Julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan julkisten elinten suorittamia rakennusurakoiden, tavaroiden ja palvelujen hankintoja kansallisella ja EU:n tasolla. Näihin kuuluvat toimistojen hankkiminen ja varustaminen, tietoteknisten laitteiden hankinta, konsulttityön tai teknisen avun tilaaminen, tutkimusten tekeminen, tiedotus- ja viestintäkampanjoiden toteuttaminen, koulutusten järjestäminen, julkaisujen hankinta ja tietokantojen käyttö.
Hankintaviranomainen
Hakuvaiheessa ja sen jälkeen, kun hakija on saanut julkisen hankintasopimuksen, hänelle nimetään erityinen yhteyspiste hankintaviranomaisten keskuudesta. Hankintaviranomainen voi vaihdella hankintasopimuksen hallinnointitavan mukaan:
Suora hallinnointi
Kun komissio hallinnoi hankintasopimuksia suoraan, se hoitaa hankintaviranomaisen tehtäviä. Se vastaa siis koko hankintamenettelystä: tarjouskilpailujen julkaisemisesta, ratkaisupäätöksistä, hankintasopimusten allekirjoittamisesta ja niiden täytäntöönpanon seurannasta.
Välillinen hallinnointi
Välillisessä hallinnoinnissa komissio antaa sopimuksen täytäntöönpanon kolmannen osapuolen tehtäväksi. Tämä voi olla esimerkiksi kumppanimaa, kansainvälinen järjestö tai kehitysvirasto.
Useimmissa tapauksissa nimetyn hankintaviranomaisen on pyydettävä komission hyväksyntä sopimuksen tekemiseen johtavissa keskeisissä vaiheissa. Jos komissio kuitenkin arvioi voivansa luottaa viranomaisten sääntöihin ja menettelyihin, se rajoittaa valvontansa myöhempiin tarkastuksiin.
Yhteinen hallinnointi
Komissio hallinnoi ulkoisten toimien hankintasopimuksia yhdessä EU-maiden kanssa. Komissio vastaa aina sopimusohjeiden ja jälki-ilmoitusten julkaisemisesta.
Yhteinen hallinnointi on yleisin hallinnointitapa, sillä kansalliset hallinnot hallinnoivat noin 75:tä prosenttia EU:n talousarviosta. EU:n jäsenmaat voivat valita, miten se käytetään – esimerkiksi avustuksiin tai hankintoihin.
Hankintadirektiivissä vahvistettuja sääntöjä sovelletaan jäsenmaihin, jotka vastaavat koko prosessista. Komissio suorittaa vain valvontaa ja tarkastuksia.
Sopimustyypit
Kun palveluja, tavaroita tai rakennusurakoita tarjotaan komissiolle, molemmat osapuolet (toimeksisaaja ja hankintaviranomainen) allekirjoittavat sopimuksen odotusajan jälkeen (yleensä kymmenen päivän kuluttua siitä, kun kaikille tarjoajille on ilmoitettu tuloksesta).
Sopimuksessa esitetään kaikki toimitettavat palvelut ja tavarat sekä toimitusehdot, määräajat ja mahdolliset raportointi- tai tarkistustehtävät, jotka molempien osapuolten on suoritettava.
Siinä määritellään myös suoritteiden (palvelut, tavarat tai rakennusurakat) toimittamisen eri vaiheet ja se, minkä tyyppisiä raportteja toimeksisaajan on laadittava.
Tarjotun palvelun, tavaran tai rakennusurakan mukaan on olemassa monentyyppisiä sopimuksia:
- Suorissa sopimuksissa ja ostotoimeksiannoissa tavarat tai palvelut, maksut, määräajat ja oikeudelliset velvoitteet määritellään alussa. Sopimus voidaan panna täytäntöön ilman muita muodollisuuksia. Näitä sopimuksia käytetään kaikentyyppisiin hankintoihin: palveluihin, tavaroihin ja rakennusurakoihin.
