Większość projektów finansowanych przez UE to projekty realizowane we współpracy z organizacjami z różnych krajów Unii lub krajów stowarzyszonych w ramach konsorcjum zarządzanego przez koordynatora projektu. W przypadku przyznania dotacji podpisywana jest umowa, tzw. umowa o udzielenie dotacji, i można przystąpić do realizacji projektu. Na każdym etapie realizacji projektu dostępna jest pomoc w formie szablonów sprawozdawczych i harmonogramów, których trzeba przestrzegać. Poniżej można się zapoznać się z informacjami na temat poszczególnych etapów zarządzania projektem.
Zawarcie umowy o udzielenie dotacji
Po zakończeniu etapu oceny wniosku wnioskodawcy są informowani o jej wyniku. W przypadku przyznania dotacji, zostaną poproszeni o podpisanie szczegółowej umowy nazywanej umową o udzielenie dotacji. Na tym etapie wnioskodawca być może będzie musiał:
- podać dodatkowe informacje prawne i administracyjne, które nie zostały uwzględnione we wniosku
- być gotowy do wprowadzenia zmian w swoim wniosku, o ile zaznaczono to w sprawozdaniu z oceny.
Wymogi dotyczące sprawozdawczości, wyników i widoczności
Aby projekt był realizowany z zachowaniem uzgodnionych norm i terminów, należy pamiętać o kilku wymaganiach:
- sprawozdawczość – należy regularnie przedkładać Komisji lub instytucji zamawiającej sprawozdania techniczne i finansowe
- wyniki – w zależności od projektu możliwe, że wymagane będzie przedstawienie konkretnych wyników (np. informacji ogólnych, sprawozdania specjalnego, broszury ze schematem technicznym, wykazów, oprogramowania, celów pośrednich itp.) określonych w umowie o udzielenie dotacji
- informowanie o rezultatach projektu – skuteczna komunikacja jest również istotnym elementem udanych projektów i programów współpracy finansowanych przez UE. Działania komunikacyjne należy zaplanować od momentu rozpoczęcia działań finansowanych przez UE – obowiązują określone wymogi dotyczące widoczności i przekazywania informacji, które należy spełnić w zależności od programu lub projektu.
Wymogi w zakresie przekazywania informacji.
Monitorowanie, kontrole, audyty i przeglądy
Komisja monitoruje realizację projektu (w jej trakcie lub po jej zakończeniu) oraz jego zgodność z umową o udzielenie dotacji. W umowie o udzielenie dotacji określa się, jakie działania zostaną zrealizowane, czas trwania projektu, budżet całkowity, stawki i koszty, wkład z budżetu UE, wszystkie prawa i obowiązki oraz inne elementy.
W zależności od dotacji i projektu proces kontroli, audytu i przeglądu może obejmować:
- sprawdzenie, czy projekt jest prawidłowo realizowany zgodnie z umową o udzielenie dotacji, w tym również ocenę, czy wyniki i sprawozdania są zgodne z opisem i planem prac
- kontrole finansowe na rachunkach beneficjenta w celu weryfikacji kwalifikowalności poniesionych kosztów.
Zmiany w umowach o udzielenie dotacji
W niektórych przypadkach umowa o udzielenie dotacji może wymagać zmian. Powody wprowadzania zmian mogą być bardzo różne. Mogą one odzwierciedlać potrzebę dostosowania się do zmieniających się warunków realizacji działania/programu prac (np. zmiana pierwotnie zaplanowanego budżetu, przedłużenie okresu realizacji działania). Mogą również obejmować zmiany dotyczące samego beneficjenta (np. zmiany statusu prawnego, adresu, rachunku bankowego, przedstawiciela prawnego beneficjenta).
Zmiany w umowach o udzielenie dotacji mogą być dokonywane wyłącznie na piśmie. Zmiany wchodzą w życie w dniu ich podpisania przez ostatnią ze stron lub w dniu zatwierdzenia wniosku o dokonanie zmiany. Zmiany następnie stają się skuteczne w dniu uzgodnionym przez strony.
Z uwagi na pewność prawa i równe traktowanie ogólne warunki umowy o udzielenie dotacji lub decyzji o udzieleniu dotacji powinny pozostać niezmienione. Warunki te publikuje się zwykle razem z zaproszeniem do składania wniosków.
Własność rezultatów
Jeżeli nie określono inaczej, na podstawie umów o udzielenie dotacji rezultaty projektu pozostają własnością beneficjentów. Komisja Europejska ma jednak prawo do wykorzystywania rezultatów i wyników projektów – wszystkie warunki wykorzystywania i ponownego wykorzystywania są określone w umowie o udzielenie dotacji.
„Rezultaty” oznaczają wszelkie materialne lub niematerialne skutki działania, takie jak dane, wiedza fachowa lub informacje, bez względu na ich formę lub charakter, niezależnie od tego, czy mogą być one chronione, jak również wszelkie związane z nimi prawa, w tym prawa własności intelektualnej.
Przechowywanie zapisów
Bardzo ważne jest przechowywanie zapisów i innych dokumentów świadczących o prawidłowym zarządzaniu projektem i jego prawidłowej realizacji. Obejmuje to również przechowywanie zapisów dotyczących kosztów kwalifikowalnych i odpowiednich rachunków.
Wypłata dotacji
Dotacje zazwyczaj wypłaca się w kilku transzach w okresie realizacji projektu. Po podpisaniu umowy o udzielenie dotacji, beneficjent otrzyma płatność zaliczkową, a następnie jedną lub kilka płatności okresowych. Płatność końcową wypłaca się po zakończeniu projektu.
Płatności okresowe i końcowe są uzależnione od wyników projektu. Ważne jest, aby przedstawiać sprawozdania z postępów w realizacji projektu zgodnie z kalendarzem przekazywania informacji określonym w umowie o udzielenie dotacji.