Direct la conținutul principal

Gestionarea unui proiect vizat de un contract de achiziție publică

La ce vă puteți aștepta după ce vi se atribuie un contract de achiziție publică: de la desemnarea punctului dumneavoastră de contact la tipurile de contracte disponibile, sistemele de raportare și tipurile de modificări posibile.

Achizițiile publice înseamnă achiziționarea de lucrări, bunuri și servicii de către organisme publice, fie la nivel național, fie la nivelul UE. Se pot achiziționa/contracta astfel, printre altele: sedii și amenajări de birouri, echipamente informatice, lucrări de consultanță sau de asistență tehnică, realizarea de studii, desfășurarea de campanii de informare și comunicare, organizarea de cursuri de formare, publicații, accesul la baze de date etc.

Autoritatea contractantă

În etapa de depunere a dosarului și după ce vi se atribuie un contract de achiziții publice, veți primi un punct de contact în cadrul autorității contractante. Autoritatea dumneavoastră contractantă poate varia în funcție de modul în care este gestionat contractul de achiziție publică în cauză:

Gestiune directă

Atunci când gestionează direct contractele de achiziții publice, Comisia îndeplinește rolul de autoritate contractantă. Prin urmare, răspunde de întreaga procedură de atribuire, de la publicarea cererilor de oferte până la publicarea deciziilor de atribuire, semnarea contractelor de achiziție publică și monitorizarea implementării lor.

Gestiune indirectă

În cadrul gestiunii indirecte, Comisia încredințează executarea contractului unei părți terțe. Aceasta poate fi, de exemplu, o țară parteneră, o organizație internațională sau o agenție pentru dezvoltare.

În majoritatea cazurilor, această autoritate contractantă desemnată va trebui să obțină aprobarea Comisiei în etapele-cheie care conduc la atribuirea contractului. Cu toate acestea, în cazul în care Comisia estimează că poate avea încredere în normele și procedurile părții terțe respective, aceasta va limita supravegherea la controalele ulterioare.

Gestiune partajată

Comisia partajează gestionarea contractelor de achiziție publică pentru acțiuni externe cu țările UE. Comisia este întotdeauna responsabilă de publicarea orientărilor asociate contractelor și a anunțurilor de atribuire.

Gestiunea partajată este cel mai comun mod de gestiune, întrucât administrațiile naționale sunt responsabile de cheltuirea a aproximativ 75 % din bugetul UE. Statele membre au posibilitatea de a alege modul de implementare – fie ca granturi, fie ca achiziții publice, de exemplu.

Normele stabilite în Directiva privind achizițiile publice se aplică statelor membre, care răspund de întregul proces; Comisia efectuează doar verificări și controale.

Tipuri de contracte

Pentru a furniza servicii, bunuri sau lucrări Comisiei, ambele părți (contractantul și autoritatea contractantă) semnează un contract după perioada de așteptare (în mod normal, la 10 zile după ce toți ofertanții au fost informați cu privire la rezultat).

Contractul descrie toate serviciile și bunurile care trebuie furnizate, precum și condițiile de depunere, termenele limită și orice obligații de raportare sau de examinare care trebuie îndeplinite de ambele părți.

Acesta definește, de asemenea, diferitele etape de livrare a serviciilor, bunurilor sau lucrărilor și tipul de rapoarte care trebuie întocmite de contractant.

Există mai multe tipuri de contracte, în funcție de serviciile, bunurile sau lucrările furnizate:

  • contracte sau comenzi directe – bunurile sau serviciile, plățile, termenele și obligațiile legale sunt definite la început. Contractul poate fi executat fără alte formalități. Acest tip de contracte poate fi utilizat pentru toate tipurile de achiziții: servicii, bunuri sau lucrări.
  • contractele-cadru – definesc serviciile sau bunurile, lista de prețuri, părțile, cadrul juridic, durata și metoda de efectuare a anumitor achiziții. Celelalte elemente necesare ale relației contractuale sunt definite într-o etapă ulterioară, într-un contract specific. Contractele-cadru pot fi utilizate pentru servicii și bunuri și sunt rareori utilizate pentru lucrări. Ele nu se aplică clădirilor.
  • contracte sau formulare de comandă specifice – contracte specifice care fac parte dintr-un contract-cadru. De obicei, acestea specifică data și definesc serviciile de livrare specifice, precum și orice alți termeni care nu au fost definiți în contractul-cadru.
  • contracte de concesiune – o formă specifică de contract direct care permite unui contractant să execute lucrări sau să presteze și să gestioneze servicii pe o perioadă lungă de timp, în special atunci când este nevoie de un randament al investiției.
  • contracte mixte – combină lucrări și/sau bunuri și/sau servicii; de asemenea, pot combina achiziții și concesiuni. De exemplu, o concesiune de servicii ar acoperi cafeteriile și cantinele, distribuitoarele automate sau buticul dintr-o clădire a unei instituții.
  • contracte imobiliare – au ca obiect achiziționarea, schimbul, închirierea pe termen lung, uzufructul, leasingul, închirierea sau închirierea în vederea cumpărării, cu sau fără opțiunea de cumpărare, a unor terenuri, a unor clădiri sau a altor bunuri imobile.

Plățile și rapoartele intermediare

În funcție de natura serviciilor, lucrărilor sau bunurilor furnizate, contractul definește termene specifice pentru fiecare plată.

În unele cazuri, contractanților li se poate cere să prezinte nu doar facturi, ci și rapoarte intermediare. Aceste rapoarte arată ce s-a realizat până în prezent pentru a justifica plata, prezentând ce s-a livrat deja, eventuale probleme și întârzieri etc.

Modificarea contractului

Pe durata unui contract, pot exista situații în care părțile convin să modifice una sau mai multe clauze ale contractului. În general, o modificare nu modifică substanțial condițiile procedurii inițiale de achiziție.

Există 3 tipuri de modificări – depinde dacă modificarea necesită sau nu o procedură de achiziție publică sau publicarea unui anunț de atribuire:

  • modificare tehnică – presupune o modificare minoră sau o modificare care nu afectează aspectele substanțiale ale contractului
  • modificare însoțită de o procedură – presupune o modificare substanțială a contractului, care necesită o procedură negociată fără publicarea prealabilă a unui anunț de participare
  • modificare a contractului – nu necesită o procedură de achiziție publică, dar necesită publicarea unui anunț de modificare sau publicarea online.

Evaluarea la jumătatea perioadei și evaluarea comparativă

Majoritatea contractelor-cadru definesc norme pentru evaluarea comparativă și evaluările la jumătatea perioadei.

Sistemul de evaluare comparativă obligă contractantul să își revizuiască periodic oferta financiară pentru a menține prețurile și calitatea tehnologică a bunurilor livrate aliniate la condițiile actuale de piață.

Dacă este necesar, contractul definește și stabilește, de asemenea, calendarul pentru evaluările la jumătatea perioadei, prin care se analizează ce s-a realizat și dacă prețurile contractului și prețurile pieței sunt în continuare în concordanță.

Dreptul de proprietate asupra rezultatelor

La sfârșitul contractului, dacă nu se specifică altfel, autoritatea contractantă devine proprietarul rezultatelor. Drepturile de proprietate intelectuală sunt reglementate de clauze contractuale specifice.