Az uniós finanszírozású projektek többsége különböző uniós vagy társult országbeli szervezetekkel együttműködésben megvalósuló projekt, amelyet egy projektkoordinátor által irányított konzorcium formájában szerveznek. A támogatás odaítélése esetén a felek támogatási megállapodást írnak alá, és megkezdődhet a projekt végrehajtása. A projekt minden egyes lépéséhez útmutatást kap, amely tartalmazza többek között a beszámoláshoz használandó dokumentummintákat és a projekt során betartandó határidőket. Tájékozódjon a projektmenedzsment különböző lépéseiről.
A támogatási megállapodás aláírása
Miután a pályázat átment az értékelési szakaszon, a pályázók értesítést kapnak az eredményről. Ha odaítélték a támogatást, akkor Ön felkérést kap a szerződéses feltételeket részletesen meghatározó támogatási megállapodás aláírására. Előfordulhat, hogy pályázóként Önnek ebben a szakaszban el kell végeznie néhány lépést:
- a pályázatban foglaltakon kívül további jogi és adminisztratív adatokat kell megadnia;
- adott esetben módosítania kell az eredeti projektjavaslatot az értékelési jelentésben foglaltak szerint.
Beszámolás, megvalósult eredmények és láthatósági követelmények
Annak érdekében, hogy a projekt az elfogadott normáknak és határidőknek megfelelően valósuljon meg, néhány lépést figyelembe kell vennie:
- beszámolás – rendszeres technikai és pénzügyi jelentéseket kell benyújtania a Bizottságnak vagy az ajánlatkérő szervnek;
- eredmények – projekttől függően előfordulhat, hogy a támogatási megállapodásban meghatározottak szerint konkrét eredményeket kell benyújtania, például általános információkat, különjelentést, műszaki diagramokat tartalmazó brosúrát, listákat, szoftverfejlesztési mérföldköveket stb.;
- kommunikáció a projekt eredményeiről – a sikeres uniós finanszírozású együttműködési projekteknek és programoknak az eredményes kommunikáció is lényeges eleme. A kommunikációs tevékenységeket Önnek az EU által finanszírozott intézkedések kezdetétől fogva meg kell terveznie, és programtól vagy projekttől függően be kell tartania bizonyos láthatósági és kommunikációs követelményeket.
Figyelemmel kísérés, ellenőrzés, audit és felülvizsgálat
A Bizottság figyelemmel kíséri a projekt végrehajtását (a projekt során vagy azt követően), és meggyőződik arról, hogy az megfelel-e a támogatási megállapodásnak. A támogatási megállapodás határozza meg a végrehajtandó tevékenységeket, a projekt időtartamát, a teljes költségvetést, az arányokat és költségeket, az uniós költségvetés hozzájárulását, az összes jogot és kötelezettséget és sok egyebet is.
Az ellenőrzések, auditok és felülvizsgálatok folyamata a támogatástól és a projekttől függ, és a következőket tartalmazhatja:
- annak ellenőrzése, hogy az intézkedés a támogatási megállapodásnak megfelelően valósult-e meg, beleértve azt is, hogy az eredmények és a jelentések megfelelnek-e a leírásnak és a munkatervnek;
- az Ön mint kedvezményezett számláinak pénzügyi vizsgálata a felmerült elszámolható költségek ellenőrzése végett.
A támogatási megállapodás módosítása
Előfordulhat, hogy a támogatási megállapodás módosításra szorul. Ennek több oka lehet. Tükrözheti azt, hogy az intézkedés/munkaprogram végrehajtásának feltételei megváltoznak, s ehhez alkalmazkodni kell (pl. módosítani kell az eredetileg tervezett költségvetést, meg kell hosszabbítani az intézkedés megvalósítási időszakát stb.). Tartalmazhatnak továbbá a kedvezményezettel kapcsolatos változásokat is (pl. a jogállás, a cím, a bankszámla vagy a kedvezményezett jogi képviselőjének megváltozása).
A vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodás csak írásban módosítható. A módosítások azon a napon lépnek hatályba, amelyen az utolsó szerződő fél aláírja őket, vagy amelyen a módosítási kérelmet jóváhagyják. A módosításokat ezután a felek megállapodása szerinti időponttól kell alkalmazni.
A jogbiztonság és az egyenlő bánásmód érdekében a támogatási megállapodás vagy a támogatási határozat általános feltételeit nem szabad módosítani. Ezeket a feltételeket általában a pályázati felhívással együtt teszik közzé.
Az eredmények tulajdonjoga
A támogatási megállapodások értelmében a projekt eredményei – eltérő rendelkezés híján – a kedvezményezettek tulajdonában maradnak. Az Európai Bizottság azonban jogosult a projekteredmények és a leszállítandó anyagok felhasználására. A felhasználás és újrafelhasználás összes feltételét a támogatási megállapodás határozza meg.
„Eredmény” az adott tevékenység bármilyen fizikai vagy virtuális hatása, például adatok, szakismeret vagy információk, függetlenül annak formájától és jellegétől, valamint attól, hogy oltalom alá helyezhető-e vagy sem, továbbá a hozzájuk kapcsolódó jogok, beleértve a szellemi tulajdonhoz fűződő jogokat is.
Nyilvántartás
Fontos, hogy nyilvántartásokat vezessen és megőrizze az alátámasztó dokumentumokat, amelyek bizonyítják, hogy a projektet megfelelően irányították és hajtották végre. Idetartozik az elszámolható költségek és a megfelelő számlák nyilvántartása is.
A támogatás kifizetése
A támogatást rendszerint több részletben folyósítják a kedvezményezettek részére a projekt időtartama alatt. A támogatási megállapodás aláírását követően Ön előfinanszírozásban részesül, amelyet egy vagy több időközi kifizetés követhet. A végsőegyenleg-kifizetés a projekt lezárultakor esedékes.
Az időközi és végső kifizetések a projekt eredményeinek függvényében történnek. Fontos, hogy a projekt haladásáról a támogatási megállapodásban meghatározott beszámolási ütemtervnek megfelelően adjon számot.