Većina projekata koje financira EU uključuje suradnju s organizacijama iz država EU-a ili pridruženih zemalja. Te organizacije organizirane su u obliku konzorcija kojim upravlja koordinator projekta. Ako su bespovratna sredstva dodijeljena, potpisuje se ugovor, tzv. sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava, i provedba projekta može započeti. Na svakom koraku su vam dostupni korisni savjeti i smjernice, npr. predlošci za izvješća te rokovi kojih se treba pridržavati tijekom provedbe projekta. Pronađite informacije o različitim koracima upravljanja projektom.
Potpisivanje sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava
Po završetku faze ocjenjivanja prijedlogâ, podnositeljima se šalju obavijesti o rezultatima. Ako su vam bespovratna sredstva dodijeljena, bit ćete pozvani na potpisivanje detaljnog ugovora, tzv. „sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava”. Kao podnositelj, u toj ćete fazi možda morati učiniti sljedeće:
- navesti dodatne pravne i administrativne pojedinosti koje nisu bile uključene u prijedlog
- biti spremni izmijeniti svoj prijedlog kako je navedeno u evaluacijskom izvješću, ako je to primjenjivo.
Izvješćivanje, rezultati i zahtjevi u pogledu vidljivosti
Kako bi se provedba projekata odvijalau skladu s dogovorenim standardima i rokovima, treba voditi računa o sljedećem:
- izvješćivanje – dužni ste podnositi redovita tehnička i financijska izvješća Komisiji ili javnom naručitelju
- dodatne obveze – ovisno o projektu, možda čete trebati dostaviti na primjer opće informacije, posebno izvješće, brošuru s tehničkim dijagramom, popise, etape razvoja softvera itd., što će biti navedeno u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava.
- komunikacija o rezultatima projekta – učinkovita komunikacija također je bitna komponenta uspješnih projekata i programa razvojne suradnje financiranih sredstvima EU-a. Komunikacijske aktivnosti trebate planirati od samog početka svojeg djelovanja financiranog sredstvima EU-a – ovisno o vašem programu ili projektu postoje određeni zahtjevi u pogledu vidljivosti i komunikacije koje treba ispuniti.
Zahtjevi u pogledu komunikacije
Praćenje, provjere, revizije i pregledi
Komisija će pratiti provedbu vašeg projekta (tijekom ili nakon provedbe) kako bi se osiguralo da se odvija u skladu sa sporazumom o bespovratnim sredstvima. Sporazumima o dodjeli bespovratnih sredstava definiraju se aktivnosti, trajanje projekta, ukupna sredstva, stope i troškovi, doprinos iz proračuna EU-a, sva prava i obveze i drugo.
Proces provjera, revizija i pregleda ovisi o vašem projektu i bespovratnim sredstvima te može uključivati:
- provjeru pravilne provedbe projekta u skladu s obvezama iz sporazuma o bespovratnim sredstvima, uključujući ocjenjivanje usklađenosti rezultata i izvješća s opisom i planom rada
- provedbu financijskih revizija vaših računa kao korisnika radi provjere nastalih prihvatljivih troškova.
Izmjene sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava
Ponekad se dogodi da se sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava mora izmijeniti. Razlozi za izmjene mogu biti razni. Prilagodba može biti potrebna zbog promjene uvjeta za provedbu predloženog djelovanja / programa rada (npr. promjena prvotno predviđenog iznosa sredstava, produljenje razdoblja provedbe itd.). Moguće su i promjene u vezi sa samim korisnikom (npr. promjene pravnog statusa, adrese, broja bankovnog računa, korisnikova pravnog zastupnika).
Sporazumi o bespovratnim sredstvima mogu se mijenjati samo pisanim putem. Izmjene stupaju na snagu na dan kada ih potpiše posljednja stranka ili na dan prihvaćanja zahtjeva za izmjenu. Izmjene počinju proizvoditi učinke na datum koji dogovore ugovorne strane.
Radi pravne sigurnosti i jednakog tretmana, opći uvjeti sporazuma odnosno odluke o bespovratnim sredstvima pritom bi trebali ostati nepromijenjeni. Ti se uvjeti obično objavljuju zajedno s pozivom na podnošenje prijedloga.
Vlasništvo nad rezultatima
Na temelju sporazumâ o dodjeli bespovratnih sredstava, ako nije navedeno drukčije, rezultati projekta ostaju vlasništvo korisnika. Međutim, Europskoj komisiji dodjeljuju se prava korištenja rezultata projekata – svi uvjeti za njihovo korištenje i ponovno korištenje navode se u sporazumu o bespovratnim sredstvima.
„Rezultati” znači svi materijalni ili nematerijalni učinci djelovanja, kao što su podaci, know-how ili informacije bilo kojeg oblika ili prirode, bez obzira na to mogu li se zaštititi, kao i sva s njima povezana prava, uključujući prava intelektualnog vlasništva.
Vođenje evidencije
Važno je voditi evidenciju i ostalu popratnu dokumentaciju radi dokazivanja ispravne provedbe projekta i ispravnog upravljanja njime. To uključuje i vođenje evidencije o prihvatljivim troškovima i odgovarajućim računima.
Isplata bespovratnih sredstava
Bespovratna sredstva obično se isplaćuju u nekoliko rata tijekom provedbe projekta. Nakon potpisivanja sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava bit će vam isplaćeno pretfinanciranje, nakon kojeg može uslijediti jedno ili više međuplaćanja. Završnu isplatu primit ćete po završetku projekta.
Međuplaćanja i završne isplate ovise o rezultatima projekta. Važno je da izvješćujete o napretku postignutom u provedbi projekta prema rasporedu izvješćivanja koji je utvrđen u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava.