Verejné obstarávanie znamená nákup prác, tovaru a služieb verejnými orgánmi na vnútroštátnej úrovni alebo na úrovni EÚ. To zahŕňa získavanie a vybavovanie kancelárií, nákup IT vybavenia, objednávanie konzultačných prác alebo technickej pomoci, vykonávanie štúdií, vedenie informačných a komunikačných kampaní, organizovanie kurzov odbornej prípravy, nákup publikácií a prístup k databázam.
Verejný obstarávateľ
Počas fázy podávania žiadosti a po udelení verejnej zákazky budete mať v rámci verejného obstarávateľa konkrétne kontaktné miesto. Váš verejný obstarávateľ sa môže líšiť v závislosti od spôsobu riadenia verejnej zákazky:
Priame riadenie
Keď Komisia priamo riadi verejné zákazky, plní úlohu verejného obstarávateľa, a teda zodpovedá za celý postup udeľovania, od zverejňovania výziev na predkladanie ponúk až po rozhodnutia o udelení zákazky, podpisovanie zmlúv o verejnej zákazke a následné kontrolovanie ich vykonávania.
Nepriame riadenie
V rámci nepriameho riadenia poverí Komisia vykonávaním zákazky tretiu stranu. Môže ísť napríklad o partnerskú krajinu, medzinárodnú organizáciu alebo rozvojovú agentúru.
Vo väčšine prípadov bude musieť tento určený verejný obstarávateľ požiadať Komisiu o schválenie v kľúčových krokoch vedúcich k zadaniu zákazky. Ak však Komisia dospeje k záveru, že môže dôverovať jeho pravidlám a postupom, obmedzí dohľad na následné kontroly.
Zdieľané riadenie
Komisia zdieľa riadenie verejných zákaziek v oblasti vonkajších činností s krajinami EÚ. Komisia vždy zodpovedá za zverejnenie pokynov k zákazke a oznámení o výsledku obstarávania.
Zdieľané riadenie je najbežnejším spôsobom riadenia, pretože vnútroštátne správne orgány sú zodpovedné za výdavky približne 75 % rozpočtu EÚ. Členské štáty si zvolia spôsob vykonávania – napríklad buď na základe grantov, alebo obstarávania.
Pravidlá stanovené v smernici o obstarávaní sa vzťahujú na členské štáty, ktoré sú zodpovedné za celý proces. Komisia vykonáva iba kontroly a overenia.
Typy zmlúv
Na účely poskytovania služieb, tovaru alebo prác Komisii podpíšu obe strany (zhotoviteľ a verejný obstarávateľ) zmluvu po odkladnej lehote (zvyčajne 10 dní od informovania všetkých uchádzačov o výsledku).
V zmluve sú uvedené všetky služby a tovar, ktoré je potrebné poskytnúť, ako aj podmienky plnenia, lehoty a všetky povinnosti podávania správ alebo kontroly, ktoré majú obidve strany splniť.
Rovnako sú vymedzené rôzne fázy poskytovania výstupov (služby, tovar alebo práce) a druh správ, ktoré musí zhotoviteľ vypracovať.
Existuje niekoľko typov zmlúv v závislosti od poskytovaných služieb, tovaru alebo prác:
- priame zmluvy alebo objednávky – tovar alebo služby, platby, lehoty a právne povinnosti sú vymedzené na začiatku. Zmluvu je možné vykonať bez ďalších formalít. Tieto zmluvy sa využívajú na všetky typy nákupov: služby, dodávky tovaru či práce;
- rámcové zmluvy – v týchto zmluvách sú vymedzené služby alebo tovar, cenník, zmluvné strany, právna úprava, trvanie a spôsob vykonávania konkrétnych nákupov. Ostatné nevyhnutné prvky zmluvného vzťahu sú vymedzené neskôr v konkrétnej zmluve. Rámcové zmluvy sa môžu použiť na služby a tovar, zriedka sa používajú na práce. Nevzťahujú sa na budovy;
- konkrétne zmluvy alebo objednávkové formuláre – konkrétne zmluvy, ktoré sú súčasťou rámcovej zmluvy. Zvyčajne sa v nich stanovuje dátum a vymedzujú konkrétne dodávané služby, ako aj ďalšie podmienky, ktoré nie sú vymedzené na úrovni rámcovej zmluvy.
- koncesné zmluvy – koncesné zmluvy sú osobitnou formou priamej zmluvy, ktorá umožňuje zhotoviteľovi vykonávať práce alebo poskytovať a riadiť služby počas dlhého obdobia, najmä ak je potrebné zabezpečiť návratnosť investícií;
- zmiešané zmluvy – tieto zmluvy kombinujú práce a/alebo tovar a/alebo služby. Môžu kombinovať aj obstarávanie a koncesie. Koncesia na služby by sa napríklad vzťahovala na kaviarne a jedálne, automaty alebo predajne tlače v budove inštitúcie;
- zákazky na nehnuteľnosti – tieto zmluvy sa vzťahujú na kúpu pozemkov, budov alebo iných nehnuteľností, alebo ich výmenu, dlhodobý prenájom, užívanie, lízing, nájom alebo kúpu na splátky s predkupným právom alebo bez neho.
Platba a správy o pokroku
V závislosti od povahy poskytovaných služieb, prác alebo tovaru sa v zmluve vymedzujú konkrétne lehoty pre každú platbu.
V niektorých prípadoch môže byť potrebné, aby zhotovitelia spolu s faktúrami predkladali správy o pokroku. V týchto správach sa uvádza, čo sa doposiaľ vykonalo, aby bolo možné platbu odôvodniť, vrátane identifikácie všetkých poskytnutých výstupov, akýchkoľvek zistených problémov, oneskorení atď.
Zmena alebo úprava zmluvy
Počas trvania zmluvy môžu nastať situácie, keď sa zmluvné strany dohodnú na úprave jedného alebo viacerých ustanovení zmluvy. Zmenou sa vo všeobecnosti podstatne nemenia podmienky pôvodného postupu obstarávania.
Existujú tri druhy zmien v závislosti od toho, či je potrebný postup obstarávania alebo zverejnenie oznámenia o výsledku obstarávania:
- technická zmena – zahŕňa menšiu zmenu alebo zmenu, ktorá nemá vplyv na podstatné aspekty zmluvy;
- zmena s konaním – zahŕňa podstatnú zmenu zmluvy, ktorá si vyžaduje rokovacie konanie bez predchádzajúceho zverejnenia oznámenia o vyhlásení obstarávania;
- úprava zmluvy – ide o zmenu zmluvy, ktorá si nevyžaduje postup obstarávania, ale podlieha zverejneniu oznámenia o zmene alebo zverejneniu online.
Preskúmanie v polovici trvania a referenčné porovnávanie
Vo väčšine rámcových zmlúv sú vymedzené pravidlá referenčného porovnávania a preskúmania v polovici trvania.
Systém referenčného porovnávania zaväzuje zhotoviteľa, aby pravidelne prehodnocoval svoju finančnú ponuku na udržanie cien a technologickej kvality dodávaného tovaru v súlade so súčasnými trhovými podmienkami.
V prípade potreby sa v zmluve vymedzuje a stanovuje aj časový rámec na preskúmania v polovici trvania s cieľom posúdiť, čo sa vykonalo a či zmluvné ceny stále zodpovedajú trhovým cenám.
Vlastníctvo výsledkov
Ak nie je uvedené inak, po ukončení zákazky sa verejný obstarávateľ stáva vlastníkom výsledkov. V konkrétnych zmluvných doložkách sa upravujú práva duševného vlastníctva.