Zadáváním veřejných zakázek se rozumí pořizování stavebních prací, dodávek a služeb veřejnými subjekty na úrovni členského státu nebo EU. To zahrnuje získávání a vybavení kanceláří, nákup IT vybavení, zadávání poradenských prací nebo technické pomoci, provádění studií, provádění informačních a komunikačních kampaní, organizování vzdělávacích kurzů, nákup publikací a přístup k databázím.
Veřejný zadavatel
Během fáze podávání nabídek a po zadání veřejné zakázky se budete moci obracet na zvláštní kontaktní místo zřízené veřejným zadavatelem. Kdo je veřejným zadavatelem závisí na způsobu řízení dané zakázky:
Přímé řízení
Pokud veřejnou zakázku řídí přímo Komise, plní úlohu veřejného zadavatele, což znamená, že je odpovědná za celé zadávací řízení, od zveřejnění výzvy k podávání nabídek až po rozhodnutí o zadání zakázky, podpis smlouvy a dohled na jejím prováděním.
Nepřímé řízení
V rámci nepřímého řízení pověří Komise zadáním veřejné zakázky třetí stranu. Může se jednat například o partnerskou zemi, mezinárodní organizaci nebo rozvojovou agenturu.
Ve většině případů musí tento určený veřejný zadavatel získat v klíčových krocích vedoucích k zadání zakázky souhlas Komise. Pokud však Komise usoudí, že může jeho pravidlům a postupům důvěřovat, omezí dohled na následné kontroly.
Sdílené řízení
Komise sdílí řízení veřejných zakázek v oblasti vnější činnosti se zeměmi EU. Komise je vždy odpovědná za zveřejnění pokynů k zadávacímu řízení a za oznámení jeho výsledku.
Sdílené řízení je nejběžnějším způsobem řízení, neboť vnitrostátní správní orgány mají na starosti přibližně 75 % rozpočtu EU. Členské státy se mohou rozhodnout, jakým způsobem jej budou plnit – buď v rámci grantů, nebo v rámci zadávání veřejných zakázek.
Pravidla stanovená ve směrnici o zadávání veřejných zakázek se vztahují na členské státy, které jsou odpovědné za celý proces. Komise provádí pouze kontroly.
Typy zakázek
Pokud jsou služby, dodávky nebo stavební práce poskytovány Komisi, podepíší obě strany (zhotovitel a veřejný zadavatel) smlouvu na veřejnou zakázku po uplynutí odkladné lhůty (obvykle 10 dnů poté, co byli všichni uchazeči informováni o výsledku řízení).
Ve smlouvě jsou uvedeny všechny služby a zboží, které je třeba poskytnout, jakož i podmínky plnění, lhůty a veškeré povinnosti týkající se podávání zpráv nebo kontrol, které mají obě strany dodržovat.
Rovněž jsou v ní vymezeny jednotlivé fáze poskytování výstupů (služeb, dodávek nebo stavební práce) a typy zpráv, které musí zhotovitel vypracovat.
V závislosti na poskytovaných službách, dodávkách nebo stavebních pracích existuje několik typů zakázek:
- přímé zakázky nebo objednávky – zboží nebo služby, platby, lhůty a právní závazky jsou vymezeny na začátku. Smlouvu lze plnit bez dalších formalit. Tyto zakázky se používají na všechny typy nákupů: služeb, dodávek nebo stavebních prací.
- rámcové smlouvy – vymezují služby nebo dodávky, ceník, smluvní strany, právní uspořádání, dobu trvání a způsob provádění konkrétních nákupů. Další nezbytné prvky smluvního vztahu jsou definovány později v konkrétní smlouvě. Rámcové smlouvy se používají na pořízení služeb a dodávek. Jen zřídka se používají pro zadávání stavebních prací. Nevztahují se na budovy.
- jednotlivé veřejné zakázky nebo objednávky – jedná se o specifické zakázky, které jsou součástí rámcové smlouvy. Obvykle se v nich stanoví datum a dodání konkrétních služeb spolu s dalšími podmínkami, které nejsou stanoveny na úrovni rámcové smlouvy.
- koncesní smlouvy – koncese jsou zvláštní formou přímé zakázky, která zhotoviteli umožňuje provádět stavební práce nebo poskytovat a spravovat služby po delší dobu, zejména pokud je nutné zajistit návratnost investic.
- smíšené zakázky – tyto zakázky kombinují stavební práce a/nebo dodávky a/nebo služby. Mohou rovněž kombinovat veřejné zakázky a koncese. Koncese na služby by se například vztahovala na provoz kaváren a jídelen, prodejních automatů nebo novinového stánku v prostorách budovy instituce.
- veřejné zakázky na nemovitosti – tyto zakázky se týkají koupě, pronájmu, práva užívání, leasingu, nájmu nebo koupě na splátky s předkupním právem nebo bez něj pozemků, budov nebo jiných nemovitostí.
Platby a zprávy o pokroku
V závislosti na povaze poskytovaných služeb, stavebních prací nebo dodávek stanoví smlouva konkrétní lhůty pro každou platbu.
V některých případech může být nutné, aby zhotovitelé předkládali průběžné zprávy doložené fakturami. V těchto zprávách musí popsat pokrok v provádění zakázky, který opravňuje provedení plateb, včetně identifikace všech poskytnutých výstupů, případných problémů, zpoždění apod.
Změna nebo úprava smlouvy
Během trvání smlouvy mohou nastat situace, kdy se strany dohodnou na změně jednoho nebo několika ustanovení smlouvy. Obecně změna nemění podstatným způsobem podmínky původního zadávacího řízení.
Existují 3 druhy změn v závislosti na tom, zda je nutné vypsat zadávací řízení nebo zveřejnit oznámení o zakázce:
- technická změna – zahrnuje drobnější změnu nebo změnu, která nemá vliv na podstatné aspekty zakázky
- změna vyžadující řízení – znamená podstatnou změnu, která vyžaduje jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
- úprava smlouvy – jedná se o změnu, která nevyžaduje vyhlášení zadávacího řízení, ale podléhá zveřejnění oznámení o změně smlouvy nebo zveřejnění online.
Přezkum v polovině období a referenční srovnávání
Většina rámcových smluv stanoví pravidla pro srovnávání a přezkumy v polovině období.
Systém srovnávání zavazuje zhotovitele, aby pravidelně přehodnocoval svou finanční nabídku s cílem udržet ceny a technickou kvalitu dodávaného zboží v souladu s aktuálními tržními podmínkami.
V případě potřeby smlouva rovněž definuje a stanoví časový rámec pro přezkumy v polovině období, aby bylo možné posoudit, co již bylo provedeno a zda smluvní ceny stále odpovídají tržním cenám.
Vlastnictví výsledků
Není-li stanoveno jinak, stává se po skončení smlouvy vlastníkem výsledků veřejný zadavatel. Zvláštní smluvní doložky upravují práva duševního vlastnictví.