- Puitesopimuksissa määritellään palvelut tai tavarat, hinnasto, osapuolet, oikeudellinen järjestely, hankintojen suorittamisen kesto ja tapa. Muut sopimussuhteen välttämättömät osatekijät määritellään myöhemmin erillissopimuksessa. Puitesopimuksia voidaan käyttää palvelu- ja tavarahankintoihin. Rakennusurakoihin niitä käytetään harvoin. Niitä ei sovelleta rakennuksiin.
- Erillissopimukset ja tilauslomakkeet ovat erityisiä sopimuksia, jotka ovat osa puitesopimusta. Niissä yleensä täsmennetään määräajat ja määritellään erityiset toimituspalvelut sekä muut ehdot, joita ei ole määritelty puitesopimuksessa.
- Käyttöoikeussopimukset ovat erityinen suora sopimusmuoto, jonka avulla toimeksisaaja voi toteuttaa rakennusurakoita tai tarjota ja hallinnoida palveluja pitkällä aikavälillä, erityisesti silloin, kun on tarve saada tuottoa investoinneille.
- Sekamuotoisissa sopimuksissa yhdistetään rakennusurakoita, tavaroita ja/tai palveluja. Sopimuksissa voidaan myös yhdistää hankintoja ja käyttöoikeuksia. Palvelujen käyttöoikeus voisi kattaa esimerkiksi toimielimen rakennuksen kahvilat ja ruokalat, myyntiautomaatit ja lehtikioskit.
- Kiinteistöhankintasopimukset koskevat tontin, rakennuksen tai muun kiinteän omaisuuden ostoa, vaihtoa, pitkäaikaista vuokraamista, leasingvuokraamista, käyttöoikeuden hankkimista tai osamaksulla hankkimista osto-optioin tai ilman niitä.
Maksut ja edistymisraportit
Sopimuksessa määritellään kullekin maksulle erityiset määräajat tarjottujen palvelujen, rakennusurakoiden tai tavaroiden luonteen mukaan.
Joissakin tapauksissa toimeksisaajien on ehkä toimitettava edistymisraportteja laskujensa yhteydessä. Raporteista käy ilmi siihen mennessä toteutetut maksujen perusteena olevat toimet, mukaan lukien kaikki toimitetut suoritteet, kohdatut ongelmat, viivästykset jne.
Sopimuksen tarkistukset tai muutokset
Sopimuksen voimassaoloaikana voi tulla tilanteita, joissa osapuolet sopivat yhden tai useamman sopimusehdon muuttamisesta. Tarkistuksella ei yleensä muuteta olennaisesti alkuperäisen hankintamenettelyn ehtoja.
Hankintamenettelyn tai jälki-ilmoituksen tarpeellisuuden perusteella voidaan luokitella kolme erityyppistä tarkistusta:
- tekninen tarkistus – sisältää vähäisen muutoksen, joka ei vaikuta sopimuksen olennaisiin osiin
- tarkistus, johon liittyy menettely – sisältää sopimuksen olennaisen muutoksen, joka edellyttää neuvottelumenettelyä muttei etukäteen julkaistavaa hankintailmoitusta
- sopimuksen muutos – ei edellytä hankintamenettelyä, mutta edellyttää muutosilmoituksen julkaisemista tai tietojen julkaisemista verkossa.
Väliarviointi ja vertailuanalyysi
Useimmissa puitesopimuksissa määritellään vertailuanalyysiä ja väliarviointia koskevat säännöt.
Vertailuanalyysijärjestelmä velvoittaa toimeksisaajan tarkistamaan rahoitustarjouksensa säännöllisesti, jotta toimitettujen tavaroiden hinnat ja teknologinen laatu pysyvät nykyisten markkinaolosuhteiden mukaisina.
Sopimuksessa määritellään tarvittaessa myös väliarviointien aikataulu. Väliarvioinneissa arvioidaan, mitä on tehty ja onko sopimushintojen ja markkinahintojen välinen suhde edelleen linjassa.
Tulosten omistus
Sopimuksen päättyessä hankintaviranomaisesta tulee tulosten omistaja, jollei toisin ilmoiteta. Teollis- ja tekijänoikeuksia säännellään erityisillä sopimuslausekkeilla.