Upravljanje projektom koji prima bespovratna sredstva

Većina projekata koje EU financira provodi se u suradnji s organizacijama iz više zemalja EU-a ili pridruženih zemalja unutar konzorcija kojim upravlja koordinator projekta. Ako se za projekt odobre bespovratna sredstva, potpisuje se ugovor, tzv. sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava, i provedba projekta može početi. Korisni savjeti i smjernice dostupni su vam u svakoj fazi provedbe, npr. predlošci za izvješća ili rokovi kojih se treba držati. U nastavku su korisne informacije o svim fazama upravljanja projektom.

Potpisivanje sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava

Nakon ocjenjivanja projektnog prijedloga prijavitelji budu obaviješteni o rezultatima. Ako je financiranje bespovratnim sredstvima odobreno, bit ćete zamoljeni da potpišete detaljni sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava. Kao prijavitelj u toj ćete fazi možda trebati:

• navesti dodatne pravne i administrativne pojedinosti koje niste već uključili u prijedlog
• prema potrebi izmijeniti prijedlog ako se to od vas traži u evaluacijskom izvješću.

Zahtjevi u vezi s izvješćivanjem, rezultatima i vidljivosti

Kako bi se projekt provodio u skladu s dogovorenim standardima i rokovima, treba voditi računa o sljedećim aspektima:

• izvješćivanje – preko portala EU-a za financiranje i natječaje Komisiji ili javnom naručitelju moraju se redovito podnositi tehnička i financijska izvješća
• rezultati – ovisno o projektu možda će trebati dostaviti opće informacije, posebna izvješća, brošuru s tehničkim dijagramima, popise, etape razvoja softvera i slično, ovisno o tome što je od toga navedeno u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava
• komunikacija o rezultatima projekta – kontinuirana i jasna komunikacija također je bitna komponenta uspješnih projekata i programa suradnje koji se financiraju sredstvima EU-a. Komunikacijske aktivnosti treba provoditi od samog početka rada za koji primate sredstva EU-a – ovisno o vašem programu ili projektu primjenjuju se određeni zahtjevi u vezi s vidljivosti i komunikacijom.

Zahtjevi u vezi s komunikacijom

Praćenje, provjere i revizije

Komisija će tijekom ili nakon provedbe vašeg projekta pratiti je li sve u skladu sa sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava. U njemu su definirane aktivnosti, trajanje projekta, ukupni proračun, iznosi i troškovi, doprinos iz proračuna EU-a, sva prava i obveze i drugo.

Proces provjera i revizija ovisi o projektu i bespovratnim sredstvima, a može uključivati:

• provjeru pravilne provedbe aktivnosti u skladu sa sporazumom, uključujući ocjenjivanje usklađenosti rezultata i izvješća s opisom i planom rada
• financijske revizije računa korisnika radi provjere prihvatljivosti nastalih troškova.

Izmjene sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava

Sporazume o dodjeli bespovratnih sredstava katkad je iz raznih razloga potrebno izmijeniti. To može biti zbog promjene uvjeta za provedbu predmetne aktivnosti / programa rada (npr. promjena prvotno planiranog proračuna ili produljenje razdoblja provedbe), ili zbog promjena u vezi sa samim korisnikom (npr. promjena pravnog statusa, adrese, bankovnog računa ili pravnog zastupnika).

Sporazumi o dodjeli bespovratnih sredstava izmijeniti se mogu samo pisanim putem. Izmjene stupaju na snagu na dan kad ih potpiše posljednja stranka ili na dan prihvaćanja zahtjeva za izmjenu. Učinke počinju proizvoditi na datum koji dogovore ugovorne stranke.

Radi pravne sigurnosti i jednakog tretmana opći uvjeti sporazuma odnosno odluke o bespovratnim sredstvima ne bi se trebali mijenjati. Ti se uvjeti obično objavljuju zajedno s pozivom na podnošenje prijedloga.

Vlasništvo nad rezultatima

Na temelju sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, ako nije navedeno drukčije, rezultati projekta ostaju vlasništvo korisnika. Međutim, Europskoj komisiji dodjeljuju se prava korištenja rezultata projekata – svi uvjeti za to utvrđuju se u sporazumu.

„Rezultati” znači svi materijalni ili nematerijalni učinci ili proizvodi aktivnosti, kao što su podaci, stručno znanje i sve vrste informacija, bez obzira na to mogu li se zaštititi, kao i sva s njima povezana prava, uključujući prava intelektualnog vlasništva.

Vođenje evidencije

U svrhu dokazivanja da se projekt pravilno provodi bitno je voditi evidenciju i čuvati ostalu popratnu dokumentaciju. To uključuje i vođenje evidencije o prihvatljivim troškovima i odgovarajuće račune.

Isplata bespovratnih sredstava

Bespovratna sredstva obično se isplaćuju u nekoliko rata tijekom provedbe projekta. Nakon potpisivanja sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava bit će vam isplaćeno pretfinanciranje, a zatim jedno ili više međuplaćanja. Završnu isplatu primit ćete po završetku projekta.

Međuplaćanja i završne isplate ovise o rezultatima projekta. O napretku u provedbi projekta dužni ste izvješćivati prema rasporedu koji je utvrđen u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava.