L-akkwist pubbliku jfisser ix-xiri ta’ xogħlijiet, provvisti u servizzi minn korpi pubbliċi kemm fil-livell nazzjonali kif ukoll f’dak tal-UE. Dan jinkludi l-ksib u l-armar ta’ uffiċċji, ix-xiri ta’ tagħmir tal-IT, l-ikkummissjonar ta’ xogħol ta’ konsulenza jew assistenza teknika, it-twettiq ta’ studji, it-twettiq ta’ kampanji ta’ informazzjoni u komunikazzjoni, l-istabbiliment ta’ korsijiet ta’ taħriġ, ix-xiri ta’ pubblikazzjonijiet, u l-aċċess għall-bażijiet tad-data.
Awtorità Kontraenti
Matul il-fażi tal-applikazzjoni u ladarba tingħata kuntratt pubbliku, ikollok punt ta’ kuntatt speċifiku fi ħdan l-awtorità kontraenti. L-awtorità kontraenti tiegħek tista’ tvarja skont kif jiġi ġestit il-kuntratt pubbliku tiegħek:
Ġestjoni diretta
Meta l-Kummissjoni tamministra direttament il-kuntratti ta’ akkwist, hija tissodisfa r-rwol tal-awtorità kontraenti, li jfisser li hija responsabbli għall-proċedura sħiħa tal-għoti, mill-pubblikazzjoni tas-sejħiet għall-offerti sad-deċiżjonijiet tal-għoti, l-iffirmar tal-kuntratti ta’ akkwist, u s-segwitu tal-implimentazzjoni tagħhom.
Ġestjoni indiretta
Taħt ġestjoni indiretta, il-Kummissjoni tafda l-implimentazzjoni tal-kuntratt lil parti terza. Pereżempju, dan jista’ jkun pajjiż sieħeb, organizzazzjoni internazzjonali jew aġenzija tal-iżvilupp.
Fil-biċċa l-kbira tal-każijiet, din l-awtorità kontraenti maħtura se jkollha bżonn tivverifika l-approvazzjoni tal-Kummissjoni f’passi ewlenin li jwasslu għall-għoti tal-kuntratt. Madankollu, jekk il-Kummissjoni tivvaluta li tista’ tafda r-regoli u l-proċeduri tagħhom, hija tillimita s-superviżjoni għal kontrolli sussegwenti.
Ġestjoni kondiviża
Il-Kummissjoni tikkondividi l-ġestjoni ta’ kuntratti ta’ akkwist ta’ azzjoni esterna mal-pajjiżi tal-UE. Il-Kummissjoni hija dejjem responsabbli għall-pubblikazzjoni ta’ linji gwida dwar kuntratti u avviżi ta’ għoti.
Il-ġestjoni kondiviża hija l-aktar mod ta’ ġestjoni komuni, peress li l-amministrazzjonijiet nazzjonali huma inkarigati mill-infiq ta’ madwar 75% tal-baġit tal-UE. L-Istati Membri għandhom għażla dwar kif jimplimentawha – jew taħt għotjiet jew taħt akkwist, pereżempju.
Ir-regoli li huma stabbiliti fid-direttiva dwar l-akkwist japplikaw għall-Istati Membri, li huma responsabbli mill-proċess kollu; il-Kummissjoni tagħmel biss verifiki u kontrolli.
Tipi ta’ kuntratti
Biex jipprovdu servizzi, provvisti jew xogħlijiet lill-Kummissjoni, iż-żewġ partijiet (il-kuntrattur u l-awtorità kontraenti) jiffirmaw kuntratt wara l-perjodu ta’ waqfien (normalment 10 ijiem wara li l-offerenti kollha jkunu ġew infurmati bir-riżultat).
Il-kuntratt jiddeskrivi s-servizzi u l-oġġetti kollha li jeħtieġ li jiġu fornuti kif ukoll il-kundizzjonijiet għas-sottomissjoni, l-iskadenzi u kwalunkwe rapportar jew rieżami tad-dmirijiet li għandhom jitwettqu miż-żewġ partijiet.
Dan jiddefinixxi wkoll l-istadji differenti għas-sottomissjoni tar-riżultati tanġibbli (servizzi, provvisti jew xogħlijiet) u t-tip ta’ rapporti li jridu jitħejjew mill-kuntrattur.
Hemm diversi tipi ta’ kuntratti skont is-servizzi, il-provvisti jew ix-xogħlijiet ipprovduti:
- kuntratti diretti jew ordnijiet ta’ xiri – l-oġġetti jew is-servizzi, il-pagamenti, l-iskadenzi, u l-obbligi legali huma ddefiniti fil-bidu. Il-kuntratt jista’ jiġi implimentat mingħajr formalitajiet ulterjuri. Dawn il-kuntratti jintużaw għat-tipi kollha ta’ xiri: servizzi, provvisti jew xogħlijiet.
