Podnošenje, zaprimanje i evidentiranje prijedloga/ponuda
Nakon objave poziva na podnošenje prijedloga (bespovratna sredstva) ili poziva na podnošenje ponuda (nabava) podnositelji/ponuditelji mogu podnijeti svoje prijedloge/ponude.
Slanje i podnošenje prijedloga ili ponuda trebalo bi provesti u skladu s pravilima određenima u pozivu, primjerice kad je riječ o rokovima, datumima i razdoblju podnošenja. Ocijenit će se samo podnesci koji ispunjavaju ta pravila.
Postupak evaluacije
Javni naručitelj ocjenjuje zaprimljene prijedloge/ponude, donosi odluku o dodjeli i obavješćuje podnositelje/ponuditelje.
Komisija se za potrebe ocjenjivanja prijedloga/ponuda oslanja na znanje stručnjaka. Oni mogu biti zaposlenici Komisije ili neovisni stručnjaci angažirani za konkretan poziv na temelju svojih vještina, iskustva ili znanja u području na koje se poziv odnosi.
Koji će subjekt biti odgovoran za ocjenjivanje projekta ovisi o načinu upravljanja projektom:
- izravno upravljanje: Komisija izravno ocjenjuje prijedloge/ponude
- neizravno upravljanje: prijedloge/ponude ocjenjuje treća strana, odnosno partnerska zemlja, međunarodna organizacija ili razvojna agencija
- podijeljeno upravljanje: prijedloge/ponude ocjenjuju javni naručitelji u državama članicama.
Pri ocjenjivanju prijava moraju se strogo poštovati kriteriji koji su potencijalnim podnositeljima/ponuditeljima objašnjeni u pozivu. Ti se kriteriji moraju dosljedno primjenjivati na svaki prijedlog/ponudu kako bi se osiguralo jednako postupanje. Članovi odbora za ocjenjivanje pridržavaju se unaprijed definirane metodologije ocjenjivanja. U nastavku je prikazan vremenski raspored očekivanog slijeda faza postupka.
Postupak dodjele
- Korak 1.Kriteriji prihvatljivosti i kriteriji za isključenje
- Korak 2.Kriteriji za odabir
- Korak 3.Kriteriji za dodjelu
- Korak 4.Prijedlog dodjele
Napominjemo da kriteriji odabira mogu uključivati procjenu financijske sposobnosti podnositelja zahtjeva.
Obavijest
Neovisno o tome jesu li prihvaćeni ili odbijeni, svi se podnositelji/ponuditelji obavješćuju o ishodu postupka dopisom ili internetskim putem.
Potpisivanje sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava ili ugovora o javnoj nabavi
Odabrani podnositelj zahtjeva/ponuditelj s javnim naručiteljem potpisuje sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava ili ugovor o javnoj nabavi, čime se pravno obvezuje. Tom pravnom obvezom uspostavlja se pravna osnova za provedbu mjera/projekta i na taj se dokument poziva u slučaju spora.
Pričuvna lista
Ponekad se zahtjevima za dodjelu bespovratnih sredstava koji inicijalno nisu odabrani može ponuditi financiranje ako se projekt s višom ocjenom ne počne provoditi ili ako postanu dostupna dodatna sredstva. Stoga se podnositelji zahtjeva koji se nalaze na pričuvnoj listi uzimaju u obzir tijekom razdoblja obavješćivanja, ali ne i tijekom razdoblja dodjele bespovratnih sredstava koje se primjenjuje samo na uspješne podnositelje.
Pričuvna lista dio je odluke o dodjeli i prijedlozi se uvrštavaju na listu redoslijedom na temelju rezultata ocjenjivanja. Time se uspostavlja jasan redoslijed prema kojem Komisija smije kontaktirati podnositelje zahtjeva ako proračunska sredstva postanu dostupna. Obavijest o mogućem financiranju na temelju njihova zahtjeva trebalo bi podnositeljima uputiti najkasnije do utvrđenog roka (u skladu s proračunskim obvezama). Kontaktiranje podnositelja s pričuvne liste moguće je i ako dodatna proračunska sredstva postanu dostupna tijekom godine na koju se odnosi odgovarajuća odluka o financiranju. Taj je rok potrebno utvrditi i obično prethodi mogućem roku za utvrđivanje pravnih proračunskih obveza; u protivnom će odluka o odbijanju postati konačna na taj datum.
Zahtjevi u pogledu transparentnosti
Objavljivanje korisnika sredstava EU-a preduvjet je koji proizlazi iz načela transparentnosti. Javni naručitelj trebao bi objaviti informacije o svojim namjerama, ciljevima, mjerama, postupcima i rezultatima. Takva obveza ispunjava se različito, ovisno o načinu upravljanja u okviru kojeg se sredstva isplaćuju:
- informacije o financiranju u okviru izravnog upravljanja svake se godine objavljuju u bazi podataka sustava financijske transparentnosti EU-a
- objavljivanje informacija o korisnicima sredstava u okviru podijeljenog upravljanja zadaća je država članica. Vidjeti portal s podacima o kohezijskim mjerama za više informacija o razdoblju 2014. – 2020.
- kad je riječ o neizravnom upravljanju, provedbeni partneri obvezni su objaviti informacije o krajnjim korisnicima.