskaper.

Utbetalning av bidraget

Bidragsbeloppet delas vanligtvis upp på flera delbetalningar under projektet. När du har undertecknat avtalet betalas en förfinansiering ut som sedan följs av en eller flera mellanliggande betalningar. När projektet är avslutat får du en slutbetalning.

De mellanliggande betalningarna och slutbetalningen betalas bara ut om projektet bevisligen går framåt. Det är viktigt att redovisa resultaten enligt tidtabellen för projektredovisning i bidragsavtalet.