Postopek oddaje in podpis pogodbe

Predložitev, prejem in registracija predlogov/ponudb

Po objavi razpisa za zbiranje predlogov (nepovratna sredstva) ali razpisa za zbiranje ponudb (javna naročila) lahko prijavitelji/ponudniki predložijo svoje predloge/ponudbe.

Upoštevati morajo ureditve za pošiljanje in oddajo predlogov ali ponudb, določene v razpisu, na primer rok, datum in po možnosti čas. Ocenijo se lahko samo predložitve, ki so v skladu s temi določbami.

Postopek ocenjevanja

Javni naročnik oceni prejete predloge/ponudbe, sprejme odločitev o dodelitvi in obvesti prijavitelje/ponudnike.

Komisija se pri ocenjevanju predlogov/ponudb opira na strokovno znanje strokovnjakov. To so lahko člani osebja Komisije ali neodvisni strokovnjaki, najeti za posamezen razpis zaradi svojih spretnosti, izkušenj in znanja na področju razpisa.

Subjekti, odgovorni za ocenjevanje projekta, se razlikujejo glede na način upravljanja projekta:

• neposredno upravljanje: predloge/ponudbe neposredno oceni Komisija;
• posredno upravljanje: predloge/ponudbe oceni tretja oseba, ki je lahko partnerska država, mednarodna organizacija ali razvojna agencija;
• deljeno upravljanje: predloge/ponudbe ocenijo javni naročniki v državah članicah.

Pri ocenjevanju prijav je treba strogo upoštevati merila, ki so bila potencialnim prijaviteljem/ponudnikom najavljena v razpisu. Poleg tega je treba ta merila dosledno uporabljati za vsako prijavo/ponudbo, da se zagotovi enako obravnavanje vseh. Člani ocenjevalne komisije sledijo vnaprej določeni metodologiji ocenjevanja. Spodnja časovnica prikazuje primer logičnega zaporedja dela procesa.

Upoštevajte, da lahko merila za izbor vključujejo oceno finančne sposobnosti prijavitelja.

Uradno obvestilo

Prijavitelji/ponudniki, ki so sprejeti ali zavrnjeni, so o izidu postopka ocenjevanja obveščeni po pošti ali po spletu.

Podpis sporazuma o nepovratnih sredstvih/pogodbe o javnem naročilu

Izbrani prijavitelj/ponudnik podpiše pravno zavezo z javnim naročnikom v obliki sporazuma o nepovratnih sredstvih ali pogodbe o javnem naročilu. Ta pravna zaveza določa pravno podlago za izvajanje ukrepa/projekta in je referenčni dokument v primeru pravdnih postopkov.

Rezervni seznam

Včasih se lahko predlogom, ki najprej niso bili izbrani, finančna sredstva dodelijo pozneje, če odstopi projekt z večjim številom točk ali če se sprostijo dodatna sredstva. Zato je treba prijavitelje, ki so vključeni v rezervni seznam, upoštevati v času za obveščanje, ne pa tudi v času za dodelitev nepovratnih sredstev, saj slednje velja samo za uspešne prijavitelje.

Rezervni seznam je del odločitve o oddaji, predlogi pa se vnesejo na rezervni seznam po splošnem vrstnem redu razvrščanja, tako da je jasno, po kakšnem vrstnem redu lahko Komisija stopi v stik s prijavitelji, ki so predložili navedene predloge, če proračunska sredstva postanejo razpoložljiva. Prav tako bi jih bilo treba najpozneje do določenega datuma (v skladu s proračunskimi obveznostmi) obvestiti, da bi se lahko financirala njihova prijava. Vzpostavitev stika s prijavitelji z rezervnega seznama je namreč mogoča tudi, če bodo med letom, na katero se nanaša zadevni sklep o financiranju, na voljo dodatna proračunska sredstva. Ta rok se določi in običajno ne presega možnega roka za določitev pravnih proračunskih obveznosti; v nasprotnem primeru bo odločba o zavrnitvi postala pravnomočna po navedenem datumu.

Zahteve glede preglednosti

Objava upravičencev do sredstev EU je zahteva, ki izhaja iz načela preglednosti. Javni naročnik bi moral zagotoviti informacije o svojih namerah, ciljih, dejavnostih, praksah in rezultatih. Taka obveznost se izpolni različno, odvisno od načina upravljanja, v okviru katerega se sredstva izplačajo:

• informacije o financiranju v okviru neposrednega upravljanja se vsako leto objavijo v podatkovni zbirki sistem finančne preglednosti;
• pri skladih z deljenim upravljanjem so za objavo informacij o upravičencih odgovorne države članice. Več informacij o obdobju 2014–2020 je na voljo na portalu podatkov o koheziji;
• pri posrednem upravljanju morajo izvajalski partnerji objaviti informacije o končnih upravičencih.

Zaščita proračuna EU