Procédure d'attribution et signature du contrat

Soumission, réception et enregistrement des propositions/offres

À la suite de la publication d’un appel à propositions (subventions) ou d’un appel d’offres (marchés publics), les candidats/soumissionnaires peuvent soumettre leurs propositions/offres.

Ils doivent respecter les modalités d’envoi et de remise des propositions ou des offres précisées dans l’appel, telles que l’échéance, la date et, éventuellement, l’heure. Seules les propositions/offres conformes à ces dispositions peuvent être évaluées.

Procédure d’évaluation

Le pouvoir adjudicateur évalue les propositions/offres reçues, prend une décision d’attribution et en informe les candidats/soumissionnaires.

La Commission s’appuie sur l’expertise de spécialistes pour évaluer les propositions/offres. Ces spécialistes peuvent être des membres de son personnel ou des spécialistes indépendants recrutés pour un appel spécifique en raison de leurs compétences, de leur expérience et de leurs connaissances dans le domaine concerné.

Les entités chargées d’évaluer le projet varient selon le mode de gestion du projet:

• gestion directe: la Commission évalue directement les propositions/offres;
• gestion indirecte: un tiers, qui peut être un pays partenaire, une organisation internationale ou une agence de développement, évalue les propositions/offres;
• gestion partagée: les pouvoirs adjudicateurs des États membres évaluent les propositions/offres.

L’évaluation doit respecter rigoureusement les critères annoncés aux candidats/soumissionnaires potentiels dans l’appel. En outre, ces critères doivent être appliqués de manière cohérente à chaque demande/offre afin de garantir l’égalité de traitement. Les membres du comité d’évaluation suivent une méthodologie préalablement définie. Le calendrier ci-dessous présente un exemple de séquence logique d’une partie du processus.

Il est à noter que les critères de sélection peuvent comprendre une évaluation de la capacité financière du candidat.

Notification

Les candidats/soumissionnaires, qu’ils soient acceptés ou rejetés, sont informés du résultat de la procédure d’évaluation par voie postale ou électronique.

Signature de la convention de subvention/du marché public

Le candidat/soumissionnaire retenu signe un engagement juridique avec le pouvoir adjudicateur sous la forme d’une convention de subvention ou d’un marché public. Cet engagement sert de base juridique à la mise en œuvre de l’action/du projet et constitue le document de référence en cas de litige.

Liste de réserve

Il peut arriver que des propositions soumises en vue de l’octroi de subventions, qui n’avaient pas été retenues initialement, se voient offrir un financement ultérieurement, si un projet ayant obtenu une meilleure note ne voit pas le jour ou si des fonds supplémentaires sont débloqués. Par conséquent, les candidats figurant sur une liste de réserve doivent être pris en compte pour le délai d’information, mais pas pour le délai d’octroi, qui ne s’applique qu’aux candidats retenus.

La liste de réserve fait partie de la décision d’attribution et les propositions sont inscrites sur cette liste selon le classement général, précisant dans quel ordre la Commission peut contacter les candidats si des fonds budgétaires sont mis à disposition. Ces candidats devraient également être informés, au plus tard à une date spécifique (conformément aux engagements budgétaires), que leur candidature pourrait être financée. En effet, il est également possible de contacter les candidats figurant sur la liste de réserve si, au cours de l’année concernée par la décision de financement correspondante, des crédits budgétaires supplémentaires sont mis à disposition. Cette date limite doit être fixée et ne dépasse normalement pas le délai possible pour l’établissement des engagements budgétaires juridiques. Dans le cas contraire, la décision de rejet deviendra définitive après cette date.

Obligations de transparence

La publication des bénéficiaires de fonds de l’UE est une exigence découlant du principe de transparence. Le pouvoir adjudicateur devrait fournir des informations sur ses intentions, ses objectifs, ses opérations, ses pratiques et ses résultats. Cette obligation est remplie différemment selon le mode de gestion des financements:

• gestion directe: des informations sur les financements sont publiées chaque année dans la base de données du système de transparence financière;
• gestion partagée: les États membres sont responsables de la publication des informations sur les bénéficiaires. Pour en savoir plus sur la période 2014-2020, veuillez consulter le portail des données sur la cohésion;
• gestion indirecte: les partenaires chargés de la mise en œuvre sont tenus de publier les informations sur les bénéficiaires finals.

Protection du budget de l’UE