Управление на вашия проект по договор за обществена поръчка

Обществена поръчка означава закупуването на строителни работи, консумативи и услуги от публични органи на национално или европейско равнище. Това включва придобиване и оборудване на офиси, закупуване на ИТ оборудване, ползване на консултантски услуги или техническа помощ, извършване на проучвания, провеждане на информационни и комуникационни кампании, организиране на курсове за обучение, закупуване на публикации и достъп до бази данни.

Възлагащ орган

По време на етапа на кандидатстване и след като ви бъде възложена обществена поръчка, ще общувате с конкретно звено за контакт в рамките на възлагащия орган. Вашият възлагащ орган зависи от начина, по който се управлява вашата обществена поръчка:

Пряко управление

Когато Комисията управлява пряко обществени поръчки, тя изпълнява ролята на възлагащ орган, което означава, че тя отговаря за цялата процедура по възлагане — от публикуването на поканите за подаване на оферти до решенията за възлагане, подписването на договорите за обществени поръчки и проследяването на тяхното изпълнение.

Непряко управление

При непряко управление Комисията поверява на трета страна организирането на обществената поръчка. Това може например да бъде държава партньор, международна организация или агенция за развитие.

В повечето случаи този възлагащ орган ще трябва да иска одобрение от Комисията на ключови етапи, водещи до възлагането на поръчката. Ако обаче Комисията прецени, че може да има доверие в техните правила и процедури, тя ще ограничи надзора до последващи проверки.

Споделено управление

Комисията споделя с държавите от ЕС управлението на договорите за възлагане на поръчки за външни дейности. Комисията винаги отговаря за публикуването на насоките за обществените поръчки и обявленията за възлагане на поръчки.

Споделеното управление е най-често използваният метод на управление, като се има предвид, че националните администрации отговарят за изразходването на около 75 % от бюджета на ЕС. Държавите членки могат да избират как да става това — чрез отпускане на безвъзмездни средства или възлагане на обществени поръчки.

Правилата, определени в директивата за обществените поръчки, се прилагат за държавите членки, които отговарят за целия процес. Комисията извършва само проверки и контрол.

Видове договори

За да предоставят услуги, консумативи или строителни работи на Комисията, двете страни (изпълнителят и възлагащият орган) подписват договор след периода на изчакване (обикновено 10 дни, след като всички оференти са информирани за резултата).

В договора се посочват всички услуги и стоки, които трябва да бъдат доставени, както и условията за представяне на резултати, сроковете и задълженията за докладване или преглед, които двете страни трябва да изпълнят.

В него също така се определят различните етапи за представяне на резултатите (услуги, консумативи или строителни работи) и видът на докладите, които трябва да бъдат изготвени от изпълнителя.

Съществуват няколко вида договори в зависимост от предоставяните услуги, консумативи или строителни работи:

• преки договори или поръчки за покупка — стоките или услугите, плащанията, сроковете и правните задължения се определят в началото. Договорът може да бъде изпълнен без допълнителни формалности. Тези договори се използват за всички видове покупки: услуги, консумативи или строителни работи.

• рамкови договори — в тези договори се определят услугите или консумативите, ценовата листа, страните, правната уредба, продължителността и начинът за извършване на конкретни покупки. Другите необходими елементи на договорното отношение се определят на по-късен етап в конкретен договор. Рамковите договори могат да се използват за услуги и консумативи и рядко се използват за строителни работи. Те не се използват за сгради.

• конкретни договори или формуляри за поръчка — това са конкретни договори, които са част от рамков договор. В тях обикновено се посочва датата и се определят конкретните услуги за доставка, както и всички други условия, които не са определени в рамковия договор.

• концесионни договори — концесионните договори са специфична форма на пряк договор, който позволява на изпълнителя да извършва строителни работи или да предоставя и управлява услуги за дълъг период от време, по-специално когато има нужда от възвръщаемост на инвестицията.

• договори за смесени поръчки — при тези договори се съчетават строителни работи и/или консумативи, и/или услуги. Могат също така да се съчетават обществени поръчки и концесии. Например концесия за услуги може да обхваща кафенетата и столовите, автоматите за продажби или павилиона за вестници в сграда на институция.

• договори за недвижими имоти — тези договори обхващат покупката, замяната, дългосрочния наем, плодоползването, покупката на изплащане, наема или лизинга, със или без опция за закупуване, на земя, сгради или друго недвижимо имущество.

Плащания и доклади за напредъка

Според естеството на предоставяните услуги, строителни работи или консумативи в договора се определят конкретни срокове за всяко плащане.

В някои случаи изпълнителите може да трябва да представят доклади за напредъка заедно със своите фактури. В докладите се посочва какво е направено до момента, за да се обоснове плащането, като се включват всички постигнати резултати, възникналите проблеми, закъсненията и др.

Изменение на договор

По време на срока на договора може да има ситуации, в които страните се договарят да изменят една или няколко клаузи от договора. Като общо правило изменението не променя съществено условията на първоначалната процедура за възлагане на обществена поръчка.

Съществуват 3 вида изменения в зависимост от това дали има нужда от процедура за възлагане на обществена поръчка или публикуване на обявление за възлагане на поръчка:

• техническо изменение — включва незначителна промяна или промяна, която не засяга съществени аспекти на договора
• изменение с процедура — включва съществена промяна на договора, която изисква процедура на договаряне без предварително обявление
• изменение на договора — това е промяна на договора, която не изисква процедура за възлагане на обществена поръчка, но подлежи на публикуване на обявление за изменение на договора или публикуване на информация онлайн.

Междинен преглед и сравнителен анализ

В повечето рамкови договори се определят правила за сравнителен анализ и междинни прегледи.

Системата на сравнителен анализ задължава изпълнителя да преразглежда редовно своята финансова оферта, за да поддържа цените и технологичното качество на доставяните стоки в съответствие с текущите пазарни условия.

Ако е необходимо, в договора също така се определя и график за междинни прегледи, за да се оцени какво е постигнато и дали договорните цени все още съответстват на пазарните цени.

Собственост върху резултатите

В края на договора възлагащият орган става собственик на резултатите, освен ако не е посочено друго. Правата на интелектуална собственост се уреждат от специфични договорни клаузи.