Gérer un projet dans le cadre d'une convention de subvention

La plupart des projets financés par l’UE reposent sur une collaboration avec des organisations de différents pays de l’UE ou pays associés, qui constituent un consortium géré par un coordinateur de projet. Si la subvention est accordée, un contrat, appelé «convention de subvention», est signé. Le projet peut alors commencer à être mis en œuvre. Des orientations sont disponibles à chaque étape du processus, sous la forme de modèles de rapports et d’échéances à respecter pendant toute la durée du projet. Se renseigner sur les différentes étapes de la gestion du projet.

Signer une convention de subvention

Après la phase d'évaluation, les candidats sont informés des résultats. Si la subvention est accordée, vous serez invité(e) à signer un contrat détaillé appelé «convention de subvention». En tant que candidat(e), vous pouvez être amené(e) à accomplir les démarches suivantes à ce stade:

• fournir toutes les informations juridiques et administratives qui ne sont pas mentionnées dans la proposition;
• être prêt(e) à modifier votre proposition comme indiqué dans le rapport d’évaluation, le cas échéant.

Rapports, éléments livrables et exigences en matière de visibilité

Afin de mettre en œuvre votre projet conformément aux normes et aux délais convenus, vous devez respecter certaines exigences:

• élaborer des rapports: vous devez remettre régulièrement des rapports techniques et financiers à la Commission ou au pouvoir adjudicateur;
• soumettre des éléments livrables: en fonction de la nature du projet, vous devrez peut-être soumettre des éléments livrables, définis dans la convention de subvention (p. ex., des informations générales, un rapport spécial, une brochure contenant des schémas techniques, des listes ou les étapes du développement de logiciels);
• faire connaître les résultats du projet: une communication efficace contribue elle aussi de façon décisive au succès d’un projet ou programme de coopération bénéficiant d’un financement de l’UE. Vous devez planifier des activités de communication dès le début de vos activités financées par l’UE. Certaines exigences en matière de visibilité et de communication sont à respecter, en fonction de la nature du programme ou projet.

Exigences en matière de communication

Suivi, contrôles, audits et réexamens

La Commission assure le suivi de la mise en œuvre du projet (pendant ou après celui-ci), afin d’en assurer la conformité avec la convention de subvention. La convention de subvention définit entre autres les activités qui seront entreprises, la durée du projet, l’enveloppe budgétaire globale, les taux et les coûts, la contribution apportée par le budget de l’UE, ainsi que tous les droits et obligations.

Le processus de contrôles, d'audits et de réexamens dépend de la nature de la subvention et du projet. Il peut comprendre:

• le contrôle de la bonne mise en œuvre de l’action conformément à la convention de subvention, notamment en évaluant si les éléments livrables et les rapports correspondent à la description et au plan de travail;
• des audits financiers des comptes du bénéficiaire pour vérifier les coûts admissibles encourus.

Avenants aux conventions de subvention

Il peut s'avérer nécessaire de modifier une convention de subvention, pour des raisons qui peuvent être très variées. Il faut parfois l'adapter aux nouvelles conditions de mise en œuvre de l’action/du programme de travail (p. ex., une modification du budget initialement prévu ou un prolongement de la période de mise en œuvre de l’action). Les modifications peuvent également porter sur le bénéficiaire lui-même (p. ex., une modification de son statut juridique, de son adresse, de ses coordonnées bancaires ou de sa représentation juridique).

Les conventions de subvention ne peuvent être modifiées que par écrit. Les avenants à une convention doivent entrer en vigueur à la date de leur signature par la dernière partie ou à la date d'acceptation de la demande d'avenant. Ils prennent ensuite effet à une date convenue par les parties.

Pour des raisons de sécurité juridique et d’égalité de traitement, les conditions générales d’une convention ou décision de subvention ne doivent pas être modifiées. Elles sont normalement publiées avec l’appel à propositions.

Propriété des résultats

Aux termes d’une convention de subvention et sauf disposition contraire, les résultats d’un projet restent la propriété de ses bénéficiaires. La Commission européenne est cependant habilitée à se servir des résultats et des éléments livrables d’un projet — toutes les conditions d’utilisation et de réutilisation étant précisées dans la convention de subvention.

On entend par «résultat» tout effet matériel ou immatériel de l’action, tel que des données, du savoir-faire ou des informations, quelle que soit sa forme ou sa nature, qu’il puisse ou non être protégé, ainsi que tous les droits qui y sont attachés, y compris les droits de propriété intellectuelle.

Tenue de registres

Il est important de conserver des registres et d’autres pièces justificatives afin de prouver que votre projet a été correctement géré et mis en œuvre. Vous devez notamment consigner les coûts admissibles et tenir la comptabilité correspondante.

Paiement de la subvention

Les subventions sont habituellement payées en plusieurs tranches pendant toute la durée du projet. Une fois que vous avez signé la convention de subvention, vous recevez un préfinancement, qui peut être suivi d’un ou de plusieurs paiements intermédiaires. Vous recevrez un paiement final après l’achèvement du projet.

Les paiements intermédiaires et finaux sont effectués en fonction des résultats du projet. Il est important de rendre compte de l’avancement de votre projet, conformément au calendrier prévu dans la convention de subvention.