Riigihange tähendab ehitustööde, asjade ja teenuste ostmist avaliku sektori asutuste poolt kas riiklikul või ELi tasandil. See hõlmab kontoriruumide hankimist ja sisustamist, IT-seadmete ostmist, konsultatsioonide või tehnilise abi tellimist, uuringute läbiviimist, teabe- ja teavituskampaaniate läbiviimist, koolituskursuste korraldamist, väljaannete ostmist ja juurdepääsu andmebaasidele.
Avaliku sektori hankija
Taotluse esitamise etapis ja pärast seda, kui teiega on sõlmitud riigihankeleping, on teil hankija juures konkreetne kontaktpunkt. Teie avaliku sektori hankija võib erineda sõltuvalt sellest, millise eelarve täitmise viisi alla teie hankeleping kuulub.
Otsene täitmine
Eelarve otsese täitmise korral on komisjon hankija rollis, mis tähendab, et ta vastutab kogu menetluse eest alates pakkumiskutsete avaldamisest kuni lepingu sõlmimise otsuseni, hankelepingu allkirjastamise ja selle täitmise jälgimiseni.
Kaudne täitmine
Eelarve kaudse täitmise raames usaldab komisjon lepingu täitmise kolmandale isikule. See võib olla näiteks partnerriik, rahvusvaheline organisatsioon või arenguagentuur.
Enamikul juhtudel peab määratud hankija saama lepingu sõlmimiseni viivates olulistes etappides komisjoni heakskiidu. Kui aga komisjon leiab, et saab kolmanda isiku eeskirju ja menetlusi usaldada, piirdub ta järelevalve tegemisel hilisemate kontrollidega.
Jagatud täitmine
Komisjon haldab ELi riikidega sõlmitud välistegevuse hankelepinguid eelarve jagatud täitmise kohaselt. Komisjon vastutab alati hankesuuniste ja lepingute sõlmimise teadete avaldamise eest.
Eelarve jagatud täitmine on kõige levinum eelarve täitmise viis, sest liikmesriikide ametiasutused vastutavad ELi eelarvest umbes 75% täitmise eest. Liikmesriigid võivad valida, kuidas seda teha, näiteks kas anda toetusi või korraldada hange.
Hankedirektiivis sätestatud eeskirju kohaldatakse liikmesriikide suhtes, kes vastutavad kogu protsessi eest. Komisjon teeb üksnes kontrolli.
Lepingute liigid
Komisjonile teenuste osutamiseks või asjade või ehitustööde ostmiseks allkirjastavad mõlemad pooled (töövõtja ja hankija) lepingu pärast ooteaega (tavaliselt 10 päeva pärast seda, kui kõiki pakkujaid on tulemusest teavitatud).
Lepingus kirjeldatakse kõiki teenuseid ja kaupu, samuti esitamistingimusi, tähtaegu ja mis tahes aruandlus- või läbivaatamiskohustusi, mida mõlemad pooled peavad täitma.
Samuti määratakse selles kindlaks väljundite esitamise eri etapid (teenused, asjad või ehitustööd) ja aruannete liigid, mille töövõtja peab koostama.
Sõltuvalt pakutavatest teenustest, asjadest või ehitustöödest sõlmitakse eri liiki lepinguid.
- Otselepingud või ostutellimused – kaubad või teenused, maksed, tähtpäevad ja õiguslikud kohustused määratakse kindlaks kohe alguses. Lepingut saab täita ilma täiendavate formaalsusteta. Neid lepinguid kasutatakse nii teenuste, asjade kui ka ehitustööde puhul.
- Raamlepingud – nendes määratakse kindlaks teenused või asjad, hinnakiri, pooled, õiguslik ülesehitus, kestus ja konkreetsete ostude tegemise viis. Lepingulise suhte muud vajalikud elemendid määratakse kindlaks eraldi lepingus hilisemas etapis. Raamlepinguid võib kasutada teenuste ja asjade puhul ning neid kasutatakse harva ehitustööde puhul. Neid ei kohaldata hoonete puhul.
- Erilepingud või tellimiskirjad – need on raamlepingu osaks olevad erilepingud. Nendes määratakse tavaliselt kindlaks kuupäev ja konkreetsed kättetoimetamisteenused ning muud raamlepingus kindlaks määramata tingimused.
- Kontsessioonilepingud – see on otselepingu erivorm, mis võimaldab töövõtjal teha ehitustöid või osutada ja hallata teenuseid pika aja jooksul, eelkõige juhul, kui on vaja investeeringutasuvust.
- Segalepingud – need lepingud sõlmitakse ehitustööde ja/või asjade ja/või teenuste ostmiseks. Nendega võib ühendada ka hanke ja kontsessioonid. Näiteks hõlmab teenuste kontsessioon institutsiooni hoones asuvaid kohvikuid ja sööklaid ja müügiautomaate või ajakirjanduse müügipunkti.
- Kinnisvaralepingud – hõlmavad maa, hoonete või muu kinnisvara ostmist, vahetamist, pikaajalist üüri, kasutusvaldust, liisimist, üürimist või järelmaksuga ostmist koos väljaostuvõimalusega või ilma selleta.
Maksed ja eduaruanded
Sõltuvalt pakutavate teenuste, ehitustööde või asjade laadist määratakse lepingus kindlaks iga makse konkreetsed tähtajad.
Mõnel juhul peavad töövõtjad esitama koos arvetega eduaruanded. Nendes aruannetes märgitakse maksete põhjendamiseks, mida on seni tehtud, sealhulgas kõik tulemused, esinenud probleemid, viivitused jne.
Lepingu muutmine
Lepingu kehtivusaja jooksul võib ette tulla olukordi, kus pooled lepivad kokku lepingu ühe või mitme tingimuse muutmises. Üldiselt ei muudeta oluliselt esialgse hankemenetluse tingimusi.
Olenevalt sellest, kas hankemenetlus või lepingu sõlmimise teate avaldamine on vajalik või mitte, on kolme liiki muudatusi.
- Tehniline muudatus – väike muudatus või muudatus, mis ei mõjuta lepingu olulisi aspekte
- Menetlusega muutmine – lepingut on vaja oluliselt muuta ja selleks on vaja väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlust
- Lepingu muutmine – muudatus, mille jaoks ei ole vaja hankemenetlust, kuid mille puhul on vaja muutmisteate avaldamist või avaldamist veebis
Vahehindamine ja võrdlusanalüüs
Enamikus raamlepingutes on kindlaks määratud võrdlusanalüüsi ja vahehindamiste eeskirjad.
Võrdlusanalüüsi jaoks peab töövõtja oma finantspakkumuse korrapäraselt läbi vaatama, et hoida tarnitavate kaupade hinnad ja tehnoloogiline kvaliteet vastavuses kehtivatele turutingimustele.
Vajaduse korral määratakse lepingus kindlaks ka vahehindamise ajakava, et hinnata seni saavutatut ning lepingu- ja turuhindade vahelist vastavust.
Tulemuste omandiõigus
Lepingu lõppedes saab hankijast tulemuste omanik, kui ei ole sätestatud teisiti. Intellektuaalomandi õigusi reguleerivad spetsiaalsed lepingutingimused.