Javna nabava znači nabava radova, robe ili usluga koje nabavljaju javna tijela na nacionalnoj razini ili na razini EU-a. Primjerice, to uključuje nabavu i opremanje ureda, nabavu računalne opreme, ugovaranje savjetodavnih usluga ili tehničke pomoći, provedbu studija, informativnih i komunikacijskih kampanja, tečajeva osposobljavanja, kupnju publikacija i pristup bazama podataka.
Javni naručitelj
Tijekom faze podnošenja ponuda i nakon što vam je dodijeljen javni ugovor, na raspolaganju će vam biti posebna kontaktna točka unutar javnog naručitelja. Javni naručitelji mogu biti razni, ovisno o načinu upravljanja javnim ugovorom.
Izravno upravljanje
Kad ugovorima o nabavi izravno upravlja Komisija, ona je u ulozi javnog naručitelja, što znači da je odgovorna za cjelokupni postupak dodjele, od objavljivanja poziva na podnošenje ponuda preko odluka o dodjeli, potpisivanja ugovora o nabavi do praćenja njihove provedbe.
Neizravno upravljanje
U okviru neizravnog upravljanja Komisija provedbu ugovora povjerava trećoj strani. To može biti na primjer zemlja partner, međunarodna organizacija ili razvojna agencija.
U većini slučajeva imenovani javni naručitelj dužan je u ključnim fazama dodjele ugovora zatražiti suglasnost Komisije. Međutim, ako Komisija smatra da se može osloniti na pravila i postupke imenovanog javnog naručitelja, ona će svoj nadzor ograničiti na naknadne kontrole.
Podijeljeno upravljanje
Upravljanje ugovorima o javnoj nabavi u području vanjskog djelovanja Komisija dijeli s državama članicama. Komisija je uvijek odgovorna za objavljivanje smjernica i obavijesti o dodjeli ugovora.
Podijeljeno upravljanje je najuobičajeniji način upravljanja, budući da su nacionalne uprave nadležne za trošenje oko 75 % proračuna EU-a. Države članice mogu odabrati kako će ga izvršavati, na primjer dodjelom bespovratnih sredstava ili postupkom javne nabave.
Pravila utvrđena direktivom o javnoj nabavi primjenjuju se na države članice koje su nadležne za cjelokupni postupak, a Komisija radi samo provjere i kontrole.
Vrste ugovora
Kad je riječ o pružanju usluga, robe ili radova Komisiji, obje strane (uspješni ponuditelj i javni naručitelj) nakon razdoblja mirovanja (obično 10 dana nakon što su svi ponuditelji obaviješteni o rezultatima) potpisuju ugovor.
U ugovoru se opisuje roba i usluge koje treba isporučiti kao i uvjeti isporuke, rokovi te obveze izvješćivanja odnosno obveze provjere za ugovorne strane.
Ugovorom se također utvrđuju različite faze izvršenja obveza (usluge, roba ili radovi) i vrste izvješća koja ugovaratelj treba dostavljati.
Ovisno o uslugama, robi ili radovima koji se isporučuju, postoji nekoliko vrsta ugovora:
- Izravni ugovori ili narudžbenice – roba ili usluge, plaćanja, rokovi i pravne obveze utvrđuju su na početku. Ugovor se može izvršavati bez dodatnih formalnosti. Takvi se ugovori koriste za sve vrste nabave: usluge, roba ili radovi.
- Okvirni ugovori – u njima se utvrđuju usluge ili roba, cjenik, ugovorne strane, pravni ustroj, trajanje i način obavljanja određenih kupnji, a drugi neophodni elementi ugovornog odnosa definiraju se u kasnijoj fazi posebnim ugovorom. Okvirni ugovori mogu se koristiti za usluge i robu, dok se za radove rijetko koriste. Ne primjenjuju se na zgrade.
- Posebni ugovori ili narudžbenice – to su posebni ugovori koji su dijelovi okvirnog ugovora. U njima se obično navodi datum i utvrđuju posebne usluge dostave kao i svi ostali uvjeti koji nisu definirani na razini okvirnog ugovora.
- Ugovori o koncesiji – ugovor o koncesiji specifičan je oblik izravnog ugovora koji ugovaratelju omogućuje izvođenje radova odnosno pružanje i upravljanje uslugama u duljem razdoblju, posebno ako je potrebno ostvariti povrat ulaganja.
- Mješoviti ugovori – to su ugovori u kojima se kombiniraju radovi i/ili roba i/ili usluge; također mogu biti kombinacija javne nabave i koncesija. Na primjer, koncesija za pružanje usluga može obuhvaćati kafeterije i kantine, prodajne automate i prodavaonicu novina unutar zgrade neke institucije.
- Ugovori o nekretninama – ti ugovori obuhvaćaju kupoprodaju, razmjenu, dugoročni zakup, plodouživanje, leasing, najam ili najam s pravom kupnje, sa ili bez opcije otkupa, zemljišta, zgrada ili druge nepokretne imovine.
Izvješća o plaćanju i napretku
Ovisno o prirodi usluga, radova ili robe koji se isporučuju, ugovorom se utvrđuju posebni rokovi za svako plaćanje.
U nekim slučajevima ugovaratelji su uz račune dužni priložiti izvješće o napretku. Ta izvješća pokazuju što je do tog trenutka učinjeno kako bi se opravdalo plaćanje, uključujući utvrđivanje svih isporučenih rezultata, poteškoće na koje se naišlo, kašnjenja itd.
Izmjene ili modifikacije ugovora
Tijekom razdoblja trajanja ugovora stranke se mogu dogovoriti o izmjeni jedne ili više odredaba ugovora. Općenito, izmjena ne mijenja bitno uvjete izvornog postupka javne nabave.
Postoje tri vrste izmjena, ovisno o tome je li potreban postupak nabave ili objavljivanje obavijesti o dodjeli:
- tehnička izmjena – ako se radi o manjoj izmjeni ili izmjeni koja ne utječe na bitne aspekte ugovora
- izmjena s postupkom – ako se radi o značajnoj izmjeni ugovora koja zahtijeva pregovarački postupak bez prethodnog objavljivanja poziva na nadmetanje
- modifikacija ugovora – to je izmjena ugovora za koju nije potreban postupak nabave, nego se obavijest o izmjeni ugovora objavljuje u posebnom glasilu ili na internetu.
Preispitivanje u sredini razdoblja i komparativna analiza
U većini okvirnih ugovora utvrđuju se pravila za komparativnu analizu i preispitivanje u sredini razdoblja.
Sustav komparativne analize obvezuje ugovaratelja da redovito revidira svoju financijsku ponudu kako bi cijene i tehnološku kvalitetu isporučene robe održavao u skladu s aktualnim tržišnim uvjetima.
Ako je potrebno, ugovorom se utvrđuje vremenski okvir za preispitivanje u sredini razdoblja, kako bi se procijenilo što je već učinjeno i je li odnos između ugovorenih i tržišnih cijena i dalje primjeren.
Vlasništvo nad rezultatima
Na kraju ugovora, ako nije drukčije određeno, javni naručitelj postaje vlasnik rezultata. Prava intelektualnog vlasništva reguliraju se posebnim klauzulama ugovora.