Sutarčių sudarymo procedūra ir sutarčių pasirašymas

Paraiškų ir pasiūlymų teikimas, gavimas ir registravimas

Paskelbus kvietimą teikti paraiškas (dėl dotacijų) arba (viešųjų pirkimų) konkursų pasiūlymus, pareiškėjai ir konkurso dalyviai gali teikti savo paraiškas ir pasiūlymus.

Jie turėtų laikytis kvietime nurodytos paraiškų ir pasiūlymų siuntimo ir įteikimo tvarkos, pavyzdžiui, dėl terminų, datų ir laikotarpių. Nagrinėjamos tik minėtus reikalavimus atitinkančios paraiškos ir pasiūlymai.

Vertinimo procesas

Perkančioji organizacija įvertina gautas paraiškas ar pasiūlymus, priima sprendimą skirti dotaciją arba sutartį ir praneša apie tai pareiškėjams ar konkurso dalyviams.

Paraiškoms ir pasiūlymams vertinti Komisija pasitelkia ekspertus. Tai gali būti Komisijos darbuotojai arba nepriklausomi specialistai, kurie dėl savo įgūdžių, patirties ir žinių konkurso srityje buvo pasitelkti konkretaus konkurso dalyvių paraiškoms ir pasiūlymams įvertinti.

Už projekto vertinimą atsakingi subjektai gali būti skirtingi, priklausomai nuo projekto valdymo būdo:

• tiesioginio valdymo – paraiškas ir pasiūlymus tiesiogiai vertina Komisija,
• netiesioginio valdymo – paraiškas ir pasiūlymus vertina trečioji šalis, kuri gali būti šalis partnerė, tarptautinė organizacija arba plėtros agentūra,
• pasidalijamojo valdymo – paraiškas ir pasiūlymus vertina valstybių narių perkančiosios organizacijos.

Vertinant paraiškas ir pasiūlymus turi būti griežtai laikomasi kriterijų, kurie galimiems pareiškėjams ir konkurso dalyviams buvo paskelbti kvietime. Be to, siekiant užtikrinti vienodas sąlygas visiems, šie kriterijai turi būti nuosekliai taikomi kiekvienai paraiškai ir pasiūlymui. Vertinimo komisijos nariai laikosi iš anksto nustatytos vertinimo metodikos. Toliau pateiktoje chronologijoje parodytas šios procedūros dalies loginės sekos pavyzdys.

Atkreipkite dėmesį į tai, kad tarp atrankos kriterijų gali būti ir pareiškėjo finansinio pajėgumo vertinimas.

Informavimas

Pareiškėjai ir konkurso dalyviai, nepriklausomai nuo to, ar jų paraiška arba pasiūlymas buvo priimti, ar atmesti, apie vertinimo procedūros rezultatus informuojami laišku arba elektroniniu pranešimu.

Dotacijos susitarimo ar viešojo pirkimo sutarties pasirašymas

Atrinktas pareiškėjas ar konkurso nugalėtojas su perkančiąja organizacija pasirašo teisinį įsipareigojimą, įforminamą dotacijos susitarimu arba viešojo pirkimo sutartimi. Šiuo teisiniu įsipareigojimu nustatomas atitinkamo veiksmo arba projekto įgyvendinimo teisinis pagrindas, o teisinio ginčo atveju tai yra pamatinis dokumentas.

Rezervo sąrašas

Iš pradžių neatrinktoms dotacijų paraiškoms finansavimas gali būti suteiktas vėliau, jeigu geriau įvertintas projektas nepradedamas vykdyti arba jeigu atsiranda papildomų lėšų. Todėl į bet kokį rezervo sąrašą įtrauktus pareiškėjus reikia atsižvelgti informavimo laikotarpiu, bet ne laikotarpiu iki dotacijos suteikimo, kuris taikomas tik atrinktiems pareiškėjams.

Rezervo sąrašas yra sprendimo dėl dotacijos procedūros dalis, o paraiškos į rezervo sąrašą įtraukiamos laikantis bendros rikiavimo į eilę pagal vertinimo rezultatus tvarkos, kad Komisijai būtų aišku, kokia eilės tvarka kreiptis į tų paraiškų teikėjus, jei atsirastų daugiau biudžeto lėšų. Pareiškėjai taip pat turėtų būti ne vėliau kaip iki tam tikros datos (atsižvelgiant į biudžetinius įsipareigojimus) informuoti, kad jų paraiškos gali būti finansuojamos. Su pareiškėjais rezervo sąraše taip pat gali būti susisiekta, jei atitinkamais metais, dėl kurių priimtas atitinkamas finansavimo sprendimas, atsirastų papildomų biudžeto asignavimų. Šis terminas turi būti nustatytas ir paprastai būna ne vėlesnis nei galimas teisinių biudžetinių įsipareigojimų nustatymo terminas, kitu atveju, po tos datos sprendimas neskirti lėšų tampa galutinis.

Skaidrumo reikalavimai

Reikalavimas skelbti ES lėšų gavėjus kyla iš skaidrumo principo. Perkančioji organizacija turėtų pateikti informaciją apie savo ketinimus, tikslus, operacijas, veiklos būdus ir rezultatus. Toks įpareigojimas įvykdomas skirtingai, priklausomai nuo projekto valdymo būdo, atsižvelgiant į kurį išmokamos lėšos:

• informacija apie finansavimą tiesioginio valdymo būdu kasmet skelbiama Finansinio skaidrumo sistemos duomenų bazėje,
• jeigu lėšos valdomos pasidalijamojo valdymo būdu, už informacijos apie lėšų gavėjus skelbimą yra atsakingos valstybės narės. Daugiau informacijos apie 2014–2020 m. laikotarpį pateikiama Sanglaudos duomenų portale,
• netiesioginio valdymo atveju, informaciją apie galutinius lėšų gavėjus privalo skelbti įgyvendinantieji partneriai.

ES biudžeto apsauga