Viešieji pirkimai – tai viešųjų įstaigų nacionaliniu arba ES lygmeniu vykdomas darbų, prekių ir paslaugų pirkimas. Tai biurų įsigijimas ir įrengimas, IT įrangos pirkimas, konsultacinio darbo ar techninės pagalbos užsakymas, tyrimų atlikimas, informavimo ir komunikacijos kampanijų vykdymas, mokymo kursų rengimas, leidinių pirkimas, prieiga prie duomenų bazių ir kt.
Perkančioji institucija
Paraiškų teikimo etapu ir gavus teisę sudaryti viešojo pirkimo sutartį, perkančioji organizacija nurodo konkrečius kontaktinius duomenis. Perkančiosios organizacijos gali būti įvairios priklausomai nuo viešosios sutarties valdymo būdo.
Tiesioginis valdymas
Jeigu Komisija tiesiogiai valdo viešojo pirkimo sutartis, ji atlieka perkančiosios organizacijos vaidmenį, t. y. ji atsako už visą sutarties sudarymo procedūrą – nuo kvietimo dalyvauti konkurse paskelbimo iki sprendimo su kuo sudaryti sutartį, viešojo pirkimo sutarties pasirašymo ir tolesnių jos vykdymo veiksmų.
Netiesioginis valdymas
Jeigu taikomas netiesioginio valdymo būdas, Komisija sutarties vykdymą patiki trečiajai šaliai. Pavyzdžiui, tai gali būti šalis partnerė, tarptautinė organizacija arba plėtros agentūra.
Dauguma atvejų ši paskirtoji perkančioji organizacija atsiklausti Komisijos leidimo svarbiausiais etapais iki sprendimo sudaryti sutartį. Tačiau jeigu Komisija mano, kad jos nustatytos taisyklės ir procedūros yra patikimos, jos priežiūra apsiribos tik paskesnėmis patikromis.
Pasidalijamasis valdymas
Komisija dalijasi su ES šalimis išorės veiksmų viešojo pirkimo sutarčių valdymu. Komisija visada yra atsakinga už sutarčių gairių ir skelbimų apie sutarčių skyrimą paskelbimą.
Pasidalijamasis valdymas yra dažniausias valdymo būdas, nes nacionalinės administracijos atsakingos maždaug už 75 proc. ES biudžeto išlaidų. Valstybės narės gali pasirinkti, kaip tai įgyvendinti, pavyzdžiui, teikiant dotacijas arba skelbiant viešojo pirkimo konkursus.
Viešųjų pirkimų direktyvoje nustatytos taisyklės taikomos valstybėms narėms, kurios yra atsakingos už visą procesą, o Komisija tik atlieka patikras ir vykdo kontrolę.
Sutarčių rūšys
Kad galėtų teikti paslaugas, tiekti prekes ar atlikti darbus Komisijai, abi šalys (rangovas ir perkančioji organizacija) pasirašo sutartį pasibaigus atidėjimo laikotarpiui (paprastai 10 dienų po to, kai visi konkurso dalyviai informuojami apie rezultatus).
Sutartyje apibrėžiamos visos paslaugos ir prekės, kurias reikia suteikti ar tiekti, taip pat sąlygos, terminai ir visos abiejų šalių ataskaitų teikimo ar kontrolės prievolės.
Sutartyje taip pat apibrėžiami įvairūs rezultatų (paslaugų, prekių ar darbų) pateikimo etapai ir ataskaitos, kurias turi parengti rangovas.
