Javno naročanje pomeni nabavo gradenj, blaga in storitev s strani javnih organov na nacionalni ravni ali ravni EU. To vključuje pridobitev in opremljanje prostorov, nakup opreme IT, naročanje svetovalnega dela ali tehnične pomoči, izvajanje študij, vodenje informacijskih in komunikacijskih kampanj, vzpostavitev tečajev usposabljanja, nakup publikacij in dostop do podatkovnih zbirk.
Javni naročnik
V fazi prijave in po pridobitvi javnega naročila boste imeli pri javnem naročniku na voljo posebno kontaktno točko. Vaš javni naročnik se lahko razlikuje glede na način upravljanja javnega naročila:
Neposredno upravljanje
Kadar Komisija neposredno upravlja javna naročila, prevzame vlogo javnega naročnika, kar pomeni, da je odgovorna za celoten postopek oddaje, od objave javnih razpisov do odločitev o oddaji naročila, podpisa pogodb o javnih naročilih in spremljanja njihovega izvajanja.
Posredno upravljanje
V okviru posrednega upravljanja Komisija izvajanje pogodbe zaupa tretji osebi. To je lahko na primer partnerska država, mednarodna organizacija ali razvojna agencija.
V večini primerov bo moral ta imenovani javni naročnik v ključnih fazah, ki vodijo do oddaje naročila, preveriti soglasje Komisije. Če pa bo Komisija ocenila, da lahko zaupa njegovim pravilom in postopkom, bo nadzor omejila na naknadno preverjanje.
Deljeno upravljanje
Komisija upravlja pogodbe o javnih naročilih za zunanje ukrepe skupaj z državami EU. Za objavo smernic o javnih naročilih in obvestil o oddaji naročil je vedno odgovorna Komisija.
Deljeno upravljanje je najpogostejši način upravljanja, saj so nacionalne uprave odgovorne za porabo približno 75 % proračuna EU. Države članice lahko izberejo, kako ga bodo izvrševale, na primer v obliki nepovratnih sredstev ali v obliki javnih naročil.
Pravila, določena v direktivi o javnih naročilih, se uporabljajo za države članice, ki so odgovorne za celoten postopek; Komisija izvaja samo preglede in kontrole.
Vrste pogodb
Za zagotavljanje storitev, blaga ali gradenj Komisiji obe stranki (izvajalec in javni naročnik) podpišeta pogodbo po izteku obdobja mirovanja (običajno 10 dni po tem, ko so bili vsi ponudniki obveščeni o rezultatu).
Pogodba določa vse storitve in blago, ki jih je treba zagotoviti, ter pogoje za predložitev, roke in morebitne dolžnosti poročanja ali pregleda, ki jih morata izpolniti obe stranki.
Opredeljuje tudi različne faze predložitve končnih rezultatov (storitev, blaga ali gradenj) in vrsto poročil, ki jih mora pripraviti izvajalec.
Glede na zagotovljene storitve, blago ali gradnje obstaja več vrst naročil:
- neposredne pogodbe ali naročilnice – blago ali storitve, plačila, roki in pravne obveznosti se opredelijo na začetku. Pogodba se lahko izvede brez nadaljnjih formalnosti. Te pogodbe se uporabljajo za vse vrste nakupov: storitev, blaga ali gradenj,
- okvirne pogodbe – te opredeljujejo storitve ali blago, cenik, stranke, pravno ureditev, trajanje in način izvedbe posameznih nakupov. Drugi potrebni elementi pogodbenega razmerja se opredelijo pozneje v posebni pogodbi. Okvirne pogodbe se lahko uporabljajo za storitve in blago, redko pa se uporabljajo za gradnje. Ne uporabljajo se za stavbe,
- posebne pogodbe ali naročilnice – to so posebne pogodbe, ki so del okvirne pogodbe. Običajno določajo datum ter opredeljujejo posebne storitve dostave in vse druge pogoje, ki niso opredeljeni na ravni okvirne pogodbe,
- koncesijske pogodbe – koncesijske pogodbe so posebna oblika neposredne pogodbe, ki izvajalcu omogoča izvajanje gradenj ali zagotavljanje in upravljanje storitev v daljšem časovnem obdobju, zlasti kadar obstaja potreba po donosnosti naložbe,
- mešana naročila – ta naročila združujejo gradnje in/ali blago in/ali storitve; združujejo lahko tudi javna naročila in koncesije. Koncesija za storitve bi na primer zajemala kavarne in menze, prodajne avtomate ali prodajalno časopisov v stavbi institucije,
- pogodbe o nepremičninah – te pogodbe zajemajo nakup, izmenjavo, dolgoročni zakup, užitek, finančni zakup, najem ali nakup s pridržanim lastništvom z možnostjo odkupa ali brez nje za zemljišča, stavbe ali druge nepremičnine.
Plačilo in poročila o napredku
Naročilo glede na naravo zagotovljenih storitev, gradenj ali blaga določa konkretne roke za posamezno plačilo.
V nekaterih primerih morajo izvajalci skupaj z računi predložiti poročila o napredku. Iz teh poročil je razvidno, kaj je bilo dotlej storjeno za utemeljitev plačila, vključno z opredelitvijo vseh zagotovljenih končnih rezultatov, morebitnih težav, zamud itd.
Sprememba pogodbe
Med trajanjem pogodbe se lahko zgodi, da se stranki dogovorita o spremembi ene ali več pogodbenih določb. Na splošno sprememba ne spreminja bistveno pogojev prvotnega postopka za oddajo javnega naročila.
Obstajajo tri vrste sprememb, odvisno od tega, ali sta postopek za oddajo javnega naročila ali objava obvestila o oddaji javnega naročila potrebna ali ne:
- tehnična sprememba – pomeni manjšo spremembo ali spremembo, ki ne vpliva na bistvene vidike naročila;
- sprememba s postopkom – pomeni bistveno spremembo naročila, ki zahteva postopek s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu;
- sprememba javnega naročila – gre za spremembo naročila, za katero ni potreben postopek javnega naročanja, potrebna pa je objava obvestila o spremembi ali spletna objava.
Vmesni pregled in primerjalna analiza
Večina okvirnih pogodb določa pravila za primerjalne analize in vmesne preglede.
Sistem primerjalnih analiz zavezuje izvajalca, da redno pregleduje svojo finančno ponudbo ter tako ohranja cene in tehnološko kakovost dobavljenega blaga v skladu s trenutnimi tržnimi pogoji.
Po potrebi pogodba opredeljuje in določa tudi časovni okvir za vmesne preglede, da se oceni, kaj je bilo že storjeno in ali je razmerje med pogodbenimi cenami in tržnimi cenami še vedno ustrezno.
Lastništvo rezultatov
Če ni določeno drugače, ob dokončanju naročila naročnik postane lastnik rezultatov. Pravice intelektualne lastnine so urejene s posebnimi pogodbenimi klavzulami.