De fleste EU-finansierede projekter er samarbejdsprojekter med deltagelse af organisationer fra forskellige EU-lande eller associerede lande, og de gennemføres af et konsortium under ledelse af en projektkoordinator. Når et tilskud tildeles, underskrives en kontrakt, en såkaldt "tilskudsaftale", og projektgennemførelsen kan påbegyndes. Der tilbydes vejledning til de forskellige trin i projektet i form af rapporteringsskabeloner og frister, der skal overholdes gennem projektet. Læs mere om projektstyringens forskellige trin.
Underskrivelse af tilskudsaftalen
Når et forslag er behandlet i evalueringsfasen, får ansøgerne besked om resultatet. Når et tilskud tildeles, bliver modtageren bedt om at underskrive en detaljeret kontrakt, også kaldet en "tilskudsaftale". I denne fase skal ansøgeren muligvis følge en række trin:
- fremlægge yderligere retlige og administrative oplysninger, som ikke indgår i forslaget
- være parat til eventuelt at ændre forslaget i henhold til evalueringsrapporten.
Krav til rapportering, resultater og synlighed
For at sikre, at projektet gennemføres i overensstemmelse med aftalte standarder og tidsfrister, er der nogle trin, der skal tages hensyn til:
- Rapportering – Du skal løbende sende tekniske rapporter og regnskaber til Kommissionen eller den ordregivende myndighed.
- Forpligtelser – Afhængigt af projektet skal du muligvis indsende særlige dokumenter såsom generel information, en særlig rapport, en teknisk diagrambrochure, en liste, projektstyringssoftware osv.) som angivet i tilskudsaftalen.
- Kommunikation om projektresultater – effektiv kommunikation er også en vigtig del af vellykkede EU-finansierede samarbejdsprojekter og -programmer. Du skal planlægge kommunikationsaktiviteterne, fra de EU-finansierede aktioner påbegyndes – der er særlige krav til synlighed og kommunikation afhængigt af programmet eller projektet.
Overvågning, kontrol, revision og gennemgang
Kommissionen overvåger gennemførelsen af projektet (undervejs eller efterfølgende) for at sikre, at tilskudsaftalen overholdes. I tilskudsaftalen fastlægges det, hvilke aktiviteter der skal gennemføres, projektets varighed, det samlede budget, satser og omkostninger, bidraget fra EU-budgettet, alle rettigheder og forpligtelser og andet.
Processerne for kontrol, revision og gennemgang afhænger af tilskuddet og projektet og kan omfatte:
- kontrol med, om projektet gennemføres korrekt i overensstemmelse med tilskudsaftalen, herunder en vurdering af, om forpligtelserne og rapporterne stemmer overens med beskrivelsen og arbejdsplanen
- revision af dine regnskaber som støttemodtager for at kontrollere dine støtteberettigede omkostninger.
Ændringer af tilskudsaftalen
Det kan i nogle tilfælde være nødvendigt at ændre tilskudsaftalen. Der kan være mange forskellige begrundelser for at ændre en aftale. Der kan være behov for tilpasning til ændrede betingelser for gennemførelsen af foranstaltningen/arbejdsprogrammet (f.eks. ændring af det oprindeligt planlagte budget, forlængelse af gennemførelsesperioden for foranstaltningen osv.). Der kan også være ændringer vedrørende modtageren (f.eks. ændring af støttemodtagerens juridiske status, adresse, bankkonto eller juridiske repræsentant).
Tilskudsaftaler kan kun ændres skriftligt. Ændringerne træder i kraft på den dato, hvor de underskrives af den sidste part, eller på datoen for godkendelse af anmodningen om ændring. Ændringer træder derefter i kraft på en dato, der aftales mellem parterne.
Af hensyn til retssikkerheden og ligebehandling bør de generelle betingelser i tilskudsaftalen eller tilskudsafgørelsen ikke ændres. Betingelserne offentliggøres normalt sammen med indkaldelsen af forslag.
Ejerskab af resultater
I henhold til tilskudsaftaler forbliver projektets resultater støttemodtagernes ejendom, medmindre andet er angivet. Europa-Kommissionen får dog ret til at anvende projektresultater og leverancer – alle betingelser for anvendelse og genanvendelse er specificeret i tilskudsaftalen.
Med "resultater" menes alle materielle eller immaterielle udkommer af foranstaltningen, herunder data, viden og oplysninger, uanset art og form og uanset om de kan beskyttes, samt eventuelle rettigheder i tilknytning hertil, herunder intellektuel ejendomsret.
Dokumenter
Det er nødvendigt at føre register og beholde støttedokumenter for at bevise, at projektet er blevet forvaltet og gennemført korrekt. Det omfatter at holde regnskab med støtteberettigede udgifter og tilhørende konti.
Udbetaling af tilskuddet
Tilskud udbetales normalt i flere rater i løbet af projekts varighed. Når du har skrevet under på tilskudsaftalen, får du udbetalt en forfinansiering, og derefter eventuelt én eller flere mellemliggende betalinger. Du modtager den endelige betaling, når projektet er afsluttet.
Mellemliggende og endelige betalinger udbetales på betingelse af, at projektet skrider frem. Det er vigtigt at rapportere om fremskridtet med projektet i overensstemmelse med den tidsplan for rapportering, som er fastsat i tilskudsaftalen.