Procedura di aggiudicazione e firma del contratto

Presentazione, ricezione e registrazione delle proposte/offerte

Dopo la pubblicazione di un invito a presentare proposte (sovvenzioni) o di un bando di gara (appalti), i candidati/offerenti possono presentare le loro proposte/offerte.

Devono rispettare le modalità di invio e consegna delle proposte o delle offerte specificate nell'invito, ad esempio il termine, la data e l'eventuale ora. Possono essere valutate solo le offerte conformi a tali disposizioni.

Procedura di valutazione

L'amministrazione aggiudicatrice valuta le proposte/offerte ricevute, adotta una decisione di aggiudicazione e ne informa i candidati/offerenti.

Per valutare le proposte/offerte la Commissione si avvale della consulenza di esperti, i quali possono essere membri del personale della Commissione oppure esperti indipendenti selezionati tramite uno specifico invito a presentare proposte per le loro competenze, la loro esperienza e la loro conoscenza nell'ambito in questione.

I soggetti responsabili della valutazione del progetto variano a seconda della modalità di gestione del progetto:

• gestione diretta: la Commissione valuta direttamente le proposte/offerte
• gestione indiretta: una terza parte, che può essere un paese partner, un'organizzazione internazionale o un'agenzia di sviluppo, valuta le proposte/offerte
• gestione concorrente: le amministrazioni aggiudicatrici degli Stati membri valutano le proposte/offerte

La valutazione delle candidature deve seguire rigorosamente i criteri annunciati ai potenziali candidati/offerenti nel bando di gara. Inoltre, i criteri devono essere applicati in modo coerente a tutte le candidature/offerte al fine di garantire a tutti la parità di trattamento. I membri del comitato di valutazione seguono una metodologia di valutazione definita in anticipo. Il calendario riportato di seguito illustra un esempio di sequenza logica di una parte del processo.

Si noti che i criteri di selezione possono comportare una valutazione della capacità finanziaria del candidato.

Notifica

I candidati/offerenti, indipendentemente dal fatto che siano accettati o respinti, sono informati dell'esito della procedura di valutazione mediante lettera o notifica online.

Firma della convenzione di sovvenzione/del contratto d'appalto

Il candidato/offerente aggiudicatario firma un impegno giuridico con l'amministrazione aggiudicatrice sotto forma di una convenzione di sovvenzione o di un contratto d'appalto. Questo impegno giuridico stabilisce la base giuridica per l'attuazione dell'azione/del progetto e costituisce il documento di riferimento in caso di controversie.

Elenco di riserva

In alcuni casi una proposta per l'ottenimento di sovvenzioni inizialmente scartata può ottenere un finanziamento in un secondo momento se un progetto che ha ottenuto un punteggio più alto non prospera oppure se vengono stanziati fondi supplementari. Pertanto, i richiedenti iscritti in un elenco di riserva devono essere presi in considerazione per i tempi di informazione, ma non per il periodo di concessione della sovvenzione, che si applica solo ai richiedenti selezionati.

L'elenco di riserva fa parte della decisione di aggiudicazione e le proposte sono inserite nell'elenco di riserva seguendo l'ordine di graduatoria generale, precisando in che modo la Commissione può contattare i candidati che hanno presentato tali proposte se sono disponibili fondi di bilancio. I candidati dovrebbero inoltre essere informati, al più tardi entro una data specifica (in linea con gli impegni di bilancio), che la loro applicazione potrebbe essere finanziata. In particolare, i candidati iscritti nell'elenco di riserva potrebbero essere contattati anche se nel corso dell'esercizio interessato dalla rispettiva decisione di finanziamento si rendono disponibili stanziamenti di bilancio supplementari. Tale termine deve essere fissato e, di norma, non va oltre il possibile termine per la definizione degli impegni giuridici di bilancio; in caso contrario, la decisione di esclusione diventa definitiva dopo tale data.

Requisiti di trasparenza

La pubblicazione dei beneficiari dei fondi dell'UE è un requisito derivante dal principio di trasparenza. L'amministrazione aggiudicatrice deve fornire informazioni sulle intenzioni, gli obiettivi, le operazioni, le prassi e i risultati perseguiti. Tale obbligo è assolto in modo diverso a seconda della modalità di gestione nell'ambito della quale viene erogato il finanziamento:

• le informazioni sui finanziamenti a gestione diretta sono pubblicate ogni anno nella banca dati del sistema di trasparenza finanziaria.
• per i fondi a gestione concorrente, gli Stati membri sono responsabili della pubblicazione delle informazioni sui beneficiari. Per maggiori informazioni sul periodo 2014-2020, consultare il portale dei dati sulla coesione.
• per quanto riguarda la gestione indiretta, i partner esecutivi hanno l'obbligo di pubblicare le informazioni sui beneficiari finali.

Protezione del bilancio dell'UE