Процедура за възлагане на обществена поръчка и подписване на договор

Подаване, получаване и регистриране на предложения/оферти

След публикуването на покана за представяне на предложения (безвъзмездни средства) или покана за подаване на оферти (обществени поръчки) кандидатите/оферентите могат да подадат своите предложения/оферти.

Те трябва да спазват условията за подаване на предложенията или офертите, посочени в поканата, например крайната дата и евентуално час. Само предложенията/офертите, подадени в съответствие с тези условия, могат да бъдат оценявани.

Процесът на оценяване

Възлагащият орган оценява получените предложения/оферти, взема решение и уведомява кандидатите/оферентите.

При оценката на предложенията/офертите Комисията разчита на експертния опит на специалисти. Те могат да са служители на Комисията или независими специалисти, наети за конкретна покана заради своите умения, опит и познания в областта, за която се отнася поканата.

Организациите, отговарящи за оценката на проектите, се различават в зависимост от начина на управление на проектите:

• пряко управление — Комисията оценява пряко предложенията/офертите
• непряко управление — трета страна, която може да е държава партньор, международна организация или агенция за развитие, оценява предложенията/офертите
• споделено управление — възлагащите органи в държавите членки оценяват предложенията/офертите.

При оценката на кандидатурите трябва стриктно да се следват критериите, обявени пред потенциалните кандидати/оференти в поканата. Освен това тези критерии трябва да се прилагат последователно за всяка кандидатура/оферта, за да се гарантира равно третиране на всички. Членовете на комисията за оценка следват предварително определена методика за оценка. По-долу е представен пример за логическата последователност на част от процеса.

Имайте предвид, че критериите за подбор могат да включват оценка на финансовия капацитет на кандидата.

Уведомяване

Кандидатите/оферентите се информират за резултата от процедурата за оценка с писмо или онлайн уведомление, независимо дали тяхното предложение/оферта е прието или отхвърлено.

Подписване на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства / договора за възлагане на обществена поръчка

Спечелилият кандидат/оферент подписва правно задължение с възлагащия орган под формата на споразумение за отпускане на безвъзмездни средства или договор за възлагане на обществена поръчка. С това правно задължение се установява правното основание за изпълнението на действието/проекта. То е референтният документ в случай на съдебни спорове.

Списък с резерви

Понякога за предложения за проекти, които първоначално не са били избрани, може да бъде отпуснато финансиране на по-късен етап, ако получил по-висока оценка проект не се реализира или ако станат налични допълнителни средства. Затова кандидатите в списък с резерви се вземат предвид през периода за информиране, но не и през периода за отпускане на безвъзмездни средства, който се отнася само до успешните кандидати.

Списъкът с резерви е част от решението за отпускане на безвъзмездни средства. Предложенията се включват в списъка по ред на общото класиране, който ясно показва в какъв ред Комисията може да се свърже с кандидатите, подали тези предложения, ако станат налични бюджетни средства. Кандидатите следва също така да бъдат информирани не по-късно от определена дата (в съответствие с бюджетните задължения), че тяхното предложение може да бъде финансирано. По-конкретно, с кандидатите от списъка с резерви могат да се свържат и през годината, за която се отнася съответното решение за финансиране, ако станат налични допълнителни бюджетни кредити. Този срок трябва да бъде определен и обикновено не надхвърля възможния краен срок за установяване на законови бюджетни задължения. В противен случай след тази дата решението за отхвърляне ще стане окончателно.

Изисквания за прозрачност

Публикуването на получателите на средства от ЕС е изискване, произтичащо от принципа на прозрачност. Възлагащият орган трябва да предостави информация за своите намерения, цели, операции, практики и резултати. Това задължение се изпълнява по различен начин в зависимост от режима на управление, при който се отпуска финансирането:

• пряко управление — информация за финансирането се публикува всяка година в Системата за финансова прозрачност
• споделено управление — държавите от ЕС отговарят за публикуването на информацията за бенефициерите. За повече информация за периода 2014—2020 г. вижте портала за данни за сближаването
• непряко управление — партньорите по изпълнението са длъжни да публикуват информацията за крайните бенефициери.

Защита на бюджета на ЕС