Majoritatea proiectelor finanțate de UE sunt proiecte de colaborare între organizații din diferite țări ale UE sau țări asociate, formând un consorțiu gestionat de un coordonator de proiect. Atunci când se atribuie un grant, părțile semnează un contract denumit „acord de grant”, după care demarează implementarea proiectului. Pentru toate etapele, există jaloane care să vă ajute în acest sens, sub forma modelelor de raportare și a termenelor-limită care trebuie respectate. Găsiți informații despre diferitele etape ale gestionării proiectului.
Semnarea unui acord de grant
După evaluare, Comisia comunică deciziile solicitanților. Dacă vi se atribuie un grant, veți fi invitat să semnați un contract detaliat numit „acord de grant”. Va trebui probabil să parcurgeți o serie de pași:
- să furnizați detalii juridice și administrative care nu sunt incluse în propunere
- eventual să modificați propunerea în funcție de indicațiile din raportul de evaluare, dacă este cazul
Cerințe în materie de raportare, rezultate și vizibilitate
Pentru a vă asigura că proiectul dumneavoastră se desfășoară în conformitate cu standardele și termenele convenite, există câteva acțiuni pe care trebuie să le întreprindeți:
- raportarea – trebuie să trimiteți periodic rapoarte tehnice și financiare Comisiei sau autorității contractante
- informările privind rezultatele intermediare și finale – în funcție de proiect, ați putea avea obligația de a trimite și alte documente precizate în acordul de grant (ex. informații generale, un raport special, o schemă tehnică, liste, jaloane din dezvoltarea unui software etc.)
- comunicarea cu privire la rezultatele proiectului dumneavoastră – încă o componentă esențială a proiectelor și programelor de cooperare de succes finanțate de UE. Trebuie să planificați activitățile de comunicare încă de la începutul acțiunilor finanțate de UE – în funcție de programul sau de proiectul dumneavoastră, trebuie respectate anumite cerințe în materie de vizibilitate și comunicare.
Cerințe în materie de comunicare
Monitorizare, verificări, audituri și evaluări
Comisia va monitoriza implementarea proiectului dumneavoastră (pe parcursul derulării sale sau după finalizare), pentru a se asigura că respectați acordul de grant. Acordul de grant definește activitățile care vor fi întreprinse, durata proiectului, bugetul total, ratele și costurile, contribuția de la bugetul UE, toate drepturile și obligațiile și nu numai.
Procesul de verificare, audit și evaluare depinde de grantul și de proiectul dumneavoastră. Astfel, Comisia poate:
- să verifice dacă acțiunea a fost implementată corespunzător, conform acordului de grant, inclusiv dacă rapoartele și informările privind rezultatele intermediare și finale sunt în concordanță cu descrierea și planul de lucru
- să vă auditeze conturile în calitate de beneficiar, pentru a controla costurile eligibile suportate
Modificarea acordurilor de grant
Uneori, este posibil ca acordul dumneavoastră de grant să necesite modificări, din motive foarte diverse. De exemplu, poate fi necesară o adaptare la condiții modificate pentru implementarea programului de acțiune/lucru (ex. modificarea bugetului prevăzut inițial, prelungirea perioadei de derulare a acțiunii etc.). Pot apărea și modificări la nivelul beneficiarului (ex. își schimbă statutul juridic, adresa, contul bancar, reprezentantul legal).
Acordurile de grant pot fi modificate numai în scris. Modificările intră în vigoare la data la care semnează ultima parte sau la data aprobării cererii de modificare. Apoi, ele se aplică din data convenită de părți.
Pentru securitate juridică și egalitate de tratament, condițiile generale ale acordului de grant sau ale deciziei de grant ar trebui să rămână neschimbate. Aceste condiții sunt publicate în general împreună cu cererea de propuneri.
Dreptul de proprietate asupra rezultatelor
În temeiul acordurilor de grant, dacă nu se specifică altfel, rezultatele proiectelor rămân în proprietatea beneficiarilor. Cu toate acestea, Comisiei Europene i se acordă dreptul de a utiliza rezultatele intermediare și finale ale proiectelor. Toate condițiile de utilizare și reutilizare sunt specificate în acordul de grant.
„Rezultat” înseamnă orice efect tangibil sau intangibil al acțiunii, precum date, know-how sau informații, indiferent de forma sau natura sa, indiferent dacă poate sau nu să fie protejat, precum și orice drepturi care îl însoțesc, inclusiv drepturile de proprietate intelectuală.
Evidența operațiunilor
Este important să țineți evidența operațiunilor și să păstrați toate documentele care dovedesc gestionarea ș implementarea corespunzătoare a proiectului. Acest lucru este valabil și pentru evidența costurilor eligibile și a conturilor aferente.
Plata grantului
De obicei, grantul este divizat în mai multe tranșe eșalonate pe toată durata proiectului. După semnarea acordului de grant, veți primi o plată de prefinanțare care poate fi urmată de una sau mai multe plăți intermediare. Plata finală se va face la finalizarea proiectului.
Plățile intermediare și finale depind de evoluția rezultatelor proiectului. Este important să trimiteți informații privind evoluția proiectului respectând calendarul de raportare stabilit în acordul de grant.