Gunningsprocedure en ondertekening van het contract

Indiening, ontvangst en registratie van voorstellen/inschrijvingen

Na de publicatie van een oproep tot het indienen van voorstellen (subsidies) of een aankondiging van een opdracht (aanbestedingen) kunnen de aanvragers/inschrijvers hun voorstellen/inschrijvingen indienen.

Aanvragers/inschrijvers moeten zich houden aan de regelingen voor het verzenden en indienen van in de oproep gespecificeerde voorstellen of inschrijvingen, zoals de uiterste datum, de datum en mogelijk het tijdstip. Alleen inzendingen die voldoen aan deze voorwaarden kunnen worden beoordeeld.

Evaluatieproces

De aanbestedende dienst beoordeelt de ontvangen voorstellen/inschrijvingen, neemt een gunningsbesluit en stelt de gegadigden/inschrijvers daarvan in kennis.

Bij de beoordeling van voorstellen/inschrijvingen vertrouwt de Commissie op de deskundigheid van specialisten. Dit kunnen personeelsleden van de Commissie zijn of onafhankelijke specialisten die voor een specifieke oproep zijn aangesteld vanwege hun vaardigheden, ervaring en kennis op het werkgebied van de oproep of aankondiging.

Welke instantie het project evalueert, is afhankelijk van de beheerswijze van het project:

• direct beheer: de voorstellen/inschrijvingen worden geëvalueerd door de Commissie zelf
• indirect beheer: de voorstellen/inschrijvingen worden geëvalueerd door een derde partij, die een partnerland, een internationale organisatie of een ontwikkelingsagentschap kan zijn
• gedeeld beheer: de voorstellen/inschrijvingen worden geëvalueerd door de aanbestedende dienst in de lidstaat

Bij de evaluatie van de voorstellen/inschrijvingen moeten de in de oproep of aankondiging vermelde criteria strikt worden gevolgd. Om een gelijke behandeling van alle aanvragers/inschrijvers te waarborgen, moeten deze criteria bovendien consequent worden toegepast op elk voorstel/elke inschrijving. De leden van de evaluatiecommissie hanteren een vooraf vastgestelde evaluatiemethode. De tijdlijn hieronder illustreert een voorbeeld van een logische volgorde van een deel van het proces.

Opgemerkt zij dat de selectiecriteria een beoordeling van de financiële draagkracht van de aanvrager/inschrijver kunnen inhouden.

Kennisgeving

Ongeacht of hun voorstel/inschrijving wordt aanvaard of afgewezen, vernemen de aanvragers/inschrijvers het resultaat van de evaluatieprocedure per brief of langs elektronische weg.

Ondertekening van de subsidieovereenkomst / aanbestedingsovereenkomst

De begunstigde aanvrager/inschrijver ondertekent een juridische verbintenis met de aanbestedende dienst in de vorm van een subsidieovereenkomst of een aanbestedingsovereenkomst. Deze juridische verbintenis vormt de rechtsgrondslag voor de uitvoering van de actie/het project en is het referentiedocument in geval van geschillen.

Reservelijst

Aanvragen van subsidies die aanvankelijk niet zijn geselecteerd, kunnen naderhand soms alsnog worden gefinancierd als een project met een hogere score niet doorgaat of er extra middelen beschikbaar komen. Daarom moeten aanvragers die op een reservelijst staan wel in aanmerking worden genomen voor de kennisgevingstermijn, maar niet voor de termijn voor het verstrekken van de subsidie, die alleen van geldt voor succesvolle aanvragers.

De reservelijst maakt deel uit van het gunningsbesluit, en voorstellen worden volgens de algemene rangorde opgenomen op de reservelijst, waarbij wordt vermeld in welke volgorde de Commissie contact kan opnemen met de aanvragers die deze voorstellen hebben ingediend indien er begrotingsmiddelen beschikbaar komen. Ook moet aan deze aanvragers uiterlijk op een bepaalde datum (in overeenstemming met de begrotingsverplichtingen) worden meegedeeld dat hun aanvraag mogelijk alsnog kan worden gefinancierd. Met de aanvragers op de reservelijst kan namelijk ook nog contact worden opgenomen indien er in de loop van het jaar waarop het desbetreffende financieringsbesluit betrekking heeft aanvullende begrotingskredieten beschikbaar komen. Deze uiterste datum moet worden vastgesteld en loopt normaliter niet door tot na de mogelijke uiterste datum voor de vaststelling van wettelijke begrotingsverplichtingen; anders wordt het afwijzingsbesluit na die datum definitief.

Transparantievereisten

De publicatie van de begunstigden van EU-middelen is een vereiste die voortvloeit uit het transparantiebeginsel. De aanbestedende dienst moet informatie verstrekken over zijn voornemens, doelstellingen, activiteiten, praktijken en resultaten. Aan die verplichting kan op verschillende manieren worden voldaan, afhankelijk van de beheerswijze waaronder de financiering wordt uitbetaald:

• informatie over financiering onder direct beheer wordt elk jaar gepubliceerd in de databank van het systeem voor financiële transparantie.
• voor middelen onder gedeeld beheer geldt dat de lidstaten verantwoordelijk zijn voor de publicatie van de informatie over begunstigden. Voor meer informatie over de periode 2014-2020, zie het cohesiedataportaal.
• bij indirect beheer rust de verplichting om informatie over de eindbegunstigden te publiceren op de uitvoerende partners.

Bescherming van de EU-begroting