Priklausomai nuo teikiamų paslaugų, prekių ar darbų, yra kelių rūšių sutartys:
- tiesioginės sutartys arba pirkimo užsakymai – prekės ar paslaugos, mokėjimai, terminai ir teisiniai įsipareigojimai apibrėžiami iš pat pradžių. Sutartis gali būti vykdoma be tolesnių formalumų. Šios sutartys naudojamos visų rūšių pirkimams: paslaugų, prekių ar darbų;
- preliminariosios sutartys – jose apibrėžiamos paslaugos ar prekės, kainoraštis, sutarties šalys, teisinė struktūra, konkrečių pirkimų trukmė ir būdas. Kiti būtini sutartinių santykių elementai vėliau apibrėžiami konkrečioje sutartyje. Preliminariosios sutartys gali būti naudojamos paslaugoms ir prekėms ir retkarčiais – darbams pirkti. Jos netaikomos pastatams;
- konkrečios sutartys arba užsakymų formos – tai konkrečios sutartys, kurios yra preliminariosios sutarties dalis. Jose paprastai nurodoma data ir apibrėžiamos konkrečios pristatymo paslaugos, taip pat visos kitos preliminariojoje sutartyje neapibrėžtos sąlygos;
- koncesijos sutartys – koncesijos sutartys yra tam tikra tiesioginės sutarties forma, pagal kurią rangovas gali atlikti darbus arba teikti ir valdyti paslaugas ilgą laiką, ypač kai reikia investicijų grąžos;
- mišriosios sutartys – šios sutartys apima darbus ir (arba) prekes ir (arba) paslaugas; jos taip pat gali apimti viešuosius pirkimus ir koncesijas. Pavyzdžiui, paslaugų koncesija apimtų institucijų pastate esančias kavines ir valgyklas, prekybos automatus arba spaudos kioską;
- pastatų sutartys – šios sutartys apima žemės, pastatų arba kito nekilnojamojo turto pirkimą, mainus, ilgalaikę nuomą, uzufruktą, išperkamąją nuomą, nuomą arba pirkimą išsimokėtinai su galimybe pirkti arba be jos.
Mokėjimai ir pažangos ataskaitos
Priklausomai nuo teikiamų paslaugų, darbų ar prekių pobūdžio, sutartyje nustatomi konkretūs kiekvieno mokėjimo terminai.
Kai kuriais atvejais rangovams gali reikėti teikti pažangos ataskaitas ir atitinkamas sąskaitas faktūras. Iš šių ataskaitų matyti, kas jau padaryta siekiant pagrįsti mokėjimą, be kita ko, nurodant visus pasiektus rezultatus, iškilusias problemas, vėlavimus ir kt.
Sutarčių pataisos ar pakeitimai
Sutarties galiojimo laikotarpiu gali pasitaikyti situacijų, kai šalys susitaria pakeisti vieną ar kelis sutarties punktus. Paprastai pakeitimu pradinės pirkimo procedūros sąlygos iš esmės nekeičiamos.
Priklausomai nuo to, ar būtina taikyti viešųjų pirkimų procedūrą arba paskelbti skelbimą apie sutarties skyrimą, galimi 3 rūšių pakeitimai:
- techniniai pakeitimai – smulkūs pakeitimai arba pakeitimai, neturintys įtakos esminiams sutarties aspektams,
- pakeitimai taikant procedūrą – tai esminiai sutarties pakeitimai, dėl kurių reikia taikyti derybų procedūrą iš anksto nepaskelbus apie pirkimą,
- sutarties pakeitimas – tai sutarties pakeitimas, dėl kurio nereikia taikyti viešojo pirkimo procedūros, tačiau dėl jo turi būti paskelbtas skelbimas apie pakeitimą arba apie jį turi būti paskelbta internete.
Laikotarpio vidurio peržiūra ir lyginamoji analizė
Daugumoje preliminariųjų sutarčių nustatomos lyginamosios analizės ir laikotarpio vidurio peržiūros taisyklės.
Lyginamosios analizės sistema įpareigoja rangovą reguliariai peržiūrėti savo finansinį pasiūlymą, kad tiekiamų prekių kainos ir technologinė kokybė atitiktų esamas rinkos sąlygas.
Jei reikia, sutartyje taip pat apibrėžiamas ir nustatomas laikotarpio vidurio peržiūrų grafikas, siekiant įvertinti atliktus darbus ir tai, ar sutarties kainų ir rinkos kainų santykis vis dar tinkamas.
Rezultatų nuosavybė
Pasibaigus sutarčiai, jei nenurodyta kitaip, perkančioji organizacija tampa rezultatų savininke. Intelektinės nuosavybės teisės reglamentuojamos konkrečiomis sutarčių nuostatomis.