- kuntratti qafas – dawn jiddefinixxu s-servizzi jew il-provvisti, il-lista tal-prezzijiet, il-partijiet, l-istruttura legali, it-tul u l-metodu ta’ xiri partikolari. L-elementi l-oħra meħtieġa tar-relazzjoni kuntrattwali huma definiti fi stadju aktar tard f’kuntratt speċifiku. Il-kuntratti qafas jistgħu jintużaw għal servizzi u provvisti, u rarament jintużaw għal xogħlijiet. Dawn ma japplikawx għall-bini.
- kuntratti speċifiċi jew ordnijiet ikkonċernati – dawn huma kuntratti speċifiċi li huma parti minn kuntratt qafas. Dawn normalment jispeċifikaw id-data u jiddefinixxu s-servizzi ta’ konsenja speċifiċi, kif ukoll kwalunkwe terminu ieħor mhux definit fil-livell tal-kuntratt qafas.
- kuntratti ta’ konċessjoni – il-kuntratti ta’ konċessjoni huma forma speċifika ta’ kuntratt dirett li jippermetti lil kuntrattur jeżegwixxi xogħlijiet jew jipprovdi u jimmaniġġja servizzi fuq perjodu twil ta’ żmien, b’mod partikolari meta jkun hemm bżonn ta’ redditu fuq l-investiment.
- kuntratti mħallta – dawn il-kuntratti jikkombinaw xogħlijiet u/jew provvisti u/jew servizzi; jistgħu wkoll jikkombinaw l-akkwist u l-konċessjonijiet. Pereżempju, konċessjoni ta’ servizz tkopri l-kafetteriji u l-canteens, il-magni tal-bejgħ jew ħanut tal-gazzetti f’bini ta’ istituzzjoni.
- kuntratti ta’ bini – dawn il-kuntratti jkopru x-xiri, l-iskambju, il-lokazzjoni fit-tul, l-użufrutt, il-lokazzjoni, il-kiri jew il-kuntratt ta' lokazzjoni b’opzjoni ta' xiri, bil-possibbiltà ta’ xiri jew mingħajrha, ta’ art, ta’ bini jew ta’ proprjetà immobbli oħra.
Pagamenti u rapporti ta’ progress
Skont in-natura tas-servizzi, ix-xogħlijiet jew il-provvisti pprovduti, il-kuntratt jiddefinixxi skadenzi speċifiċi għal kull pagament.
F’xi każijiet, il-kuntratturi jista’ jkollhom bżonn jissottomettu rapporti ta’ progress flimkien mal-fatturi tagħhom. Dawn ir-rapporti juru x’sar s’issa biex jiġi ġġustifikat il-pagament, inkluża l-identifikazzjoni tar-riżultati tanġibbli pprovduti kollha, kwalunkwe kwistjoni li nqalgħet, dewmien, eċċ.
Emenda jew modifika tal-kuntratt
Matul it-terminu ta’ kuntratt, jista’ jkun hemm sitwazzjonijiet fejn il-partijiet jaqblu li jimmodifikaw klawżola waħda jew aktar tal-kuntratt. B’mod ġenerali, emenda ma timmodifikax sostanzjalment il-kundizzjonijiet tal-proċedura ta’ akkwist inizjali.
Hemm 3 tipi ta’ emendi, skont jekk tkunx meħtieġa proċedura ta’ akkwist jew pubblikazzjoni ta’ avviż ta’ għoti:
- emenda teknika – tinvolvi bidla minuri jew bidla li ma taffettwax aspetti sostanzjali tal-kuntratt
- emenda bil-proċedura – tinvolvi bidla sostanzjali fil-kuntratt li teħtieġ proċedura nnegozjata mingħajr pubblikazzjoni minn qabel ta’ avviż ta’ kuntratt
- modifika ta’ kuntratt – din hija bidla fil-kuntratt li ma teħtieġx proċedura ta’ akkwist, iżda hija soġġetta għall-pubblikazzjoni ta’ avviż ta’ modifika jew pubblikazzjoni online
Rieżami ta’ nofs it-terminu u valutazzjoni komparattiva
Il-biċċa l-kbira tal-kuntratti qafas jiddefinixxu r-regoli għall-valutazzjoni komparattiva u r-rieżamijiet ta’ nofs it-terminu.
Is-sistema ta’ valutazzjoni komparattiva tobbliga lill-kuntrattur jirrevedi l-offerta finanzjarja tiegħu b’mod regolari biex iżomm il-prezzijiet u l-kwalità teknoloġika tal-oġġetti kkonsenjati f’konformità mal-kundizzjonijiet attwali tas-suq.
Jekk ikun meħtieġ, il-kuntratt jiddefinixxi wkoll u jistabbilixxi l-perjodu ta’ żmien għar-rieżamijiet ta’ nofs it-terminu biex jiġi vvalutat x’sar u jekk ir-relazzjoni bejn il-prezzijiet tal-kuntratti u l-prezzijiet tas-suq għadhiex konformi.
Sjieda tar-riżultati
Fi tmiem il-kuntratt, jekk ma jkunx speċifikat mod ieħor, l-awtorità kontraenti ssir is-sid tar-riżultati. Klawżoli kuntrattwali speċifiċi jirregolaw id-drittijiet tal-proprjetà intellettwali.