Většina projektů financovaných z EU jsou projekty spolupráce organizací z různých zemí EU nebo přidružených zemí, které vytvoří konsorcium, v jehož čele stojí koordinátor projektu. Po udělení grantu je podepsána smlouva nazvaná „grantová dohoda“. Následně lze začít s realizací projektu. Každá fáze realizace se řídí pokyny ve formě vzorů pro podávání zpráv a lhůt, které je nutné po dobu trvání projektu dodržovat. V následujícím textu se dozvíte informace o jednotlivých krocích řízení projektu.
Podpis grantové dohody
Po vyhodnocení předloženého návrhu jsou žadatelé informováni o výsledku. Pokud vám byl grant udělen, budete vyzváni k podpisu podrobné smlouvy – tzv. grantové dohody. V této fázi budete muset jako žadatel:
- poskytnout další právní a administrativní údaje, které nebyly součástí návrhu
- v případě potřeby svou nabídku upravit tak, jak je uvedeno v hodnotící zprávě.
Požadavky na podávání zpráv, výstupy a viditelnost
Aby se zajistilo, že je váš projekt prováděn v souladu s dohodnutými normami a lhůtami, budete muset plnit tyto povinnosti:
- podávání zpráv – Komisi nebo veřejnému zadavateli musíte pravidelně předkládat technické a finanční zprávy
- výstupy – v závislosti na projektu budete muset předkládat konkrétní výstupy (například obecné informace, zvláštní zprávu, technickou dokumentaci, přehled, informace o dokončené etapě vývoje softwaru apod.) tak, jak je to staveno v grantové dohodě
- informování o výsledcích projektu – nezbytnou součástí úspěšných projektů a programů spolupráce financovaných z EU je také efektivní komunikace. Komunikační činnosti je třeba plánovat již od začátku akcí financovaných z prostředků EU. V závislosti na programu nebo projektu je nutné dodržovat určité požadavky na zviditelnění a komunikaci.
Požadavky v oblasti komunikace
Monitoring, kontroly, audity a přezkumy
Komise realizaci projektu monitoruje (v jeho průběhu i po jeho dokončení), aby měla jistotu, že probíhá v souladu s podmínkami grantové dohody. Grantová dohoda stanoví, jaké činnosti budou prováděny, dobu trvání projektu, celkový rozpočet, sazby a náklady, příspěvek z rozpočtu EU, všechna práva a povinnosti a další.
Průběh kontrol, auditů a přezkumů závisí na vašem grantu a projektu a může zahrnovat:
- kontrolu, zda byly akce řádně provedeny v souladu s grantovou dohodou, včetně toho, zda výstupy projektu a zprávy odpovídají popisu a pracovnímu programu
- finanční audit účetní závěrky příjemce grantu s cílem ověřit způsobilost vzniklých nákladů.
Změny grantových dohod
Někdy je nutné text grantové dohody pozměnit. Důvody pro provedení změny mohou být různé. Mohou odrážet potřebu přizpůsobit se měnícím se podmínkám provádění akce/pracovního programu (např. upravit původně plánovaný rozpočet, prodloužit dobu provádění akce atd.). Nebo může jít o změny týkající se samotného příjemce (např. změna právního postavení, adresy, bankovního účtu, právního zástupce příjemce).
Grantovou dohodu lze změnit pouze písemně. Změna vstupuje v platnost dnem, kdy ji podepíše poslední ze smluvních stran, nebo dnem schválení žádosti o změnu. Změny pak nabývají účinku dnem, na němž se strany dohodnou.
Z důvodů právní jistoty a rovného zacházení by se neměly měnit ty části grantové dohody, které se týkají obecných podmínek nebo rozhodnutí o udělení grantu. Tyto podmínky se obvykle zveřejňují spolu s výzvou k podávání návrhů.
Vlastnictví výsledků
Není-li stanoveno jinak, zůstávají podle grantových dohod výsledky projektu majetkem příjemců. Evropské komisi jsou však udělena práva používat výsledky a výstupy projektů – všechny podmínky využití a opětovného použití jsou stanoveny v grantové dohodě.
„Výsledky“ se rozumí jakékoli hmotné či nehmotné účinky akce, jako jsou data, know-how nebo informace, bez ohledu na jejich formu či povahu a bez ohledu na to, zda mohou být chráněny, jakož i veškerá práva s nimi spojená, včetně práv duševního vlastnictví.
Vedení záznamů
Nezapomeňte si vést záznamy a archivovat podkladovou dokumentaci, na jejímž základě můžete prokázat řádné řízení a provádění projektu. Rozumí se tím i vedení záznamů o způsobilých nákladech a příslušných účetních závěrkách.
Vyplacení grantu
Granty se během trvání projektu obvykle vyplácejí v několika splátkách. Po podpisu grantové dohody obdržíte předběžnou platbu, po níž zpravidla následuje jedna nebo několik průběžných plateb. Závěrečnou platbu obdržíte po dokončení projektu.
Vyplacení průběžných plateb a závěrečné platby závisí na výstupech projektu. Je důležité, abyste v souladu s harmonogramem projektu, který je uveden v grantové dohodě, podávali pravidelné zprávy o dosaženém pokroku.