Per appalto pubblico si intende l'acquisto di lavori, forniture e servizi da parte di organismi pubblici a livello nazionale o dell'UE. Ciò comprende l'acquisizione e l'allestimento di uffici, l'acquisto di attrezzature informatiche, la commissione di lavori di consulenza o di assistenza tecnica, la realizzazione di studi, la realizzazione di campagne di informazione e comunicazione, l'organizzazione di corsi di formazione, l'acquisto di pubblicazioni e l'accesso a banche dati.
Amministrazione aggiudicatrice
Durante la fase di presentazione delle candidature e una volta aggiudicato un appalto pubblico, potrai disporre di uno sportello specifico all'interno dell'amministrazione aggiudicatrice. L'amministrazione aggiudicatrice può variare a seconda della gestione dell'appalto pubblico:
Gestione diretta
Quando gestisce direttamente i contratti di appalto, la Commissione svolge il ruolo di amministrazione aggiudicatrice, il che significa che è responsabile dell'intera procedura di aggiudicazione, dalla pubblicazione dei bandi di gara fino alle decisioni di aggiudicazione, alla firma dei contratti di appalto e al monitoraggio della loro attuazione.
Gestione indiretta
Nell'ambito della gestione indiretta, la Commissione affida l'esecuzione del contratto a terzi. Può trattarsi, ad esempio, di un paese partner, di un'organizzazione internazionale o di un'agenzia per lo sviluppo.
Nella maggior parte dei casi, l'amministrazione aggiudicatrice designata dovrà ricercare l'approvazione della Commissione nelle fasi principali che portano all'aggiudicazione dell'appalto. Tuttavia, se la Commissione ritiene di poter fidarsi delle proprie norme e procedure, limiterà la supervisione ai controlli successivi.
Gestione concorrente
La Commissione condivide la gestione dei contratti di appalto per azioni esterne con i paesi dell'UE. La Commissione è sempre responsabile della pubblicazione delle linee guida sugli appalti e degli avvisi di aggiudicazione.
La gestione concorrente è la modalità di gestione più comune, essendo le amministrazioni nazionali responsabili della spesa di circa il 75% del bilancio dell'UE. Gli Stati membri possono scegliere come attuarla, ad esempio nel quadro di sovvenzioni o di appalti.
Le norme stabilite nella direttiva sugli appalti pubblici si applicano agli Stati membri, che sono responsabili dell'intero processo; la Commissione effettua solo verifiche e controlli.
Tipi di contratto
Per fornire servizi, forniture o lavori alla Commissione, entrambe le parti (contraente e amministrazione aggiudicatrice) firmano un contratto dopo il termine sospensivo (di norma 10 giorni dopo che tutti gli offerenti sono stati informati del risultato).
Il contratto definisce tutti i servizi e i beni che devono essere forniti, nonché le condizioni per la presentazione, le scadenze e gli eventuali obblighi di rendicontazione o revisione che devono essere svolti da entrambe le parti.
Definisce inoltre le diverse fasi per la presentazione degli elementi da fornire (servizi, forniture o lavori) e il tipo di relazioni che devono essere preparate dal contraente.
Esistono diversi tipi di contratti a seconda dei servizi, delle forniture o dei lavori forniti:
- contratti diretti od ordini d'acquisto - i beni o servizi, i pagamenti, le scadenze e gli obblighi giuridici sono definiti all'inizio. Il contratto può essere eseguito senza ulteriori formalità. Questi contratti sono utilizzati per tutti i tipi di acquisti: servizi, forniture o lavori
- contratti quadro - definiscono i servizi o le forniture, il listino prezzi, le parti, la struttura giuridica, la durata e le modalità di acquisto. Gli altri elementi necessari del rapporto contrattuale sono definiti in una fase successiva in un contratto specifico. I contratti quadro possono essere utilizzati per servizi e forniture e sono raramente utilizzati per lavori. Non si applicano agli edifici
- contratti specifici o buoni d'ordine - si tratta di contratti specifici che fanno parte di un contratto quadro. Solitamente specificano la data e definiscono i servizi di consegna specifici, nonché qualsiasi altra condizione non definita a livello di contratto quadro
- contratti di concessione - sono una forma specifica di contratto diretto che consente a un contraente di eseguire lavori o di fornire e gestire servizi per un lungo periodo di tempo, in particolare quando è necessario un rendimento degli investimenti
- contratti misti - questi contratti combinano lavori e/o forniture e/o servizi; possono anche combinare appalti e concessioni. Ad esempio, una concessione di servizi riguarderebbe le caffetterie e le mense, i distributori automatici o le edicole di giornali all'interno di un edificio istituzionale
- contratti immobiliari - hanno per oggetto l'acquisto, lo scambio, l'enfiteusi, l’usufrutto, il leasing finalizzato all'acquisto, la locazione o l'acquisto a riscatto, con o senza opzione per l'acquisto, di terreni, fabbricati o altri beni immobili.
Relazioni sui pagamenti e sullo stato di avanzamento dei lavori
A seconda della natura dei servizi, dei lavori o delle forniture forniti, il contratto definisce scadenze specifiche per ciascun pagamento.
In alcuni casi, i contraenti possono dover presentare relazioni sullo stato di avanzamento dei lavori insieme alle loro fatture. Tali relazioni mostrano quanto è stato fatto finora per giustificare il pagamento, compresa l'identificazione di tutti gli elementi forniti, degli eventuali problemi incontrati, dei ritardi, ecc.
Modifica del contratto
Durante il periodo di validità di un contratto possono verificarsi situazioni in cui le parti convengono di modificare una o più clausole del contratto. In generale, una modifica non cambia sostanzialmente le condizioni della procedura di appalto iniziale.
Vi sono 3 tipi di modifiche, a seconda che sia necessaria o meno una procedura di appalto o la pubblicazione di un avviso di aggiudicazione:
- modifica tecnica - si tratta di una modifica di minore entità o di una modifica che non incide su aspetti sostanziali dell'appalto
- modifica con procedura - comporta una modifica sostanziale dell'appalto che richiede una procedura negoziata senza previa pubblicazione di un bando di gara
- modifica del contratto - si tratta di una modifica del contratto che non richiede una procedura di appalto, ma è soggetta alla pubblicazione di un avviso di modifica o alla pubblicazione online.
Revisione intermedia e analisi comparativa
La maggior parte dei contratti quadro definisce norme per l'analisi comparativa e le revisioni intermedie.
Il sistema di analisi comparativa obbliga il contraente a rivedere regolarmente la propria offerta finanziaria per mantenere i prezzi e la qualità tecnologica dei beni consegnati in linea con le attuali condizioni di mercato.
Se necessario, il contratto definisce e fissa i tempi per le revisioni intermedie per valutare cosa è stato fatto e se il rapporto tra i prezzi contrattuali e i prezzi di mercato è ancora in linea.
Proprietà dei risultati
Alla scadenza del contratto, se non diversamente specificato, l'amministrazione aggiudicatrice diventa proprietaria dei risultati. Clausole contrattuali specifiche disciplinano i diritti di proprietà intellettuale.