Procedura de atribuire și semnarea contractului

Depunerea, primirea și înregistrarea propunerilor/ofertelor

În urma publicării unei cereri de propuneri (pentru granturi) sau a unei cereri de oferte (pentru achiziții), solicitanții/ofertanții își pot prezenta propunerile/ofertele.

Aceștia trebuie să respecte modalitățile de trimitere și de predare a propunerilor sau ofertelor specificate în cererea relevantă, de exemplu termenul (data și eventual ora). Numai documentele transmise respectând aceste dispoziții pot fi evaluate.

Procesul de evaluare

Autoritatea contractantă evaluează propunerile/ofertele primite, ia o decizie de atribuire și notifică solicitanții/ofertanții.

Atunci când evaluează propuneri/oferte, Comisia face apel la specialiști. Aceștia fie fac parte din personalul Comisiei, fie sunt specialiști independenți recrutați pentru cererea în cauză, pe baza experienței, a competențelor și a cunoștințelor pe care le dețin.

Entitățile care răspund de evaluarea proiectului diferă în funcție de modul de gestionare a proiectului:

• gestiune directă – propunerile/ofertele sunt evaluate direct de către Comisie
• gestiune indirectă – propunerile/ofertele sunt evaluate de către o parte terță, care poate fi o țară parteneră, o organizație internațională sau o agenție de dezvoltare
• gestiune partajată – propunerile/ofertele sunt evaluate de către autoritățile contractante din statele membre

Evaluarea dosarelor trebuie să respecte în mod riguros criteriile anunțate potențialilor solicitanți/ofertanți în cadrul cererii. În plus, aceste criterii trebuie să fie aplicate în mod consecvent fiecărei solicitări/oferte, pentru a se asigura egalitatea de tratament a tuturor participanților. Membrii comisiei de evaluare urmează o metodologie de evaluare definită în prealabil. Cronologia de mai jos ilustrează un exemplu de desfășurare logică a unei părți a procesului.

Notă: criteriile de selecție pot implica o evaluare a capacității financiare a solicitantului.

Notificarea

Indiferent dacă sunt acceptați sau respinși, solicitanții/ofertanții sunt informați cu privire la rezultatul procedurii de evaluare prin scrisoare sau notificare online.

Semnarea acordului de grant/contractului de achiziție publică

Solicitantul/ofertantul câștigător semnează un angajament juridic cu autoritatea contractantă sub forma unui acord de grant sau a unui contract de achiziție publică. Acest angajament juridic stabilește temeiul juridic pentru implementarea acțiunii/proiectului și este documentul de referință în caz de litigii.

Lista de rezervă

Propunerile care nu au fost selectate inițial pentru obținerea de granturi pot primi uneori finanțare ulterior, dacă un proiect cu un punctaj mai mare este suspendat sau dacă devin disponibile fonduri suplimentare. Prin urmare, solicitanții de pe orice listă de rezervă trebuie luați în considerare pentru timpul de informare, dar nu și pentru timpul de acordare a granturilor, care se aplică numai solicitanților selectați.

Lista de rezervă face parte din decizia de atribuire, iar propunerile sunt introduse pe lista de rezervă în ordinea punctajelor obținute. Se va preciza clar ordinea în care Comisia poate contacta solicitanții care au prezentat propunerile respective dacă devin disponibile fonduri bugetare. Solicitanții respectivi trebuie să fie informați până la o dată exactă (în conformitate cu angajamentele bugetare) că propunerea lor ar putea fi finanțată. Mai exact, solicitanții de pe lista de rezervă pot fi contactați și în cazul în care, în cursul anului vizat de decizia de finanțare respectivă, devin disponibile credite bugetare suplimentare. Trebuie stabilit un termen-limită care, în mod normal, nu depășește termenul posibil pentru stabilirea angajamentelor bugetare legale; în caz contrar, decizia de respingere a cererii de finanțare devine definitivă după acea dată.

Cerințe în materie de transparență

Pentru a respecta principiul transparenței, este necesară publicarea unor informații despre beneficiarii fondurilor UE. Autoritatea contractantă trebuie să furnizeze informații cu privire la intenții, obiective, operațiuni, practici și rezultate. Această obligație poate fi îndeplinită în moduri diferite, în funcție de modul de gestiune prin care este acordată finanțarea:

• pentru gestiunea directă, informațiile privind finanțarea sunt publicate în fiecare an în baza de date a sistemului de transparență financiară
• pentru fondurile cu gestiune partajată, informațiile privind beneficiarii trebuie publicate de către statele membre. Consultați portalul privind datele referitoare la coeziune pentru informații despre perioada 2014-2020
• pentru gestiunea indirectă, informațiile privind beneficiarii finali trebuie publicate de către partenerii de implementare

Protecția bugetului UE